text
Головбух: Бюджет

Повідомляємо про прийняття працівника на роботу правильно

  • 28 вересня 2018
  • 2167
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Плануєте взяти на роботу працівника? Не забудьте сповістити про це податківців. А ми підкажемо, як правильно заповнити та подати повідомлення про прийняття працівника на роботу.

Повідомлення про прийняття на роботу: кому й навіщо?

Повідомлення про прийняття працівника на роботу – це документ, який містить інформацію про прізвище, ім’я, по-батькові найнятого працівника, дані про наказ про прийняття його на роботу, ідентифікаційний податковий номер, дату початку роботи.

Мета повідомлення про прийняття на роботу – внесення даних про працівника до реєстру застрахованих осіб, за яких сплачується ЄСВ. Подають його до ДФС.

Подають повідомлення всі роботодавці: підприємства, бюджетні установи/організації, фізичні особи – підприємці.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу за ЦПД

Повідомлення у разі прийняття працівника за цивільно-правовим договором не складається, так як при цьому не укладається трудовий договір та, відповідно, відсутні трудові відносини (лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16).

Повідомляємо про прийняття працівника на роботу правильно  Кількість осіб за ЦПД у додатку 4 Звіту з ЄСВ

Термін подачі повідомлення про прийняття працівника на роботу

Подається повідомлення до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Це єдина вимога щодо строків подання, тому граничний термін подання повідомлення обумовлюється днем, коли новоприйнятий працівник приступає до роботи.

Врахуйте, що повідомляти про прийняття працівника не можна до укладення трудового договору (видання наказу/розпорядження про прийняття на роботу). Сповіщайте ДФС тоді, коли документально оформите з працівником трудові відносини.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу Граничний термін подачі повідомлення визначає роботодавець залежно від дати початку роботи працівника.

Прийняття працівника на роботу має проходити в такому порядку:

  1. отримуєте від майбутнього працівника документи для прийняття на роботу (копії паспорта, довідку про присвоєння номера облікової картки платника податку, трудову книжку);
  2. укладаєте трудовий договір;
  3. видаєте наказ про прийняття працівника на роботу та ознайомлюєте з ним під підпис працівника;
  4. направляєте повідомлення про прийняття працівника на роботу ДФС;
  5. очікуєте підтвердження від ДФС про прийняття повідомлення: квитанцію про прийняття в електронному кабінеті чи штамп з датою прийняття на бланку, якщо повідомлення передавали у паперовій формі. 

Таким чином, теоретично повідомлення можна подавати й у один день з наказом про прийняття на роботу та початком роботи. Наприклад, в 09.00 працівника ознайомили з наказом. В 09.30 подали повідомлення, отримали квитанцію. В 15.00 працівник приступив до роботи.

Однак рекомендуємо оформляти працівника так, щоб дата початку його роботи та дата подачі повідомлення все таки відрізнялися й повідомлення було надіслане саме до дати виходу працівника на роботу (лист Мінсоцполітики від 10.08.2015 № 1038/13/84-15).

Строки подання повідомлення про прийняття працівника на роботу

 

 

 

 

Дата наказу про прийняття на роботу

ПОДАЧА ПОВІДОМЛЕННЯ

Дата початку роботи (допуску до роботи)

Як подати повідомлення про прийняття працівника на роботу

Існує 2 варіанти подачі повідомлення: електронний та паперовий.

Електронне повідомлення про прийняття працівника на роботу подається через інтернет з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) через електронний кабінет платника податку. Повідомляти в електронній формі обов’язково, якщо трудовий договір укладаєте з 6 і більше працівниками. У разі подання електронної форми паперову можна не подавати.

Подати тільки в паперовій формі можна за умови, що до повідомлення вносите дані не більше ніж про 5 осіб. У цьому випадку електронний варіант можна не подавати. Відправляти повідомлення поштою не можна (лист ДФС від 25.09.2015 № 20344/6/99-99-17-03-03-15).

Електронні документи в діяльності установи: бути чи не бути

Електронні документи
Олена Усенкоголовний спеціаліст сектору режимів праці, відпочинку та норм праці Департаменту заробітної плати та умов праці Міністерства соціальної політики України
Обсяг інформації, яку використовують установи, стрімко зростає. Без добре організованого документообігу не можна якісно та ефективно працювати. Аби підвищити оперативність під час роботи з документами, установи запроваджують електронний документообіг. Тож поговоримо про вимоги до електронних документів, строки їх зберігання, паперові аналоги й електронний формат трудових відносин.

Куди подавати повідомлення про прийняття працівника на роботу

Повідомляйте про нового працівника у територіальний відділ ДФС за місцем обліку.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу бланк

Форма повідомлення про прийняття працівника на роботу є додатком до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413. Інструкції заповнення повідомлення про прийняття працівника на роботу немає.

Повідомлення про прийняття працівника на роботузатверджене постановою КМУ від 17.06.2015 № 413

Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу

Порядок заповнення реквізитів повідомлення ми навели у таблиці.

№ графи

Назва графи

Як заповнити

1

Код згідно ЄДРПОУ, реєстраційний номер облікової картки платника податку або серія та номер паспорта

Вказуємо відповідний код реєстрації бюджетної установи. Номер облікової картки призначений для роботодавців, ФОП та бюджетних установ не стосується.

2

Тип

Галочкою відмічаємо тип повідомлення:

  • початкове – звичайне повідомлення, яке складається після укладення трудового договору з працівником;
  • скасовуюче – форма використовується для відміни уже поданого повідомлення з метою його скасування, коригування тощо.

3

Порядковий номер

Нумеруємо рядки.

4

Категорія особи

Ставимо цифри:

  • “1” – наймані працівники, для яких це основне місце роботи й вони мають трудову книжку;
  • “2” – наймані працівники, які працюють за сумісництвом, тобто без трудової книжки.

5

Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта

Ставимо відповідні податкові номери найнятих працівників.

Нагадуємо, що серію та номер паспорта потрібно вказувати тільки за умови, що особа має відповідну відмітку в паспорті (це стосується осіб, які через релігійні переконання не можуть мати ідентифікаційний податковий номер).

6

ПІБ застрахованої особи

Вказуємо повністю прізвище, ім’я, по-батькові нових працівників. Для кожної літери – окрема клітинка.

7

Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу

Вказуємо відповідний номер наказу, з яким під підпис був ознайомлений прийнятий працівник.

8

Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу

Вказуємо дату наказу. Вона не може бути пізнішою дати подачі повідомлення.

9

Дата початку роботи

Зазначаємо дату початку роботи, що має відрізнятися від дати у графі 8.

10

Дата формування повідомлення у страхувальника

Вказуємо дату подачі повідомлення про прийняття працівника на роботу.

11

Кількість заповнених рядків на аркуші

Зазначаємо кількість осіб, про яких вказуєте дані у повідомленні.

12

Керівник

Ставимо підпис у керівника.

13

Головний бухгалтер

Ставимо підпис у головного бухгалтера (бухгалтера).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу за сумісництвом

Якщо приймаєте працівника на роботу за сумісництвом, повідомлення також потрібно подавати, так як з сумісником ви також укладаєте трудовий договір. Єдина відмінність – по таким працівникам у графі 4 стоятиме цифра “2”. Це стосується як працівників, які працюють за сумісництвом у інших установах, так і внутрішніх сумісників, адже з внутрішніми сумісниками також укладається трудовий договір.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу за суміщенням

Внутрішнє суміщення – це розширення трудових обов’язків працівника, який працює за основним місцем роботи. Наприклад, разом з обов’язками доцента-викладача працівник виконує за суміщенням трудові обов’язки декана. Головна відмінність між внутрішнім суміщенням та внутрішнім сумісництвом – відсутність укладання нового трудового договору та те, що робота виконується у той же самий час, що й основна. Оскільки трудовий договір з особами, які працюють за суміщенням, не укладається, повідомлення подавати не потрібно (лист ДФС від 18.10.2016 р. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу Подавати повідомлення чи ні – залежить від того, чи укладали ви трудовий договір з працівником.

Коли повідомлення про прийняття не подається

Повідомлення не подається через відсутність підстав (лист Мінсоцполітики від 08.08.2016 р. № 1102/13/84-16), зокрема, якщо особа:

  • працює на громадських засадах;
  • стажується;
  • поновлена за рішенням суду (рішення суду скасовує наказ на звільнення, а тому поновлюється раніше укладений трудовий договір);
  • вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3 років або відпустки без збереження зарплати по догляду за дитиною до 6 років. Дія трудового договору продовжується без припинення, тому відсутня підстава для подачі повідомлення.

Відповідальність за несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника

Штрафу за неподачу чи несвоєчасну подачу повідомлення законодавство не встановлює, однак таке правопорушення підпадає під:

  • штраф за порушення трудового законодавства – 1 мінімальна зарплата (2018 р. – 3723 грн) (ст. 365 КЗпП);
  • адміністративний штраф – від 510 до 1700 грн – накладається на посадових осіб. При повторному порушенні розмір штрафу становитиме 1700-5100 грн (ч. 1, 2 ст. 41 КУпАП).

Зважте, що Держпраці у листі від 03.08.2015 № 1364/24/21/01/2298-15 трактує неподання повідомлення про прийняття працівника на роботу як відсутність оформлення трудових відносин, а це штраф 30 мінімальних зарплат (у 2018 р. – 111 690 грн).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: зразок заповнення

Аби навести приклад заповнення повідомлення про прийняття на роботу, візьмемо такі умови:

На роботу прийняли 3-х працівників: Петракова Я. В., Дубчака С. О., Пономаренка І. О. Для останнього робота – це сумісництво. Дата наказу 27.09.2018. Повідомлення подали 27.09.2018. До роботи працівники приступають 01.10.2018.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Виправлення помилки у повідомленні

Як виправити помилку/скасувати попереднє повідомлення про прийняття працівника на роботу, покажемо на прикладі робочої ситуації. Петраков Я. В. передумав 28.09.2018 влаштовуватися на роботу й забрав назад документи, а тому в роботодавця виникла потреба скасувати уже подане повідомлення. У цій ситуації ми:

  • готуємо повідомлення 2, яке є таким же, як і повідомлення 1, лиш галочку ставимо у полі “скасовуюче”;
  • готуємо повідомлення 3, таке ж, як повідомлення 1, однак без рядка з Петраковим Я. В.

Зауважуємо, що якби Петраков Я. В. забарився й повідомив про своє рішення 01.10.2018, то звільняти його довелося б уже за КЗпП, тобто за угодою сторін, за власним бажанням чи за прогул, так як вважатиметься, що трудові відносини уже настали (01.10.2018). У цій ситуації повідомлення уже скасовувати не потрібно, адже працівник офіційно був прийнятий на роботу.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд