Єдиний звіт з ЄСВ і ПДФО

Головбух: Бюджет

Інвентаризація розрахунків — ласий шматок для ревізорів

31 жовтня 2019
925
Середній бал: 5 із 5
керівник експертної групи MCFR Головбух

Кожна установа в процесі господарської діяльності розраховується з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, а також із працівниками. У результаті таких розрахунків виникає дебіторська або кредиторська заборгованість. Як її інвентаризувати, аби не допустити порушень?

На чому акцентують увагу ревізори

Під час ревізії фінансово-господарської діяльності установи ревізори обов’язково закцентують увагу на результатах інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей. І аби з’ясувати, наскільки реально та повно відображає облік установи розрахунки, проведуть зустрічні звірки в тих установах, від яких ця установа отримувала товари (послуги). Такі зустрічні звірки мають документально та фактично підтвердити (або не підтвердити) вид, обсяг і якість операцій та розрахунків (п. 12 ст. 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-XII).

Якщо за результатами зустрічних звірок ревізори встановлять, що в обліку установи занижені або завищені суми дебіторської та кредиторської заборгованостей, це трактуватимуть як порушення встановлених вимог щодо ведення бухобліку та складання звітності про виконання бюджетів (п. 33 ч. 1 ст. 116 БК).

За порушення бюджетного законодавства до установи застосовують заходи впливу, які передбачає стаття 117 БК. За такі порушення відповідальність нестиме не лише бюджетна установа, а й посадові особи. Адже посадові особи, з вини яких допущено порушення бюджетного законодавства, несуть цивільну, дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність (ч. перша ст. 121 БК).

Окрім цього, якщо в установі не проводилась інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами, ревізори в актах ревізії трактують це як порушення вимог пункту 10 розділу І Положення про інвентаризацію.

Інвентаризацію в установі забезпечує посадова особа, яка здійснює керівництво установою та створює необхідні умови для її проведення (п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію). Тож за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, ревізори мають право накласти штраф на керівника у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян — 136–255 грн (ст. 164-2 КУпАП).

Окрім того, усіх осіб, які працювали у складі інвентаризаційної комісії, можуть притягти до відповідальності за те, що вони неякісно провели інвентаризацію. На практиці за якість інвентаризації відповідає зазвичай голова інвентаризаційної комісії, а інших її членів звільняють від відповідальності з огляду на малозначність вчиненого правопорушення. Хоча траплялося, що до адміністративної відповідальності притягували комісію у повному складі.

Як проводиться інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами

Обов’язок комісії

Аби провести інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей, створена в установі інвентаризаційна комісія зобов’язана:

  • звірити дані первинних документів та записів у регістрах обліку;
  • перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних субрахунках.

Так скеровує пункт 7 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення про інвентаризацію).

Періоди проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості 2019

Перед тим, як складати річну фінансову звітність, в період трьох місяців до дати балансу, установа зобов’язана провести інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованостей (п. 10 розділу І Положення про інвентаризацію).

Керівник установи має право визначати об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації (п. 4 розд. І Положення про інвентаризацію). Та за наявності великої кількості контрагентів та значного обсягу господарських операцій за рішенням керівника установи таку інвентаризацію можна проводити частіше. Головне — передбачити це у розпорядчому документі про облікову політику установи.

Об’єкти та завдання перевірки

Коли інвентаризуватимете дебіторську та кредиторську заборгованості, перевіряйте, чи дотримали строк позовної давності, чи обґрунтували суми, які облікували на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, а також суми одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.

Інвентаризаційна комісія документальною перевіркою відповідно до підпункту 7.4 розділу ІІІ Положення № 879, має установити:

  • чи правильні розрахунки із банками, контролюючими органами, іншими установами, а також зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;
  • чи є заборгованість підзвітних осіб, а також чи правильні і обґрунтовані суми заборгованості за нестачами та крадіжками. Коли інвентаризуватимете заборгованість за нестачами і втратами від псування цінностей, перевірте причини, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;
  • чи правильні і обґрунтовані суми дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у т. ч. суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув;
  • чи реальна заборгованість із працівниками з оплати праці та громадянами (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, що визначає законодавство, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

Варто зазначити, що після того, як інвентаризаційна комісія проведе інвентаризацію, на відповідних субрахунках, де відображені розрахунки з дебіторами, мають залишатися тільки узгоджені суми, тобто суми, які контрагенти підтвердили документально.

Звірка документів і записи

Коли проводиться інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості в бюджетних установах, установи-кредитори мають передати усім дебіторам виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість. Такі виписки пред’являють інвентаризаційній комісії, аби підтвердити реальність заборгованості (пп. 7.2 Положення про інвентаризацію). Установи-дебітори мають підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

Наразі форму, за якою потрібно оформляти виписки з аналітичних рахунків, нормативні акти не затверджують. Тож установа, відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, може її розробити самостійно та знову ж таки затвердити розпорядчим документом про облікову політику.

Щоб надати документу юридичної сили, під час затвердження його форми слід урахувати вимоги Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55. А також передбачити в ньому такі обов’язкові реквізити:

  • назву установи,
  • назву виду документа,
  • дату,
  • реєстраційний індекс документа,
  • заголовок до тексту,
  • текст,
  • підпис.

На практиці щоб підтвердити реальну заборгованість сум, відображених на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку, установи використовують акт звірки взаєморозрахунків. Коли складають такий акт, за основу беруть форму із додатка 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року» від 10.11.1998 № 148/234/383. Актом звірки взаємних розрахунків засвідчують дату і номер первинних документів, які підтверджують постачання товарів (виконання робіт, надання послуг), їх вартість та суми оплати із зазначенням реквізитів платіжних документів, а також сальдо на початок та на кінець періоду звірки.

Якщо ж установа-дебітор не підтвердить заборгованості, сторони мають обґрунтувати та врегулювати виявлені розбіжності на підставі наявних первинних документів, а облікові дані привести у відповідність зі своїми реальними зобов’язаннями.

В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунули або не з’ясували, відповідно до абзацу другого підпункту 7.2 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію розрахунки з дебіторами і кредиторами кожна сторона відображає в сумах, що випливають із її записів у бухгалтерському обліку, і які вона визнає правильними.

Як задокументувати результати інвентаризації розрахунків

Щоб відобразити результати інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей, використовуйте форми, які Мінфін затвердив своїм наказом від 17.06.2015 № 572, а саме акти:

  • інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами;
  • інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків;
  • інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яку планують списати.

Як заповнити акти


Акт інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості бланк

Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків

Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами 2019 — зразок

Акт інвентаризації розрахунків із дебіторами і кредиторами треба складати на підставі отриманих від контрагентів документів, що підтверджують реальність заборгованості.

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами зразок заповнення

logo
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Дочитайте статтю після легкої реєстрації

і скачуйте ідеальні зразки заповнення
бюджетної звітності

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися