text
Головбух: Бюджет

Зберігання первинних документів, архівування та знищення. Як взятися до справи?

  • 6 грудня 2017
  • 3095

У статті розглянемо питання правильного та зручного зберігання первинних документів, їх архівування та знищення

Коли мова заходить про якісь документи, ми зазвичай уявляємо кімнату, де на столах та у шафах накопичились стоси паперів, що при першому-ліпшому протязі розлітаються кімнатою. Усюди панує безлад, люди порпаються у цих паперах у пошуках якоїсь дрібненької довідки, гають купу часу, нічого не знаходячи…

Так буває, але ми намагатимемося запобігти проблемі. Розглянемо наразі питання правильного та зручного зберігання первинних документів, їх архівування, ну а насамкінець і знищення. Проте не забуваймо, що час плине, тож і документи тепер маємо не лише паперові, а й електронні. Документи в електронній формі потребують до себе теж уважного ставлення та знання правил поводження із ними.

Первинні документи

Почнемо зі з’ясування предмету нашого дослідження. Що є первинні документи? А без них не обходиться жодна господарська операція. Власне за законодавством можна визначити, що первинні документи — це документи, де знайдемо відомості про господарську операцію, а самі вони підтверджують її здійснення. Але пізніше Законом України від 03.11.2016 № 1724-VIII  це визначення дещо змінили. Наразі будемо орієнтуватися на таке визначення первинних документів: документи мають письмову або електронну форму; у них зафіксовано факт проведення господарської операції.

Зазначені документи мають також низку обов’язкових реквізитів. А саме: найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ; назва документа (форми); дата і місце складання; зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі); посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

►Працевлаштування інвалідів. Будьмо уважні!

Останні зміни у переліку реквізитів документів стосуються місця їх складання — тепер його зазначати не потрібно. Крім того, останнім часом вже можна ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, тобто вилучено аналог власноручного підпису чи підпису, прирівняного до власноручного підпису (див. Закон України «Про електронний цифровий підпис»).

З’ясували, що маємо пильнувати як зіницю ока, а тепер визначимося, як маємо це робити.

Зберігання первинних документів

Нормативні документи наголошують, що документи первинного обліку у будь-якій установі чи на підприємстві зберігають протягом строку, встановленого Податковим кодексом. Як визначити цей строк? Залежно від мети зберігання визначаємо строк давності. Установа зобов’язана вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань. Власне облік ведуть на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів.

►Робота в нічний час: нараховуємо оплату правильно

В Податковому кодексі України  є пряма вимога щодо зобов’язання установи як податкового агента зберігати первинні документи. Так, в пп «б» п. 176.1 ПК вказано, що платники податку зобов'язані, зокрема, зберігати протягом строку давності, встановленого ПК, документи первинного обліку. Якщо йдеться про первинні документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються ці документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності. Тобто вже є певна цифра – 1095 днів! Але ці строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати.

До електронного документообігу вимоги не менш суворі. А строки зберігання документації на електронних носіях тотожні строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

►Враховуємо особливості обчислення зарплати педпрацівників ДНЗ

Крім згаданих нормативних джерел маємо ще Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Він поділяє всі документи на дві групи, а залежно від групи вже визначається й термін зберігання.

Організації, в діяльності яких створюють документи Національного архівного фонду (НАФ), належать до першої групи (державні і комунальні організації). Державні і комунальні організації — джерела формування НАФ — передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, а інші організації — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою.

Організації, в діяльності яких не створюють документи НАФ, належать до другої групи. Ці організації зберігають свою документацію згідно з п. 336 р. I згаданого Переліку. А саме: первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, мають зберігатися протягом трьох років за умови завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства. Маються на увазі касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо. З огляду на непоодинокі випадки виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — такі документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

А якщо документ зник?! Багато хто матиме клопіт. Приміром, установа, в якій втрачено, пошкоджено чи випадково достроково знищено первинний документ, мусить у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку. Надалі втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу, слід відновити.

Крім того, передбачено й відповідальність за порушення зберігання первинних документів. Це штраф у розмірі 510 гривень (за ст. 121 ПК). Посадова особа, яка здійснює керівництво установою відповідно до законодавства та установчих документів, несе персональну відповідальність за організацію бухгалтерського обліку; за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах; за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Не можна обійти увагою складну ситуацію на території Криму та у зоні проведення АТО. Первинні документи на цій території зберігають за тими ж правилами, що й на решті території України. За чинним законодавством України платники податків не звільняються від обов'язку відновлення документів, які зберігаються на території вільної економічної зони «Крим» (див. лист ДФС від 07.09.2016 № 19342/6/99-99-15-02-02-15).

►А ви готові до перевірки на правильність використання коштів Фонду соціального страхування?

Щодо відновлення первинних документів, які зберігаються у зоні проведення АТО, у Законі України «Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції» від 02.09.2016 № 1669-VII (далі — Закон № 1669-VII). У ст.10 зазначено, що протягом терміну дії Закону № 1669-VII єдиним належним та достатнім документом, що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору), що мали місце на території проведення АТО, як підстави для звільнення від відповідальності за невиконання зобов'язань, є сертифікат Торгово-промислової палати України. Жодні норми Закону не звільняють платника податків від обов'язку відновлення документів та дотримання інших вимог, визначених ПК.

Як і на іншій території, на території Криму та у зоні проведення АТО за неналежне зберігання документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених строків платник податків не омине сплати штрафу.

►Враховуємо особливості обчислення зарплати педпрацівників ДНЗ

А тепер час подивитися, де саме мають зберігатися наші документи.

Після належної обробки первинні документи передають до архіву. До цього моменту їх зберігають в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах. Відповідальність за це несе особа, уповноважена головним бухгалтером. Зберігання первинних документів, а також оформлення і передачу їх до архіву контролює керівник бухгалтерської служби. Подальшу долю цього скарбу визначено у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Вони звертають увагу на таки умови: документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах; вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. Експертизу цінності документів мають проводити щороку. Початок перебігу строку зберігання документів стартує з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2016 році, починається з 1 січня 2017 року.

Акт знищення бухгалтерських документів

Після закінчення строку зберігання документи знищують. В архіві складають акт про вилучення для знищення документів, але не забуваймо – лише після належної експертизи документів. Справи включають до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Приміром, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2016 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2020 року, з п'ятирічним строком зберігання — не раніше 1 січня 2022 року.

Акти на знищення затверджує керівник установи, після чого документи можна знищити. Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В накладних зазначають вагу макулатури, що передана для переробки. В актах про вилучення документів для знищення також зазначають дату здачі документів, їх вагу та номер накладної.

Ми розглянули всі питання, згадані у вступі, але про всяк випадок продублюємо такий момент нашого матеріалу: термін зберігання первинних бухгалтерських документів може продовжуватися. Якщо виникають  спори (суперечки), порушено кримінальну справу, відкрито судами провадження у справах, такі документи  зберігаються до ухвалення остаточного рішення, а не обов’язкові три роки. Тож поспішайте повільно!

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд