text
Головбух: Бюджет

Ведемо облік продуктів харчування правильно

  • 22 вересня 2017
  • 7072

Бухгалтер установи має налагодити облік продуктів харчування. Допоможемо йому оприбуткувати, визнати та оцінити продукти харчування, правильно розподілити транспортно-заготівельні витрати та обрати метод оцінки вибуття. А також розповімо, як відшкодувати нестачі й втрати за їх наявності.

Справді, організувати облік продуктів харчування в бюджетних установах — доволі непросто. Бо під пильним оком бухгалтера установи мають бути всі господарські операції, пов’язані з надходженням та вибуттям таких продуктів. Та хіба це не справа завідувача їдальні, спитаєте ви?

Відповімо: певною мірою, так. Однак не варто забувати і про одне із важливих завдань бухгалтерської служби — контроль за наявністю, рухом і використанням продуктів харчування, що його передбачає пункт 5 Типового положення № 59.

Як бачите, організація обліку продуктів харчування варта особливої уваги. Проаналізуємо разом основні її етапи та унаочнимо їх на прикладах.

Продукти харчування визнаємо запасами

Для установи продукти харчування є запасами. Тому у їх обліку нам не обійтися без норм НП(с)БОДС № 123. Що ж говорить нам цей документ?

Визнання активом

Визнають активом запаси, якщо:

  • можна достовірно визначити їх вартість;
  • у майбутньому установа, ймовірно, отримає економічні вигоди, пов’язані з їх використанням.

Класифікація за групами для цілей бухгалтерського обліку

Класифікація за групами залежатиме від призначення чи напряму використання запасів.

Для установи, яка організовує харчування клієнтів або забезпечує питною водою відвідувачів, продукти харчування є сировиною та основними чи допоміжними матеріалами, призначеними для забезпечення потреб статутної діяльності установи. До цієї групи запасів їх і зараховуємо (п. 2 розд. ІІ НП(с)БОДС № 123).

Одиниця обліку

Одиницею обліку продуктів харчування є їх найменування або однорідна група (вид).

Визначаємо субрахунки для обліку продуктів харчування

Для бухгалтерського обліку використовуємо:

  • субрахунок 1511 «Продукти харчування» — якщо продукти харчування, що надійшли від постачальника можна визнати активами;

 Зауважимо:

з початку 2017-го усі залишки продуктів харчування, обліковані станом на 1 січня 2017 року, слід було із субрахунку 232 «Продукти харчування» перенести на субрахунок 1511 «Продукти харчування».

  •  аналітичний рахунок «Продукти харчування, що не відповідають критеріям визнання», відкритий до позабалансового субрахунку 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів» (п. 12 розділу ІІ Методрекомендацій) — якщо продукти харчування, що надійшли від постачальника не відповідають критеріям визнання активу (приміром, через невідповідність стандартам, умовам договорів, технічним умовам тощо).

І там, і там продукти обліковуємо:

  • за місцем їх відповідального зберігання (перебування) — на складі та кухні;
  • у бухгалтерській службі — у кількісному і сумарному вимірах; за одиницями обліку; у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Матеріально відповідальні особи у місцях зберігання продуктів харчування ведуть кількісний облік їх руху (п. 7 розд. ІІІ Методрекомендацій).

Документування госпоперацій з продуктами харчування

Звичайно, не обійтися тут без належного документування госпоперацій з надходження, руху та вибуття продуктів харчування. Оформляють їх первинними документами, форми яких:

а) затверджені наказами:

·         Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 № 130 (далі — Наказ № 130);

·         Мінстату «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.1996 № 193;

б) самостійно розроблені й затверджені установою (якщо потрібних типових форм немає).

Не забуваймо, коли самостійно розробляємо форми первинки, врахувати в них вимогу про наявність обов’язкових реквізитів (ч. 2 ст. 9 Закону № 996).

Якщо складський облік продуктів харчування ведеться автоматизовано, первинні документи та регістри бухобліку складаємо в електронній формі. Однак дотримуємося при цьому вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг (п. 6 розд. І Методрекомендацій).

Аналітичний облік

Аналітичний облік продуктів харчування можливий за:

  • місцями зберігання;
  • матеріально відповідальними особами;
  • видами запасів.

Хоча можна додатково вести його і за номенклатурними номерами.

Після перевірки первинних документів складаємо облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку. Для цього беремо форми, затверджені Наказом № 130:

  • оборотної відомості (ф. № З-11; далі — оборотна відомість);
  • накопичувальної відомості з надходження продуктів харчування (ф. № З-12);
  • накопичувальної відомості з витрачання продуктів харчування (ф. № З-13).

Оцінка придбання продуктів харчування

Придбані (отримані) продукти харчування чи приготовлені страви зараховуємо на баланс за первісною вартістю, що передбачає:

  • витрати на придбання, обмін;
  • витрати на переробку, тобто приготування;
  • інші витрати, що виникли під час доставки продуктів харчування до місця зберігання (використання), та приведення їх у стан, в якому вони придатні для використання.

Первісну вартість продуктів харчування, придбаних за плату, формуємо із собівартості (п. 8 розд. ІІ НП(с)БОДС 123, п. 5 розд. ІІ Методрекомендацій) фактичних витрат.

А саме:

  • сум, сплачених за договором постачальнику (продавцю), без непрямих податків;
  • сум ввізного мита;
  • сум непрямих податків, що їх не відшкодовують з бюджету;
  • транспортно-заготівельних витрат. Вартість таких витрат (приміром, витрат на заготівлю, оплату тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування усіма видами транспорту до місця їх використання, витрат зі страхування ризиків транспортування) зараховуємо за конкретними найменуваннями, групами, видами, якщо можна її достовірно визначити. Якщо такі витрати пов’язані із доставкою кількох найменувань чи груп, то їх вартість узагальнюємо за окремими групами продуктів харчування на окремому аналітичному рахунку. Скажімо, відкриваємо до субрахунку 1511 окремий аналітичний рахунок «Транспортно-заготівельні витрати з доставки гречки»;
  •  інших витрат, як-то прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату праці, інші прямі витрати на доопрацювання і підвищення технічних характеристик. Простіше кажучи, витрат понесених, приміром, під час придбання продуктів харчування чи приведення їх до придатного для використання стану.

Коли бухгалтер формуватиме первісну вартість, він не зарахує до неї:

  •  понаднормові втрати і нестачі продуктів харчування, виявлені під час оприбуткування чи інвентаризації;
  •  витрати на зберігання;
  • загальногосподарські та інші витрати, які безпосередньо не пов’язані з придбанням і доставкою продуктів харчування та приведенням їх у стан, в якому вони придатні для використання;
  • витрати на реалізацію.

Усі витрати, що потрапили до цього кола витрат, він визнає витратами того періоду, в якому вони були проведені чи встановлені (п. 11 розд. ІІ НП(с)БОДС 123).

Під це правило не підпадуть лише витрати, пов’язані зі зберіганням напівфабрикатів перед наступним етапом приготування страв, які слід зараховувати до їх первісної вартості

Понаднормативні втрати і нестачі запасів та/або зіпсовані продукти харчування, які виявлені під час оприбуткування і сталися під час їх транспортування, оцінюємо за первісною вартістю одиниці придбаних продуктів харчування. За цією вартістю придбані продукти харчування й оприбутковуємо (п. 6, 7 розд. ІІ Методрекомендаціїй).

Нагадаємо формулу визначення первісної вартості одиниці придбаних продуктів харчування. 

Вона дорівнює сумі, отриманій діленняя витрат, пов’язаних з придбанням однорідних продуктів харчування, які надійшли однією партією, на їх загальну кількість.

Якщо ж під час транспортування харчів утворилися їх нестачі та втрати в межах встановлених норм природного убутку, їх слід зарахувати на збільшення первісної вартості оприбуткованих продуктів харчування такого найменування, групи, виду.

Якщо ж говорити про облік на позабалансовому аналітичному рахунку 021 «Продукти харчування, що не відповідають критеріям визнання», його потрібно вести за справедливою вартістю або ціною, зазначеною в документах постачальника, до узгодження ціни з постачальником (Порядок застосування Плану рахунків, п. 12 розд. ІІ Методрекомендацій).

Вибуття та оцінка

Вибуття продуктів харчування можна оцінювати за методами:

  • ідентифікованої собівартості відповідної одиниці;
  • середньозваженої собівартості;
  •  собівартості перших за часом надходження продуктів (ФІФО).

Бухгалтер має обрати з-поміж перелічених методів для всіх одиниць обліку продуктів харчування, що мають однакове призначення та однакові умови використання, тільки один. Чим при цьому мотивуватися?

Пунктами  5-8 розділу IV НП(с)БОДС 123. Тож продукти харчування оцінюють:

за методом ідентифікованої собівартості

які відпускають, а також які не замінюють один одного

за методом середньозваженої собівартості

ті установи, в яких продукти харчування вибувають у великих обсягах. Продукти, які списують з балансу, оцінюють, обравши один із двох способів оцінки середньозваженої собівартісті:

  • щомісячної;
  • періодичної

за методом ФІФО

які відпускають у виробництво. Цей метод грунтується на припущенні, що продукти харчування використовують у тій послідовності, в якій вони надходили в установу та відображені у бухгалтерському обліку. Тобто продукти харчування, які першими відпускають у виробництво, оцінюють за собівартістю перших за часом надходження запасів

Зауважимо: 

обраний бухгалтером метод має бути прописаний у Положенні про облікову політику установи.

Щомісячна середньозважена собівартість оцінки вибуття

Щомісячну середньозважену собівартість оцінки вибуття продуктів харчування проводимо щодо кожної одиниці продуктів харчування один раз на місяць.

Визначаємо її як частку від ділення:

суми залишку таких продуктів харчування на початок звітного місяця + вартість одержаних у звітному місяці продуктів харчування 

_________________________________________________________________

кількість продуктів харчування на початок звітного місяця + кількість продуктів харчування, одержаних у звітному місяці (пп. 1 п. 35 розд. ІІ Методрекомендацій).

Покажемо такий розрахунок  на прикладі.

ПРИКЛАД 1. Розрахунок щомісячної середньозваженої собівартості оцінки вибуття продуктів харчування

На початок звітного періоду в установі на обліку було 150 кг гречки за ціною 10 грн за одиницю. Протягом звітного періоду установа придбала:

  •  30 кг гречки за ціною 15 грн за одиницю;
  •  40 кг гречки за ціною 20 грн за одиницю.

У серпні на харчування використано 70 кг гречки, у т. ч. 9 і 23 серпня  — по 35 кг.

Розрахуємо щомісячну середньозважену собівартість оцінки вибуття гречки:

(150 (кг) × 10 грн + 30 (кг) × 15 грн + 40 (кг) × 20 грн) ÷ (150 кг + 30 кг + 40 кг) =

= 2750 грн ÷ 220 (кг)  = 12,50 грн

Розрахунок щомісячної середньозваженої собівартості оцінки вибуття гречки унаочнимо в Таблиці 1.

Таблиця 1

Розрахунок щомісячної середньозваженої собівартості оцінки вибуття гречки

Рух гречки

Кількість, кг

Ціна, грн

Загальна вартість, грн

Залишок на початок місяця

150

10,00

1500,00

Придбано:

Партія № 1

30

15,00

450,00

Партія № 2

40

20,00

800,00

Разом

220

12,50

2750,00

Списано

70

12,50

875,00

Залишок на кінець місяця

150

12,50

1875,00

Періодична середньозважена собівартість оцінки вибуття

Періодичну середньозважену собівартість оцінки вибуття продуктів харчування проводимо щодо кожної операції вибуття продуктів харчування.

Визначаємо її як частку від ділення:

сумарна вартість продуктів харчування на дату операції 

______________________________________________

сумарна кількість продуктів харчування на дату операції.

Покажемо розрахунок  на прикладі.

ПРИКЛАД 2. Розрахунок періодичної середньозваженої собівартості оцінки вибуття продуктів харчування

На початок звітного періоду в установі на обліку було 150 кг гречки за ціною 10 грн за одиницю. Протягом звітного періоду установа придбала:

  • 30 кг гречки за ціною 15 грн за одиницю — 16 серпня;
  • 40 кг гречки за ціною 20 грн за одиницю — 23 серпня.

Протягом серпня на харчування використано 70 кг гречки, у т. ч. 9 і 30 серпня  — по 35 кг.

Розрахуємо періодичну середньозважену собівартість оцінки вибуття гречки:

а) за першою операцією вибуття, тобто 9 серпня: 150 кг × 10 грн ÷ 150 кг = 10,00 грн;

б) за другою операцією вибуття, тобто 30 серпня:

(150 кг × 10 грн − 35 грн × 10 грн + 30 кг × 15 грн + 40 кг × 20 грн) ÷ (150 кг − 35 кг + 30 кг + 40 кг) = 2400 грн ÷ 185 кг = 12,97 грн.

Розрахунок періодичної середньозваженої собівартості оцінки вибуття гречки унаочнимо в Таблиці 2.

Таблиця 2

Розрахунок періодичної середньозваженої собівартості оцінки вибуття гречки

Рух гречки

Кількість, кг

Ціна, грн

Загальна вартість, грн

Залишок на початок місяця

150

10,00

1500,00

Списано 9 серпня

35

10,00

350,00

Залишок після операції

115

10,00

1150,00

Придбано

Партія № 1 (16 серпня)

30

15,00

450,00

Партія № 2 (23 серпня)

40

20,00

800,00

Залишок на дату операції

185

12,97

2400,00

Списано 30 серпня

35

12,97

453,95

Залишок на кінець місяця

150

12,95

1945,05

Як видно з таблиці, у разі застосування періодичної середньозваженої собівартості вибуття гречки залишок на кінець місяця також оцінено за способом оцінки періодичної середньозваженої собівартості.

Як бути з транспортно-заготівельними витратами при вибутті продуктів харчування

Суму транспортно-заготівельних витрат, яку узагальнили на окремому аналітичному рахунку («Транспортно-заготівельні витрати з доставки гречки»), щомісячно розподіляємо.

Спосіб розподілу зафіксуйте в Положенні про облікову політику установи, попоредньо обравши один із тих, що запропоновані в пункті 10 розділу IV НП(с)БОДС 123 та пункті 9 розділу ІІ Методрекомендацій.

Вибір способу розподілу залежить від того, чи бажаєте ви, щоб на кінець місяця на аналітичному рахунку:

·         був залишок суми транспортно-заготівельних витрат.

У такому разі суми транспортно-заготівельних витрат продуктів харчування, що вибули, тобто використані, реалізовані, безоплатно передані тощо;

·         не було залишку суми транспортно-заготівельних витрат.

У такому разі суми транспортно-заготівельних витрат продуктів харчування станом на кінець звітного місяця і за звітний місяць. У цьому разі на кінець місяця весь залишок суми транспортно-заготівельних витрат на окремому аналітичному рахунку повністю розподілиться.

Суму транспортно-заготівельних витрат, розподілену між сумою продуктів харчування, що вибули за звітний місяць, визначаємо як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат на вартість продуктів харчування, що вибули.

Своєю чергою, середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначаємо так:

сума залишку транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця + вартість транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць

_________________________________________________________________

сума залишку продуктів харчування на початок місяця + вартість продуктів харчування, що надійшли за звітний місяць

Визначену суму транспортно-заготівельних витрат відображаємо на субрахунках обліку витрат — 8013 «Матеріальні витрати» чи 8113 «Матеріальні витрати» — у кореспонденції з якими відображено вибуття продуктів харчування.

Нестачі та втрати продуктів харчування

Вчасно виявляти нестачі та втрати продуктів харчування допоможе їх інвентаризація. Її проводять за графіком, затвердженим наказом керівника установи, та у випадках, визначених в пунктах 5, 7 розділу І Положення № 879.

Суцільною інвентаризацією охоплюють всі продукти харчування установи незалежно від їх місця перебування та стану придатності. У тому числі і ті, які обліковуються на позабалансових рахунках (п. 6 розд. І Порядку № 879).

Перевіряємо, чи збігаються дані аналітичного обліку продуктів харчування з даними синтетичного обліку.

В обліку нестачі та втрати продуктів харчування:

  •  в межах встановлених норм природного убутку під час зберігання, а також норми природного убутку — визнаємо витратами звітного періоду;
  •  понад норми природного убутку до ухвалення рішення про конкретних винуватців — відображаємо на позабалансовому аналітичному рахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Щоб визначити суму відшкодування збитків, керуємося:

  • Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних інностей, затвердженим постановою КМУ від 22.01.1996 № 116;
  • Методикою оцінки майна, затвердженою постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

Після того, як осіб, які мають відшкодувати втрати продуктів харчування понад норми природного убутку, встановлено, бухгалтер установи належну до відшкодування суму зараховує до складу дебіторської заборгованості за проведеннями:

Д-т субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)» —

 на суму фактичних витрат на відновлення (придбання) продуктів харчування

6312 «Інші розрахунки з бюджетом» —

на різницю між сумою, що має бути відшкодована винним, і сумою фактичних витрат на відновлення (придбання) продуктів харчування

Водночас він має списати суму, що відображена на позабалансовому аналітичному рахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» (п. 3.17 Типової кореспонденції, п. 4 розділу ІV Порядку № 879).

Не забувайте, якщо встановлені нестачі або втрати продуктів харчування, що виникли внаслідок зловживань, передати відповідні матеріали протягом п’яти днів після їх виявлення до правоохоронних органів. На суму таких нестач і втрат подають цивільний позов (п. 7 розд. ІV Порядку № 879).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд