text
Головбух: Бюджет

Інвентаризація основних засобів бюджетних установ: як провести

  • 16 серпня 2018
  • 286
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Діяльність установ неможлива без власних чи орендованих активів. Аби перевірити їх наявність і стан, в установах щороку проводиться інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Вона підтверджує достовірність бухгалтерського обліку і фінзвітності бюджетних установ. Розглянемо, коли і як її проводити.

Коли проводити інвентаризацію ОЗ

Інвентаризацію активів проводимо або раз на рік або кілька разів на рік залежно від ситуації (умов), що склалась в установі. Розглянемо їх детальніше у таблиці.

Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Вид активів

Кількість активів,
тис. од.

Умови для проведення

Коли проводити

Обсяг активів, %

Земельні ділянки

БЯ

Перед складанням річної звітності

Раз на 3 роки

100

Будівлі, споруди

Інструменти, прилади, інвентар

БЯ

Щорічно

100

Раз на 3 роки

> 30

Музейні фонди

< 3

Щорічно

100

3-30

Раз на 3 роки

> 30

30-300

Раз на 5 років

 20

300-500

Раз на 7 років

> 14

500-1000

Раз на 10 років

≥ 10

> 1000

Раз на 15 років

> 6

Бібліотечні фонди

< 100

Щорічно

100

100-500

Раз на 5 років

 20

> 500

Раз на 10 років

≥ 10

Інші основні засоби і ІНМА (інвентаризація основних засобів охоплює передані в оренду, орендовані, на відповідальному зберіганні, законсервовані, в ремонті тощо)

БЯ

Щорічно

100

Активи, які плануємо здавати в оренду

БЯ

Перед передачею в оренду

На дату передачі

100

Основні засоби і ІНМА

БЯ

У разі зміни органу управління

На дату зміни

100

Активи на відповідальному зберіганні у матеріально-відповідальної особи (інвентаризація основних засобів у разі колективної відповідальності проводиться при зміні керівника колективу або на вимогу члена колективу)

БЯ

Зміна матеріально відповідальних осіб

На дату приймання-передачі

100

Активи, частину яких пошкоджено або викрадено

БЯ

У разі встановлення факту пошкодження або крадіжки активу

На дату виявлення цих фактів

Визначає керівник установи

Активи, які визначені у рішенні суду чи рішенні контролюючого органу (інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів проводиться на вимогу контролюючих органів чи органів прокуратури, правоохоронних органів)

БЯ

У разі надходження відповідного рішення

На дату, зазначену у рішенні, але не раніше дати отримання рішення

100

Умовні позначення:

БЯ — будь-яка кількість активів

Хто проводить інвентаризацію ОЗ

Інвентаризують основні засоби працівники установи, але до їх посадових обов’язків це не входить. Інвентаризація основних засобів 2018 року проводиться інвентаризаційною комісією. Її створює керівник своїм розпорядчим документом. Саме він обирає тих працівників, які будуть інвентаризувати активи.

Керівник обирає й голову цієї комісії. Ним може бути власне керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Членів комісії обираємо з числа працівників бухгалтерії, інших працівників, які орієнтуються в активах, їх вартості, стані тощо. Матеріально-відповідальні особи не є членами комісії, їх у склад комісії не включаємо.

Якщо установа чи держорган має структурні підрозділи й відповідно активи в різних адміністративно-територіальних одиницях, інвентаризація основних засобів в бюджетних установах проводиться не лише інвентаризаційною комісією, а й робочими інвентаризаційними комісіями. Їх склад також визначає керівник установи.

У ці комісії можна включати матеріально-відповідальних осіб за однієї умови, робоча інвентаризаційна комісія перевірятиме наявність активів іншої матеріально-відповідальної особи. Тобто інвентаризація основних засобів в бюджетних установах проводитимуть робочі інвентаризаційні комісії за місцями зберігання активів. При цьому матеріально-відповідальна особа, у якої перевіряють активи, не є членом робочої інвентаризаційної комісії, яка інвентаризує ці активи. Матеріально-відповідальна особа — член комісії перевіряє активи іншої матеріально-відповідальної особи.

Коли інвентаризація основних засобів в бюджетних установах проводиться за судовим чи іншим рішенням відповідного органу, працівники цих органів можуть спостерігати за її проведенням. Тобто вони ходять разом з комісією, але членами комісії вони не є, відповідно, не мають права перевіряти наявність активів, лише спостерігати за діями інвентаризаційної комісії чи відповідної робочої інвентаризаційної комісії.

Розпорядчий документ

Інвентаризація основних засобів бюджетних установ не може починатись коли кому заманеться. Будь-які дії працівників, які виходять за межі посадових інструкцій, повинні погоджуватись з керівником установи або виконуватись за вказівкою керівника. Для інвентаризації такою вказівкою є наказ. У ньому керівник установи визначає:

  • дати початку й закінчення, коли проводитиметься інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів;
  • перелік чи група активів, які перевірятимуть; 
  • їх обсяг;
  • спосіб перевірки (суцільний чи вибірковий);
  • склад інвентаризаційної комісії;
  • склад робочих інвентаризаційних комісій; 
  • строки надання інвентаризаційних описів та результатів інвентаризації тощо. 

Після цього всі дії узгоджуються з головою інвентаризаційної комісії. Якщо керівником установи не визначено за яким графіком проводиться інвентаризація основних засобів та нематеріальних активів (лише граничні межі), ці графіки затверджує (визначає) голова інвентаризаційної комісії як для основної комісії за видами активів, так і для робочих інвентаризаційних комісій.

Особливу увагу слід приділити складу інвентаризаційної комісії та робочих комісій. Якщо з поважних причин працівник — член комісії відсутній через хворобу, відпустку чи у зв’язку з службовою поїздкою, інвентаризація основних засобів бюджетних установ не проводиться, доки цього працівника як члена інвентаризаційної комісії не замінимо іншим працівником.

Це все тому, що інвентаризацію проводимо лише повним складом комісії. Якщо один із членів відсутній, результати інвентаризації можуть визнати недійсними. Це стосується й відсутності й матеріально-відповідальних осіб.

Коли відсутня матеріально-відповідальна особа, інвентаризація основних засобів 2018 року не проводиться, доки працівник не вийде на роботу. Тож якщо трапилась така ситуація, змінюємо графік інвентаризації й перевіряємо інших матеріально-відповідальних осіб.

Якщо в працівника досить тривалий лікарняний, доцільно перенести строки проведення інвентаризації до виходу матеріально-відповідальної особи на роботу, оскільки інвентаризація основних засобів бюджетних установ 2018 року проводиться виключно у присутності матеріально-відповідальної особи.

Якщо змінюється матеріально-відповідальна особа, інвентаризацію проводимо лише в присутності двох матеріально-відповідальних осіб (здавача і приймача). Коли ж інвентаризуємо без присутності, результати також можуть визнати недійсними.

Підготовка до інвентаризації

Інвентаризація основних засобів неможлива без підготовчого етапу. Після отримання наказу про інвентаризацію голова комісії проводить інструктаж, доводить до членів інвентаризаційної комісії, робочих інвентаризаційних комісії і матеріально-відповідальних осіб графіки проведення інвентаризації.

По кожній матеріально-відповідальній особі завершуємо обробку первинних документів щодо оприбуткування, вибуття (списання) активів. Інвентаризація основних засобів 2018 року не здійснюється поки на дату інвентаризації не визначено залишки (фактичну наявність) активів. Для зручності бухгалтерія роздруковує інвентаризаційні описи з переліком активів у розрізі матеріально-відповідальних осіб, місць зберігання (експлуатації).

Фактична перевірка й оформлення

Членами інвентаризаційної комісії проводиться інвентаризаціяосновних засобів бланки інвентаризаційних описів заповнюються у частині фактичної наявності. Є дві форми, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572:

  • інвентаризаційний опис необоротних активів;
  • інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

В описі зазначаємо:

  • назву установи;
  • її код ЄДРПОУ;
  • дату складання опису;
  • реквізити наказу, за яким проводиться інвентаризація основних засобів в бюджетних установах;
  • номер субрахунку, на якому активи обліковують;
  • місцезнаходження активів;
  • дату, на яку виведено залишки активів;
  • дату початку інвентаризації;
  • дату закінчення інвентаризації — після того як перевірено фактичну наявність усіх активів за матеріально-відповідальною особою.

В інвентаризаційному описі матеріально-відповідальна особа підписує розписку зазначаючи дату, ініціали й прізвище.

Інвентаризація основних засобів бюджетних установ 2018 проводиться із заповнення інвентаризаційного опису. Для цього у місці експлуатації (зберігання) активу оглядаємо його, знаходимо інвентарний і заводський номери, звіряємо їх з відповідними записами у інвентаризаційному описі, звіряємо номер паспорту. Якщо розбіжностей немає, зазначаємо фактичну наявність.

У разі наявності розбіжностей інвентаризація основних засобів продовжується, у фактичній наявності за описом проставляємо прочерк, відомості про перевірений актив зазначаємо і інших пустих рядках опису, зазначаючи фактичні номери (інвентаризаційний і заводський, паспорта) і фактичну наявність. У реквізиті 16 «Інші відомості» зазначаємо позиції активів у описі, між якими розбіжності, і суть розбіжностей.

Інвентаризація основних засобів 2018 року виявляє пошкоджені активи. Інвентаризаційна комісія про це зазначає у реквізиті 16 «Інші відомості». Якщо перевіркою не підтверджено фактичну наявність, у інвентаризаційному описі за відповідною назвою активу зазначаємо прочерк. Інвентаризаційна комісія оглядає усі активи, які є у місці експлуатації (зберіганні). Якщо актив наявний, але відомості про нього в описі відсутні, інвентаризація основних засобів продовжується — комісія в пустих рядках опису вписує відомості про актив і у реквізиті 8 опису зазначає його фактичну наявність.

Після того, як усі активи описані, у інвентаризаційному описі комісія підраховує фактичну кількість і вартість у рядку «Разом» і додатково записує ці значення прописом у реквізитах «Разом за описом».

Інвентаризація основних засобів та нематеріальних активів продовжується. Члени комісії і її голова підписують інвентаризаційний опис. Підписує його і матеріально-відповідальна особа за умови, що претензій до перевірки активів вона немає. Кожен підпис супроводжуємо зазначенням назви посади, ініціалів і прізвища особи. Матеріально-відповідальна особа зазначає дату підписання опису.

На цьому інвентаризація основних засобів бюджетних установ не закінчена. У інвентаризаційний опис (реквізити 11-15) бухгалтерська служба вписує відомості про перевірені активи за даними бухгалтерського обліку. У рядку «Разом» за цими реквізитами підбиваємо підсумок, а у реквізитах «Разом за описом» працівник бухгалтерії зазначає ці значення прописом. Після внесення бухгалтер у відповідному реквізиті підписує опис із зазначенням посади, ініціалів і прізвища.

Інвентаризація основних засобів зі стадії оформлення переходить у стадію підведення підсумків. Спочатку член комісії перевіряє усі відомості, зазначені в інвентаризаційному описі, і ставить дату перевірки й власний підпис з розшифровкою посади, ініціалів і прізвища.

Оформлення результатів

Після того як інвентаризаційні описи складено і перевірено, бухгалтер складає звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів за умови, що інвентаризація основних засобів 2018 року виявила лишки або нестачі. Цю відомість складаємо виключно по активах, які в лишках чи нестачі.

У бланку відомості вписуємо:

  • назву установи;
  • її код ЄДРПОУ;
  • дату складання;

У табличній формі відомості зазначаємо відомості про актив:

  • порядковий номер;
  • назву активу, його стислу характеристику й призначення;
  • номер (інвентарний, заводський, паспорта);
  • дата придбання (введення в експлуатацію);
  • одиниця виміру;
  • матеріально-відповідальна особа, за якою інвентаризація основних засобів виявила розбіжності в наявності активу;
  • суму лишків та/або нестачі.

У рядку «Разом» відомості бухгалтер підсумовує кількість одиниць активів у лишках і кількість одиниць активів у нестачі, а також суму лишків і нестач. Після цього підписує відомість і передає інвентаризаційній комісії. Вона переглядає звіряльну відомість, порівнює з інвентаризаційними описами чи всі активи, за якими інвентаризація основних засобів 2018 року виявила їх в нестачі чи лишках, занесені у звіряльну відомість. Якщо все вірно, звіряльну відомість підписують члени комісії і голова комісії.

Після цього інвентаризаційна комісія складає протокол. У ньому зазначаємо:

  • назву установи;
  • її код ЄДРПОУ;
  • дату і місце складання протоколу;
  • реквізити наказу, за яким проводилась інвентаризація основних засобів;
  • склад інвентаризаційної комісії;
  • >кількість активів, які проінвентаризовано і в наявності;
  • їх балансову вартість.

Оскільки мова про необоротні активи, в табличній формі зазначаємо відомості лише у реквізитах 1-5, 14-18. Дані зі звіряльної відомості заносимо у табличну форму протоколу інвентаризаційної комісії, за лишками і нестачами, які виявила інвентаризація основних засобів бюджетних установ 2018 року:

  • реквізит 2 → реквізит 2 (протоколу);
  • реквізит 5 → реквізит 3 (протоколу);
  • реквізит 9 → реквізити 4 і 14 (протоколу);
  • реквізит 10 → реквізити 5 і 15 (протоколу);
  • реквізит 11 → реквізити 4 і 16 (протоколу);
  • реквізит 12 → реквізити 5 і 17 (протоколу).

У реквізиті 18 табличної форми протоколу зазначаємо причини лишків і нестач за кожним активом.

Інвентаризація основних засобів закінчується після підписання членами інвентаризаційної комісії і її головою протоколу і його затвердження керівником установи.

Відображення в обліку

Матеріали інвентаризації інвентаризаційна комісія передає бухгалтерській службі для зберігання і відображення результатів в обліку установи. Розглянемо кореспонденцію субрахунків, за якими відображаємо лишки, що виявила інвентаризація основних засобів.

Відображаємо операції з оприбуткування лишків

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

д-т

к-т

Нараховуємо дохід на суму виявлених лишків

2313

7112

Відображаємо суму касових видатків за операціями надходження у натуральній формі (лишки)

2117

2313

Оприбутковуємо лишки необоротних активів, які раніше в обліку не рахувались і які установа використовуватиме у майбутньому

10

2117

Відображаємо зміни в капіталі

7112

51

Якщо проведена інвентаризація основних засобів і виявлено нестачу, винних осіб, її суму в обліку відображаємо наступним чином.

Відображаємо операції зі списання нестачі

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

д-т

к-т

Списуємо:

  • знос активу, який в нестачі

1411

10

  • його залишкову вартість

8411

10

Відносимо суму дооцінки цього активу на фінрезультат

5311

5512

Нараховуємо для винної особи:

  • суму відшкодування активу установі

2115

7111

  • суму шкоди, яку зараховуємо в дохід бюджету

2115

6312

Якщо проведена інвентаризація основних засобів і за нестачею не встановлено винних осіб, суму списаного активу відображаємо на позабалансі (рахунок 073).

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд