text
Головбух: Бюджет

Коли термін зберігання бухгалтерських документів продовжується

  • 26 жовтня 2017
  • 11280

Бухгалтерові аж ніяк не обійтися без первинки. Бо де інакше він довідається потрібну інформацію про ту чи іншу господарську операцію. Та й відобразити в бухобліку таку операцію без відповідного документа він не зможе. Не матиме законодавчих підстав. Законодавці приділили особливу увагу первинним документам, чітко прописавши, зокрема, як потрібно їх зберігати і скільки.

Термін зберігання первинних бухгалтерських документів установи мають дотримати. А значить, мають передусім знати, як та скільки вимагається зберігати ті чи ті документи.

І тут без Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), не обійтися.

У ньому знаходимо, як:

  • створити, прийняти первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську звітність;
  • відобразити їх у бухгалтерському обліку;
  • їх зберігати.

А ще — настанову: термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві установи визначають за нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим ЦОВВ у сфері архівної справи і діловодства.

Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів: де дивитися

Таким нормативно-правовим актом є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578).

Як бачимо з назви, документ є обов’язковим для:

  • державних органів;
  • органів місцевого самоврядування;
  • бюджетних установ та організацій.

Перелік № 578 містить не лише терміни зберігання документів в архіві, а й визначає особливі умови, які впливають на їх зміну.

Так, строки зберігання бухгалтерських документів нормотровці конкретизували в примітці до Переліку № 578/5 — див. пункт 2.11. А точніше встановили надзвичайно важливу умову, за якої навіть тоді, коли термін зберігання первинних бухгалтерських документів добіг кінця,  установа не має права ані акт на знищення бухгалтерських документів скласти, ані такі документи вилучити і на утилізацію передавати.

Так, у жодному разі цього робити не можна, допоки не завершиться  в органі виконавчої влади, державному фонді, бюджетній організації, суб'єкті господарювання державного сектору економіки, підприємстві і організації, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, ревізія органів державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Як ми пам’ятаємо, функцію державного фінансового контролю наразі покладено на органи Держаудитслужби.

Переліченим органам і установам доведеться зберігати первинку і у разі:

  • виникнення спорів (суперечок);
  • порушення кримінальних справ;
  • відкриття судами провадження у справах —

аж до ухвалення остаточного рішення.

Така Примітка стосується майже кожного терміну зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності, що їх містить підпункт 4.2 пункту 4 « 1» розділу I Переліку № 578/5.

Зокрема, на вимогу статей 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5 маємо зберігати 3 роки після закінчення строку дії договору та обов’язково ураховувати терміни, визначені Приміткою до цих статей для:

  • первинних документів і додатків до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах;
  • договорів, угод;
  • документів про приймання виконаних робіт;
  • облікових регістрів бухгалтерського обліку.

Тобто такий термін зберігання первинних бухгалтерських документів лише за умови завершення ревізії органів Держаудитслужби.

А ось річну фінансову звітність слід зберігати до ліквідації кстанови, квартальну — 3 роки (за відсутності річної звітності — до ліквідації).

Коли термін зберігання бухгалтерських документів продовжується

Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів. Докладний список можна скачати  тут.

Тут доречно згадати і пункт 6.7 Положення № 88. Він покладає зобов’язок забезпечити зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву на:

  • головного бухгалтера установи; або
  • особу, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку.

Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів: що вимагають податківці

Податковий кодекс України (ПК) зобов’язує платників податків для цілей оподаткування вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів.

До кола таких документів ПК зараховує:

  • регістри бухгалтерського обліку;
  • фінансову звітність;
  • інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. 

Якщо ж якісь дані платник податків підтвердити відповідним документом із окресленого переліку не може, ПК забороняє йому формувати їх як показники податкової звітності.

Встановлює свої вимоги ПК і стосовно термінів зберігання первинних бухгалтерських документів. Зобов’язавши платників податків зберігати їх (а ще — ті, що пов'язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи):

  • не менш як 1095 днів — з дня подання податкової звітності, для складення якої їх використовували;
  • з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності (пункт 44.3 ПК) — у разі неподання податкової звітності;
  • до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше згаданих строків — у разі якщо вони пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду.

До того ж податківці у своїх роз’ясненнях постійно наголошують, що ПК озвучує мінімальний термін зберігання первинних бухгалтерських документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів. Тобто щонайменше зберігаємо їх 1095 днів з дня подання відповідної податкової звітності, а далі залишаємо в архіві, якщо оголошено процедуру оскарження у разі визначення сум зобов’язання контролюючими органами.

Резюмуємо:

Установа має дотримати термін зберігання первинних бухгалтерських документів 2017 року, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків — три роки. Але це тільки тоді, якщо податківці чи ревізори відповідну перевірку в установі вже провели. Якщо ж ні — з вилученням і знищенням доведеться зачекати.

А коли, приміром, йдеться про річну фінансову звітність — маємо зберігати її до ліквідації установи.

Прикріплені файли

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте матеріали про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль