Єдиний звіт з ЄСВ і ПДФО

Головбух: Бюджет

Табель учета рабочего времени: как заполнить

20 серпня 2019
558
Середній бал: 0 із 5

Табель учета рабочего времени — это первичный документ, содержащий перечень всех работников учреждения с отметками о том, как они отработали рабочее время в течение учетного периода. Без этой информации заработную плату работникам не насчитаешь. Так кто, когда и как составляет табель в Украине?

Кто учитывает рабочее время

Табель учета рабочего времени в Украине составляет лицо, которое определяет руководитель отдельным приказом или в должностной инструкции которой определен такой долг.

Так, рабочее время учитывает:

  • работник структурного подразделения — работников структурного подразделения;
  • секретарь, помощник или кадровик — руководителя учреждения, его заместителей и специалистов, которые не входят в состав структурных подразделений;
  • кадровик — всех работников, если учреждение небольшое.

Когда составлять табель учета рабочего времени в 2019 году

Если в учреждении за первую половину месяца начисляется аванс по заработной плате без учета отработанного времени, табель составляем раз в месяц — только для начисления зарплаты.

Если отработанное время учитываем, табель рабочего времени на 2019 год составляем 2 раза в месяц:

  • для начисления аванса;
  • для начисления зарплаты.

Его подаем в бухгалтерию учреждения. При этом перед подачей даем на подпись ответственному лицу, руководителю структурного подразделения и кадровику. Без подписи бухгалтер его не примет. Когда подавать табель — определяет график документооборота в учреждении.

Бланк табеля учета рабочего времени

Форма табеля учета рабочего времени утвержденная приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489. Это типовая форма первичной учетной документации № П-5.

Табель учета рабочего времени бланк

Информация в реквизитах бланка позволяет не только правильно начислить зарплату работникам, но и является базой для составления статистической отчетности, средством контроля за тем, соблюдает ли работник установленный режим работы и т. п.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени работников или журнал посещений является дополнительной формой контроля за соблюдением работниками режима работы. Сейчас на смену ей вводят электронно-пропускную систему, которая фиксирует, когда работник покинул рабочее место или вернулся. Как правило, эти системы внедрены в центральных органах исполнительной власти и других госорганах.

Лицу, ответственному за ведение табеля, достаточно прописать постоянные реквизиты в бланке и заполнить для каждого периода только реквизиты, которые меняются.

Реквизиты, которые содержит табель рабочего времени, можно дополнять другими. Однако следует помнить о правиле применения типовой формы: уже утверждены в ней реквизиты изменять или исключать запрещено. То есть новые добавляем по необходимости, а утвержденные не меняем и не исключаем.

Коды в табеле учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Код

Буквенный

Цифровой

Часы работы, предусмотренные колдоговором

Р

1

Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделю)

РС

2

Вечерние часы работы

ВЧ

3

Ночные часы работы

РН

4

Сверхурочные часы работы

НУ

5

Часы работы в выходные и праздничные дни

РВ

6

Командировки

ВД

7

Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона Украины "Об отпусках")

В

8

Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона Украины "Об отпусках")

Д

9

Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины "О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы"

Ч

10

Творческий отпуск (ст. 16 Закона Украины "Об отпусках")

ТВ

11

Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 15 Закона Украины "Об отпусках")

Н

12

Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона Украины "Об отпусках")

НБ

13

Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п. 3, 12, 13, 17 Закона Украины "Об отпусках")

ДБ

14

Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона Украины "Об отпусках")

ДО

15

Отпуск по беременности и родам (статья 17 Закона Украины "Об отпусках") и отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона Украины «Об отпусках»)

ВП

16

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п.3 Закона Украины "Об отпусках")

ДД

17

Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (статья 26 Закона Украины "Об отпусках")

НА

18

Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)

БЗ

19

Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)

НД

20

Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования

НП

21

Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывной подготовки, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)

ІН

22

Простои

П

23

Прогулы

ПР

24

Массовые невыходы на работу (забастовки)

С

25

Оплачиваемая временная нетрудоспособность

ТН

26

Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др. подтверждена справками лечебных учреждений)

НН

27

Неявки по невыясненным причинам

НЗ

28

Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями

ІВ

29

Другие причины неявок

І

30

Ведение табеля учета рабочего времени

Лицо, ответственное за учет рабочего времени в структурном подразделении, сначала прописывает постоянные реквизиты:

  • название учреждения;
  • название структурного подразделения;
  • код ЕГРПОУ учреждения;
  • сведения о работнике структурного подразделения (порядковый и табельный номер, пол, должность, фамилия, имя, отчество).

Табель учета рабочего времени 2019 года заполняем по периодам, отмечая дату составления и отчетный период. Например, если табель подаем два раза в месяц, то есть за первую и за вторую половину месяца, отчетным периодом будет промежуток времени:

  • с «01.09» по «15.09» — для начисления аванса за первую половину месяца;
  • с «01.09» по «30.09» — для начисления зарплаты.

Далее отображением сведения о каждом работнике о:

  • явках и неявках по числам месяца с указанием часов;
  • количество отработанного времени за месяц;
  • количество часов неявок за месяц для каждой из причин;
  • размер должностного оклада или тарифной ставки.

Это отдельные разделы, которые содержит форма табеля учета рабочего времени. Поэтому рассмотрим, как заполнять каждый раздел и на что следует обратить внимание при учете рабочего времени.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

На титульном листе бланка есть условные обозначения для разных ситуаций с кодами:

  • буквенными;
  • цифровыми.

Сведения о работнике отражаем в четырех строках. В первых двух строках отражаем сведения для чисел месяца с 1 по 15, а в остальных двух строках — с 16 по 31 В одном из двух строк отражаем код буквенный, в другом — количество отработанных часов соответствующего числа месяца с учетом установленного режима труда.

Образец заполнения табеля рабочего времени, если отработан весь месяц

Например, работник в мае отработал все рабочие дни. Табель рабочего времени 2019 года для мая будет выглядеть:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

р

р

р

р

р

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Образец заполнения табеля рабочего времени, если месяц отработан не полностью

Если работник не явился по уважительной причине на работу (больничный, отпуск, командировка или др.), Табель учета использования рабочего времени должен надлежащим образом отражать эти сведения.

Неявки работника должен подтверждать приказ о командировке, приказ об отпуске, листок нетрудоспособности или справка из медицинского учреждения.

Если работник не явился на рабочее место:

  • без веской причины,
  • причина неизвестна работодателю,
  • причина известна и не подтверждена листком нетрудоспособности,
в соответствующей ячейке отмечаем буквенный код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени  Перерывы в работе: какие оплачивать, а какие — нет

Приведем другой пример заполнения табеля рабочего времени 2019 для мая. Скажем, работник 2-3 мая находился в командировке по приказу, а 18-22 мая болел, что подтверждает листок нетрудоспособности. В этой ситуации рабочее время работника отражаем следующим образом:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

вд

вд

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

тн

тн

тн

тн

тн

р

р

-

-

р

р

р

р

р

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Табель учета рабочего времени составляем исключительно на работников, с которыми заключен трудовой договор. При этом неважно, срочный этот договор или бессрочный, совместитель это или основной работник. Но и есть исключения. Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор или работник работает на условиях совмещения, сведения о таком лице не показываем.

В табеле отражаем и работниц, находящихся в отпусках по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста.

Например, у работницы 16.05.2019 последний день отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, однако с 17.05.2019 ей предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста. Образец заполнения табеля рабочего времени 2019 для мая в этой ситуации будет следующим:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

вп

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Количество отработанного времени и неявок

После того, как отразили отметки о посещении с количеством отработанных часов, в табеле учета рабочего времени указываем, сколько работник отработал за месяц:

  • дней
  • часов.

Если в табеле были буквенные отметки «ВЧ», «РН», «НУ», «РО», дополнительно указываем, сколько часов отработал работник:

  • в вечерние часы (ВЧ);
  • в ночные часы (РН);
  • сверхурочно (НУ);
  • в праздничные и выходные дни (РВ).

То есть учитываем режим и учет рабочего времени для каждого работника учреждения. Если по отдельным должностям установлен суммированный учет рабочего времени за учетный период, равный кварталу, полугодию, году, часы работы таких работников определены в графиках сменности. Фактическое количество отработанных часов определяем по данным табеля.

Сверхурочный учет рабочего времени осуществляем по окончании учетного периода. То есть количество сверхурочных часов определяем как разницу количества отработанных часов в учетном периоде и количества часов по графику сменности.

В следующем разделе отмечаем общее количество дней и часов неявок на работу по уважительным или иным причинам. А в следующих столбиках раздела отмечаем неявки в разрезе причин с указанием в ячейках количества дней/часов.

Уточнение табеля учета рабочего времени

Достаточно часто рабочее время работников, рабочих, служащих, госслужащих или должностных лиц местного самоуправления учитывают за пару дней до окончания отчетного периода. Это специфика бюджетного учреждения. Поэтому часто возникают ситуации, когда необходима корректировка табеля.

Например, работник 30.05.2019 заболел, но табель в бухгалтерию подали 24.05.2019. Дни болезни не могли предвидеть, поэтому в табеле 30 и 31 мая является отработанными рабочими днями. Лицо, ответственное за составление табеля, готовит новый табель с правильными сведениями, в котором отражает дни болезни:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

р

р

р

тн

тн

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

В новом табеле количество отработанных дней и часов уменьшится по временной нетрудоспособности работника. Этот табель учета рабочего времени составляет лицо в июне, после предоставления работником листка нетрудоспособности. То есть дата составления — июньская, а отчетный период — с 1 по 31 мая текущего года. На основании такого документа бухгалтер перечислит зарплату за май и начислит плату за дни болезни в мае (30, 31).

Автоматизированный учет рабочего времени

Чтобы с минимальными усилиями составить табель учета использования рабочего времени, используют программу автоматизированного учета. На сегодня для его составления немало бесплатных преложений, если продукт находится в процессе тестирования, и платные. Каким образом составлять табель и внедрять ли для его составления программное обеспечение — решать руководителю учреждения.

logo
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Набридло це спливаюче вікно?

Зареєструйтеся —
і скачуйте все! 
 
Зразки та форми документів, інфографіку, рекомендації експертів...

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати
Дочитайте статтю після легкої реєстрації

і скачуйте ідеальні зразки заповнення
бюджетної звітності

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
Зайти через соцмережі
Зареєструватися