text
Головбух: Бюджет

Видаткова накладна: особливості заповнення

  • 13 вересня 2018
  • 1505
бухгалтер, кандидат економічних наук, м. Чернігів

Видаткова накладна — це первинний документ, який дає змогу обліковувати рух матеріальних цінностей, тож використовують її чи не всі установи. І хоча бухгалтери стикаються з нею майже щодня, запитань щодо заповнення багато. Відповімо на найбільш поширені.

Який бланк використовувати

Термін видаткова накладна вживається часто, але затвердженого бланка документа з такою назвою не існує. Офіційною є накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма М-11) з наказу Мінстату від 21.06.1996 № 193 (див. нижче).

Видаткова накладна

Щодо звичайної накладної, то її складають у довільній формі й часто саме її називають «видаткова накладна». Ця назва прижилася серед бухгалтерів, оскільки є у програмному продукті «1С: Бухгалтерія». Щоб оформити видачу товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) через програму, використовується форма «Видаткова накладна», а щоб оформити оприбуткування ТМЦ — «Прибуткова накладна». Паперова форма цих документів однакова й назви «видаткова» чи «прибуткова» підкреслюють лише її походження — ви виписали іншим чи інші виписали вам. Це один і той самий документ.

Видаткова накладна: особливості заповнення  Видаткова накладна — це накладна на передачу ТМЦ.

Електронні документи в діяльності установи: бути чи не бути

Видаткова накладна: особливості заповнення
Олена Усенкоголовний спеціаліст сектору режимів праці, відпочинку та норм праці Департаменту заробітної плати та умов праці Міністерства соціальної політики України
Обсяг інформації, яку використовують установи, стрімко зростає. Без добре організованого документообігу не можна якісно та ефективно працювати. Аби підвищити оперативність під час роботи з документами, установи запроваджують електронний документообіг. Тож поговоримо про вимоги до електронних документів, строки їх зберігання, паперові аналоги й електронний формат трудових відносин.

Коли виписується видаткова накладна

Видаткова накладна — це первинний документ, який виписує постачальник, аби підтвердити факт передачі ТМЦ покупцеві.

У Наказі № 193 передбачена можливість використовувати для цієї мети накладну за формою М-11, але на практиці її використовують лише для внутрішнього переміщення. Причина тому — зайві реквізити та відсутність потрібних (наприклад, ПДВ).

Видаткова накладна стосується всіх — як звичайних підприємств, фізичних осіб —підприємців, так і бюджетних установ.

Обов’язкові реквізити видаткової накладної

Незважаючи на довільну форму, видаткова накладна має враховувати вимоги ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1996 № 996 (далі — Закон про бухоблік), в якій міститься перелік обов’язкових реквізитів первинних документів:

  • назва документа (форми) — «Видаткова накладна» або просто «Накладна»;
  • дата та місце складання — дата операції та адреса установи;
  • назва підприємства (установи), від імені якої складається документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції — ціна продажу ТМЦ, інших активів;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.

Також часто зустрічаються у накладних, але не є обов’язковими:

  • телефон;
  • реквізити банківського рахунку;
  • печатка;
  • дані щодо договору купівлі-продажу;
  • інформація про довіреність;
  • сума прописом.

Нагадуємо, що віднедавна «використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим» (ч. 1 та 3 ст. 581 ГК).

Щодо інформації про договір чи довіреність, то відпуск ТМЦ можливий і без них за усним договором.

Видаткова накладна чи акт прийому-передачі, ТТН

Видаткова накладна не замінює інших документів. Вона підтверджує лише факт передачі цінностей однією стороною іншій у певний час і в певному місці у визначеній кількості та вартості. Це не що інше, як перехід права власності. Тому видаткова накладна не може замінити, наприклад, товаро-транспортну накладну (ТТН), адже ТТН відображає передачу ТМЦ від продавця до перевізника, а не перехід права власності від продавця до покупця.

Видаткова накладна: особливості заповнення  Видаткова накладна не замінює інших первинних документів. Це основа для нарахування доходу в продавця та визначення первісної вартості — в покупця.

Ще одним «дублюючим» документом є акт прийому-передачі, наприклад, за формою Наказу Мінфіну від 13.09.2016 № 818. Він також не є повноцінним замінником накладної, і ось чому: серед його реквізитів є лише первісна вартість та знос. Немає вартості передачі за договором, яку можна вказати в накладній. Сам по собі акт прийому-передачі може використовуватися хіба під час дарування чи передачі основних засобів по їх залишковій вартості. Сторона, яка придбала основні засоби, має оприбуткувати їх за вартістю придбання, а сума береться з накладної.

Крім того, видаткова накладна формує дохід (виручку) у продавця. Щодо акту приймання-передачі, то він виступає більше як інформативний документ щодо стану основного засобу в продавця (знос, технічний стан тощо).

Складаємо правильно:

Кількість екземплярів видаткової накладної

Видаткова накладна складається в 2-х примірниках: перший залишається у продавця, а другий — передається покупцю й далі у бухгалтерію для оприбуткування придбаних ТМЦ.

Якщо видаткова накладна відсутня

За відсутності накладної маємо справу з невідфактурованою поставкою, тобто поставкою ТМЦ без супровідних документів. У такому разі складається  акт за типовою формою М-7 «Акт про приймання матеріалів» (Наказ № 193), теж у 2-х примірниках (приймальна комісія, матеріально відповідальна особа та представник перевізника). Вартість поставки в такому разі беремо з договору або рахунку постачальника (лист Мінфіну від 22.04.2016 № 31-11410-06-5/11705).

Видаткова накладна: особливості заповнення  Невідфактуровану поставку потрібно задокументувати.

Вимоги до оформлення видаткової накладної

Коли заповнюється видаткова накладна, потрібно дотримувати вимоги її оформлення:

  • як дата проставляється дата фактичного відвантаження ТМЦ;
  • вказується фактична адреса постачальника (а не юридична) та адреса покупця (видаткова накладна місце складання). Якщо місце складання видаткової накладної відбувається не за цими адресами, то про це потрібно зазначити в накладній;
  • у найменуванні товару має бути достатньо інформації для його ідентифікації (розмір, колір), бажано вказувати складський номер (артикул тощо);
  • кількість у накладній може бути не тільки цілим числом, а й дробовим. Однак, вона має бути достатньою для правильного розрахунку суми операції.

Щодо зазначення в накладній довіреності, то це не обов’язковий реквізит. Взагалі без оформлення довіреності ТМЦ має право отримувати керівник (директор) або інші уповноважені особи, якщо відомості про них внесені до ЄДР. Нагадуємо, що термін дії довіреності зараз не обмежений (раніше — 10 днів).

Вимоги до оформлення інших первинних документів:

ПДВ у видатковій накладній

Ще одним важливим (і обов’язковим для платників) реквізитом є ПДВ. Сума ПДВ у видатковій накладній має збігатися з даними податкової накладної. Також з форми (підписів реквізитів) має бути чітко зрозуміло — з ПДВ чи без ПДВ наведені ціни в видатковій накладній, а також ставка податку, якщо вона відрізняється від 20% (зазвичай розмір ставки «20%» у накладній не вказується). Має бути окремо порахована сума ПДВ та сума з ПДВ.

Видаткова накладна: особливості заповнення  Дані видаткової та податкової накладних мають співпадати.

Російська мова в накладній

Видаткова накладна зазвичай складається українською мовою. Це основна мова первинних документів. Однак, складання накладної російською мовою не робить її недійсною, так як на територіях, де застосовується регіональна мова або мова національних меншин, первинні документи можуть складатися цими мовами (лист Мінфіну від 05.04.13 № 31-08410-07-27/10841; лист ДФС від 25.12.15 № 27700/6/99-95-42-03-15).

Видаткова накладна — зразок заповнення

Щоб оформити зразок заповнення видаткової накладної, ми взяли такі умови:

НДІ мікробіології відпустив ТОВ «Весна» ТМЦ:

  • мікропрепарат «Дізобактерин» (1 л) — 10 банок вартістю 183,33 грн без ПДВ/банка;
  • мікропрепарат «Хітомік» (упаковка по 0,5 кг) — 2 мішки вартістю 333,33 грн без ПДВ/упаковку.

Видаткова накладна: особливості заповнення

Виправлення у видатковій накладній

У разі помилки рекомендуємо виписати накладну заново. Якщо з певних причин це незручно чи неможливо, то застосовуйте коректурний спосіб: неправильний надпис закресліть, проставте підписи осіб, які відповідають за складання накладної, дату виправлення та зробіть правильний запис.  

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд