Головбух: Бюджет

Касова книга

  • 11 січня 2019
  • 318
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

У 2018-му форму касової книги оновили новим положенням про ведення касових операцій. Як правильно вести касову книгу, у тому числі в електронному вигляді? З’ясуємо разом.

Касова книга БЛАНК

Форма касової книги, тобто форма КО-4, міститься в додатку 5 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі – Положення № 148). Вона поєднує в собі обов’язковий касовий документ та накопичувальну книгу обліку касових операцій.

Касова книга

Із 01.07.2018 використовуємо нову форму КО-4. Вона відрізняється від попередньої наявністю на титулці напису “опечатано відбитком печатки” замість “опечатано печаткою” та розшифруванням абревіатури ЄДРПОУ. Незважаючи на несуттєві відмінності, стару касову книгу слід було закрити 30 червня та 1 липня відкрити нову, аби уникнути формального приводу для штрафу (як закрити – див. нижче).

Новації в стандартах та формах звітів

Касова книга
Фаїна Іскрижицькаексперт МЦФЕР Головбух
Наразі маємо кілька методологічних новацій та оновлені форми фінансових звітів. Чим саме оновлені форми відрізняються від попередніх та що треба врахувати під час звітування за 2018 рік?

Коли касова книга не потрібна

Касова книга потрібна завжди, якщо в установі є каса та використовують прибуткові та/або видаткові касові ордери. У відокремлених підрозділах, якщо є видача/отримання готівки, також потрібна касова книга. Вона не потрібна відокремленим підрозділам лише якщо вони (п. 39 Положення № 148):

  • не мають операцій з оформленням їх касовими ордерами;
  • використовують РРО або розрахункові квитанції (РК) та ведуть Книгу обліку розрахункових операцій (КОРО).

Загальні правила ведення касової книги

В касову книгу заносяться дані по кожному прибутковому/видатковому касовому ордеру за кожен день. Щодо видаткових відомостей, які також згадуються в п. 40 Положення № 148, то по ним також складається видатковий касовий ордер на загальну суму, тому джерелом для касової книги все одно є видатковий касовий ордер, номер якого й заноситься до графи “Номер документа”. Можна додатково зазначити й номер відомості, але тоді треба використовувати додаткові позначки, наприклад, ПКО № 1, ВКО № 3, від. № 2.

Касова книга може вестися як у паперовій, так і в електронній формах (п. 41 Положення № 148).

Як вести касову книгу? Паперову книгу ведуть за наступними правилами:

  • касова книга ведеться лише рік. Якщо не вистачило однієї, відкривається друга. У кінці року книга закривається;
  • аркуші книги мають бути пронумеровані, а титулка заповнена. Нумерація починається з “1”;
  • касова книга має бути прошнурована. При цьому на останній сторінці на обороті треба зробити надпис “У цій книзі пронумеровано та прошнуровано __ сторінок” та засвідчити підписами касира та головного бухгалтера. Використання печатки уже не обов’язкове (абз. 2 п. 25 та абз. 5 п. 39 Положення № 148);
  • усі записи здійснюються у двох примірниках. 2-й примірник – це звіт касира. Його заповнюють з використанням спеціального копіювального паперу, який міститься в книзі. Це стосується як записів лицьової, так і зворотної частини;
  • якщо видачі/отримання готівки протягом дня не було, то й записів до касової книги здійснювати не потрібно;
  • у кінці дня підбивається підсумок операцій, який заноситься до графи “Разом за день”, виводиться “Залишок на кінець дня”. Також указується сума, видана на зарплату у відповідному полі (входить у денний підсумок). Касир ставить свій підпис та вказує кількість прибуткових і видаткових касових ордерів прописом. Їх він разом зі звітом передає бухгалтеру. Для цього треба відірвати копіювальний папірець. Бухгалтер має в момент передачі все звірити та поставити підписи у відповідному полі на основному аркуші касової книги та на звіті касира;
  • якщо першої сторінки не вистачило, на цій сторінці потрібно підбити проміжні підсумки та занести їх до спеціальної графи внизу (відокремлена лінією без назви). Внизу рекомендуємо написати “Перенесення” та робити записи на другій сторінці. Опісля рахуємо денні підсумки;
  • порожні рядки касової книги прокреслюються або використовується прочерк у вигляді літери “Z”.

Виплата зарплати в касовій книзі

Готівка на зарплату відображається не по дням виплати, а після закінчення строків такої виплати, які містяться в п. 18 Положення № 148. Відображення здійснюється на основі виписаного видаткового касового ордера на фактично видану суму готівки за відомістю. Готівка для виплати зарплати, премій, стипендії, дивідендів, якщо вона перевищує ліміт каси, може зберігатися протягом 5 робочих днів. Якщо готівка бралася на інші виплати, вона має бути видана у той же день.

Є-Звітність: до формування річних звітів готові

Касова книга
Тетяна Піднебеснашеф-редактор видання «Головбух: Бюджет», член Громадської ради при Державній казначейській службі України
Попереду у вас останнє випробування: закрити бюджетний рік та відзвітувати, як спрацювала установа. Звісно, треба використати АС «Є-Звітність». Казначеї зробили висновки з попередніх звітних кампаній і вдосконалили ті функції, з якими виникали проблеми. Що нового чекає на вас у системі та як скористатися новаціями?

Відображення внесення та вибуття готівки на рахунок в казначействі (банку)

Такі операції особливі тим, що прибуткові та видаткові касові ордери за ними заповнюються з нюансами:

Внесення готівки з казначейства (банку)

Видача готівки в казначейство (банк)

Реквізит “Прийнято від” у прибутковому касовому ордері не заповнюється (абз. 5 п. 32 Положення № 148), ставиться прочерк.

У реквізиті “Видати” видаткового касового ордера вказується прізвище, ім’я та по батькові касира або іншої особи, яка передає готівку до каси банку (лист НБУ від 12.06.2018 № 50-0007/32326).

Якщо у разі видачі готівки в графі 2 касової книги “Від кого отримано чи кому видано” зрозуміло що писати (ПІБ касира), то у разі внесення слід залишати графу 2 порожньою? Адже реквізит “Прийнято від” прибуткового касового ордера порожній. Положення № 148 не містить прямої відповіді на це питання. Однак, щоб не залишати порожньою дану комірку, можна написати в ній інформацію з реквізиту “Підстава” прибуткового касового ордера, наприклад, “Отримання готівки з банку за квитанцією № і дата”.

Таким же чином можна зробити й у разі видачі: крім ПІБ касира з видаткового касового ордера вказати й підставу: передача готівки в банк. Однак це не обов’язково.

Закриття касової книги та відкриття нової

Закривати касову книгу потрібно в кінці року, або через закінчення самої касової книги. Також її слід закрити, якщо протягом року відбувається перехід зі старої форми касової книги на нову. Закриття можна здійснити двома способами (ЗІР, категорія 109.15):

  • проставити прочерки на порожніх сторінках;
  • на наступній сторінці після останнього запису вказати дату закінчення книги та засвідчити підписами керівника й головного бухгалтера.

У другому випадку рекомендуємо зробити запис будь-де в порожньому рядку цього аркуша “Касову книгу закінчено”.

Нумерацію сторінок в наступній касовій книзі треба розпочати з “1”. Однак нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів слід продовжувати далі, так як їх номери не можуть повторюватися протягом року.

Касова книга в електронному вигляді

Касова книга може вестися і в електронному вигляді. Однак, це не є повноцінний електронний документ, на який можна поставити електронний цифровий підпис і забути про паперовий варіант. Касову книгу все одно треба переводити на папір, тобто друкувати як основну частину, так і звіт касира. Електронні підписи на ній не ставлять, так як ставлять підписи на паперових роздруківках.

Виходить, що це паперовий спосіб ведення касової книги, але з заповненням на комп’ютері. При цьому:

  • касову книгу можна роздруковувати в кінці місяця або в кінці року (п. 6 приміток у додатку 5 Положення № 148). Але такі проміжки часу не завжди зручні для бухгалтера — п. 40 Положення № 148 вимагає щоденного звіту касира. Виходить, що все ж краще друкувати й підписувати щодня;
  • один з 2-х екземплярів “Вкладений аркуш”, а другий – “Звіт касира”;
  • записи в електронній касовій книзі здійснюються в день видачі/внесення готівки;
  • аркуші касової книги касир зберігає окремо за кожний місяць;
  • в кінці року аркуші треба підшити, загальну кількість аркушів за рік завірити підписом керівника, головного бухгалтера. Підшивки слід зшити в книгу. Порядок зшивання хронологічний.

Касову книгу, як електронну, так і паперову, слід зберігати 1095 днів з кінця дня того звітного періоду, для якого використовувалися її дані (за умови завершення перевірки з боку ДФС).

Касова книга ЗРАЗОК 2019

На прикладі розглянемо, як виглядає заповнена касова книга 2019.

Касова книга

Податкова соціальна пільга 2019: визначаємо нові розміри

Іван Левадськийексперт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ
Із кожної зарплати чи іншого доходу працівника бухгалтер утримує ПДФО і військовий збір. Однак деякі доходи взагалі не оподатковуються, а до зарплати може застосовуватись податкова соціальна пільга. З’ясуємо, який розмір вона матиме у 2019 році та як її застосувати.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися