Не згодні з результатами ревізії? Вибір є

Головбух: Бюджет

Нестача в результаті інвентаризації: як діяти

27 листопада 2019
625
Середній бал: 5 із 5

Інвентаризаційна комісія не виявила активи, які бухгалтерська служба установи обліковує. Якими документами оформити нестачу цих активів, як оцінити, облікувати та відшкодувати збитки?

Інвентаризацію проводьте відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879). Результати інвентаризації відображайте за формами, які Мінфін затвердив наказом «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572 (далі — Наказ № 572).

Відображайте у бюджетній та фінансовій звітності результати інвентаризації згідно з:

  • Порядком подання фінансової звітності, затвердженим постановою КМУ від 28.02.2000 № 419;
  • Порядком заповнення форм фінансової звітності в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 28.02.2017 № 307;
  • Порядком складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 № 44 (далі — Порядок № 44).

Розглянемо детально, які треба скласти документи, аби відобразити нестачу в результаті інвентаризації в обліку та звітності.

Закриваємо бюджетний рік: 17 обов’язкових справ

Як документально оформляється нестача в результаті інвентаризації

Комісія завершила свою роботу і має оформити інвентаризаційні описи та акти інвентаризації за формами, що затверджує Наказ № 572.

Описи складайте окремо за місцезнаходженням активів та за кожною матеріально відповідальною особою (п. 16 розд. ІІ Положення № 879).

Усі матеріально відповідальні особи повинні дати розписку. Цією розпискою вони підтверджують, що були присутні, коли комісія перевіряла активи, тож надалі не буде претензій за виявлення лишків чи нестач.

Аби підбити підсумки, комісія передає інвентаризаційні описи та акти інвентаризації до бухгалтерської служби установи. Працівники бухгалтерської служби перевіряють, чи правильно комісія заповнила документи, та порівнюють, чи збігаються дані фактично наявних активів із даними бухгалтерського обліку.

Результати перевірки відображайте у звіряльних відомостях — зазначте виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку та інформацією з інвентаризаційних описів та актів інвентаризації. Також зазначте оцінену вартість лишків чи нестач (п. 20 розд. ІІ Положення № 879).

У звіряльних відомостях вартість лишків і нестач наводьте відповідно до їх оцінки в регістрах бухгалтерського обліку.

Підсумковим документом інвентаризації є протокол інвентаризаційної комісії. У ньому комісія наводить свої висновки з приводу виявлених розбіжностей та пропозиції, як їх урегулювати.

Усі інвентаризаційні документи разом із протоколом інвентаризаційної комісії передайте на розгляд та затвердження керівнику установи.

На основі протоколу інвентаризаційної комісії, який затвердив керівник установи, відобразіть результати інвентаризації у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчили інвентаризацію (п. 3 розд. IV Положення № 879).

Якщо за результатами інвентаризації виникли розбіжності між фактично наявними активами та обліковими даними, урегулюйте їх відповідно до пункту 4 розділу IV Положення № 879.

Тож як оцінити збитки та правильно оформити це документально?

Як оцінити і відшкодувати збитки

Винна особа зобов’язана відшкодувати збитки установі. Порядок, за яким визначати їх розмір від розкрадання, нестачі, знищення/псування матеріальних цінностей, затверджує постанова КМУ від 22.01.1996 № 116 (далі — Порядок № 116).

Аби оцінити розмір збитків, керуйтеся Методикою оцінки майна, затвердженою постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891 (далі — Методика № 1891).

Щоб визначити розмір збитків, слід звернутися до суб’єкта оціночної діяльності та провести незалежну оцінку відповідно до національних стандартів оцінки (п. 2 Порядку № 116).

Та позаяк бюджетні установи фінансують державний/місцевий бюджети, проводити таку оцінку і оплачувати суб’єктові оціночної діяльності його послуги буде недоцільними витратами. Тож можна провести стандартизовану оцінку — збитки від нестачі активів може оцінити інвентаризаційна комісія (абз. 8 п. 82 Методики № 1891).

Своє рішення про оцінку завданих збитків комісія має оформити Актом оцінки збитків за формою, що містить додаток 15 до Методики № 1891.

Стандартизовану оцінку збитків проводять, якщо:

  • відсутні вихідні дані, які містять інформацію про пошкоджене майно установи до та після його розкрадання/нестачі/знищення/псування, крім даних бухобліку;
  • виконавець оцінки не може особисто оглянути пошкоджене майно установи та отримати відомості про стан майна до та після розкрадання/нестачі/знищення/псування;
  • майнову шкоду установі завдали внаслідок неправомірних дій з коштами (п. 88 Методики № 1891).

Акт оцінки збитків затверджує керівник установи. Цей документ є підставою, аби винна особа відшкодувала збитки.

Якщо нестача при інвентаризації віднесена на винних осіб — працівників, вони нестимуть і матеріальну відповідальність — відшкодовуватимуть збитки у розмірі шкоди, яку завдали, але не більше свого середньогомісячного заробітку (п. 1 ст. 133 КЗпП). Якщо з працівником, який завдав збитків, установа уклала договір про повну матеріальну відповідальність, він відшкодовуватиме всі збитки повністю (п. 1 ст. 134 КЗпП).

Нестача в результаті інвентаризації: як діяти
Людмила Кравченкокерівник експертної групи MCFR Головбух
Керівники установ намагаються укласти договори про повну матеріальну відповідальність чи не з усіма своїми працівниками. Аби ті, у разі чого, відшкодували завдані збитки. Утім укладати договір можна лише з матеріально відповідальними особами.

Відшкодовувати збитки працівник може коштом своєї заробітної плати. Для цього керівник установи має видати наказ, у якому зазначить таке рішення. Наказ складайте не пізніше двох тижнів з дня, коли виявили заподіяну працівником шкоду. Працівника обов’язково ознайомте з наказом під особистий підпис.

Загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% заробітної плати працівника (ст. 128 КЗпП).

Відраховувати збитки із заробітної плати працівника правомірно, якщо вони не перевищують його середнього заробітку. Однак якщо працівник не надав на це згоди, трудовий спір за його заявою розгляне суд.

Також позиватися до суду слід, аби покрити шкоду/збитки установи, якщо їх розмір є вищим за середню заробітну плату працівника.

Однак винна особа — працівник може й добровільно покрити шкоду/збитки, які завдав установі, повністю або частково — передати рівноцінне майно чи відремонтувати/поправити пошкоджене (абз. 5 ст. 130 КЗпП).

Матеріали про нестачі та витрати, які виникли внаслідок зловживань, протягом п’яти днів після того, як їх виявили, передайте до правоохоронних органів. На суму таких нестач та збитків подайте цивільний позов (п. 7 розд. IV Положення № 879).

Операції з нестач та оцінених збитків обліковуйте за Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Нестачі в обліку відображайте залежно від того, чи встановили осіб, які винні, що установа зазнала збитків, чи ні.

Облік нестачі: проводки

Як відобразити нестачу у звітності

Дебіторську заборгованість за розрахунками з відшкодування завданих збитків відображайте у рядку 1150 «Інша поточна дебіторська заборгованість» форми № 1-дс «Баланс».

Нестачі, які віднесли на винних осіб, як і доходи від оприбуткування лишків, що виявили за інвентаризації, включайте до складу доходів від продажу активів. Відбражайте їх у рядку 2030 «Доходи від продажу активів» форми № 2-дс «Звіт про фінансовий результат».

Отже, результати інвентаризації у фінансовій звітності відображайте не розгорнуто, а лише у складі фінансових активів та доходів.

У бюджетній звітності заборгованість з відшкодування завданих збитків відображайте у складі загальної суми дебіторської заборгованості у рядку 010 «Доходи» форми № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» (додаток 7 до Порядку № 44).

Детальніше розкрийте інформацію про результати інвентаризації у додатку 10 до Порядку № 44 у Пояснювальній записці до річного звіту.

РЕЗЮМУЄМО:

На підставі протоколу, який затверджує керівник установи, інвентаризаційна комісія оцінює суми збитків. Аби скласти Акт оцінки збитків, комісія враховує термін експлуатації втрачених активів, вартість на дату оцінки, нараховану амортизацію та інше.

На основі Акта оцінки збитків та матеріалів інвентаризації списуйте активи з балансу установи та заповнюйте бюджетну і фінансову звітність. Про факт крадіжки повідомте правоохоронні органи протягом п’яти днів із дати, коли виявили нестачу.

logo
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Дочитайте статтю після легкої реєстрації

і скачуйте ідеальні зразки заповнення
бюджетної звітності

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися