Єдиний звіт з ЄСВ і ПДФО

Головбух: Бюджет

Зразок наказу про відрядження на службовому автомобілі

11 жовтня 2019
289
Середній бал: 5 із 5
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Під час відрядження працівника нерідко постає транспортне питання. Один із варіантів його вирішення — використати службовий автомобіль. Яким має бути наказ про відрядження у такому випадку та як бути з відшкодуванням витрат?

Службовий автомобіль у відрядженні – що з витратами

Перелік витрат, які не включаються до доходу фізичної особи при відрядженні, тобто дозволені витрати на відрядження, містить пп. 170.9.1  ПК. І там жодної згадки про службовий автомобіль.

В Інструкції про відрядження з наказу Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59) службові автомобілі згадуються лише щодо закордонних відряджень.

Витрати будуть — паливо, паркування, а можливо, й техобслуговування під час відрядження. Як із ними бути?

Відшкодувати їх можна, однак формально вони не належать до витрат на відрядження. Це витрати на господарські потреби, які понесла установа, тобто ті самі витрати, які були б, якби автомобіль використовували не у відрядженні, а в межах міста. Тому:

  • витрати на відрядження (проживання, добові) – це КЕКВ 2250 “Видатки на відрядження”;
  • витрати по використанню службового автомобіля у частині придбання пально-мастильних матеріалів – це КЕКВ 2210 “Предмети, матеріли, обслуговування, інвентар”;
  • витрати по використанню службового автомобіля у частині сплати збору за паркування – це КЕКВ 2800 “Інші поточні видатки”;
  • витрати по використанню службового автомобіля у частині оплати послуг на технічне обслуговування – це КЕКВ 2240 “Оплата послуг (крім комунальних)”;
Авансовий звіт за цими витратами відряджений має подати у коротші строки. Якщо про кошти на відрядження звітувати треба протягом 5 банківських днів, то про кошти, які видаються на господарські потреби – протягом 2-х робочих днів. Краще перестрахуватися й подати звіт у коротший з цих  двох термінів, тобто протягом 2 робочих днів (не пізніше наступного робочого дня після закінчення відрядження).

Потреба розділяти витрати за різними КЕКВ у одному авансовому звіті з’являється лише коли працівник витрачав гроші на службовий автомобіль, наприклад, купував пальне. Однак якщо в автомобілі було паливо при виїзді і його вистачило на дорогу, а інших витрат не було, то достатньо подати подорожній лист, яким оформляють списання пального в обліку бюджетних установ. Відображати ці витрати в авансовому звіті не потрібно, оскільки гроші працівник на пальне не витрачав.

Зразок наказу про відрядження на службовому автомобілі

Наказ на відрядження на автомобілі зразок такий самий, як і звичний нам наказ на відрядження, тільки з інформацією про те, що воно здійснюється з використанням службового автомобіля. Однак:

  • врахуйте, чи має право працівник користуватися службовим автомобілем. Мова йде не тільки про наявність у нього водійського посвідчення, адже його може везти й штатний водій установи. У деяких бюджетних установах і підприємствах існують затверджені Порядки використання службового легкового автотранспорту з переліком посадових осіб, яким дозволено користуватися таким транспортом;
  • не можна такий наказ видавати на осіб, для яких встановлений роз’їзний характер роботи (лист Мінпраці від 17.11.2006 № 307/13/133-06).

Якщо бюджетна установа не має розробленого порядку використання службових автомобілів, зверніть увагу на вимогу кабмінівської постанови від 04.06.2003 № 848. За нею легкові автомобілі бюджетні установи можуть використовувати тільки для поїдок, які пов’язані зі службовою діяльністю посадової особи. І там, до речі, є вимога про подорожній лист.

ЗРАЗОК Наказу про відрядження на службовому автомобілі 

Зразок наказу про відрядження на службовому автомобілі за кордон

На відміну від відрядження в межах України, використання службових автомобілів у закордонних відрядженнях більш врегульоване. П. 14 Інструкції № 59 вимагає, щоб:

  • наказ визначив маршрут пересування відрядженої особи і витрати пального відшкодовували з урахуванням цього маршруту;
  • відшкодовували витрати на технічне обслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля та різні збори, які сплачуються.

Виходить, що при закордонному відрядженні такі витрати можна проводити по КЕКВ 2250 як витрати на відрядження, адже вони прописані в Інструкції № 59.

Проте зважте, що в переліку витрат на службовий автомобіль немає витрат на його ремонт. Тож якщо поломка сталася у закордонному відрядженні, то витрати на ремонт будуть витратами на господарські потреби. Їх треба відшкодовувати у межах бюджетних асигнувань і за КЕКВ 2240.

В іншому наказ про відрядження буде практично таким самим, як і на будь-яке закордонне відрядження.

logo
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Дочитайте статтю після легкої реєстрації

і скачуйте ідеальні зразки заповнення
бюджетної звітності

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися