text
Головбух: Бюджет

Відміна відрядження: як оформити

  • 5 липня 2018
  • 1605
керівник експертної групи MCFR Головбух

Заплановане відрядження не завжди відбувається: працівник захворів або у нього виникли складні сімейні обставини, організатор переніс переговори, погодні умови несприятливі настільки, що працівник не може виїхати. Як у таких випадках скасувати відрядження — у статті.

Щоб направити працівника у відрядження, керівник установи або його заступник видає наказ про відрядження (абз. 1 п. 1 розд. IІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59далі — Інструкція № 59). У такому ж порядку скасовують відрядження — керівник чи заступник оформляє наказ про скасування відрядження

Наказ про скасування відрядження

Наказ на скасування відрядження має містити інформацію про:

  • скасування наказу про відрядження, виданого раніше. Тут зазначають його номер і дату на підставі службової (доповідної) записки на ім’я керівника установи з обгрунтуванням причини;
  • причину скасування відрядження;
  • дії працівника, якого відряджали, у зв’язку зі скасуванням відрядження. Приміром, вказівки повернути вже куплені квитки до каси вокзалу, зняти бронь тощо.

Коли наказ буде готовий — ознайомте з ним працівника.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав протягом трьох банківських днів після того, як керівник ухвалив рішення про відміну поїздки, він зобов’язаний:

  • подати до бухгалтерії авансовий звіт та оригінали документів, які підтверджують вартість витрат;
  • повернути невикористані кошти (абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Якщо працівник не витратив аванс, який отримав на відрядження, то повертає його до установи.

Якщо ж уже придбав квитки, то, аби виконати розпорядження керівника, яке містить наказ на скасування відрядження, працівник має здати квитки на потяг, літак, автобус або інший транспортний засіб.

Як повернути квитки

Квитки працівник здає до будь-якого пункту продажу проїзних документів, приміром, до залізничної каси, там же отримує кошти за них. Для цього він пред’являє до каси квитки та документ, що посвідчує його особу (паспорт, військовий квиток, посвідчення водія тощо). Повернути квитки до відправлення поїзда працівник може особисто, а можуть і інші особи.

Здавати квитки треба якомога швидше — від цього залежить сума, яку за них можна повернути (повністю або тільки її частина).

Якщо працівник відмовився від поїздки з особистих причин в термін:

Коли працівник повертатиме до каси проїзні документи, із нього стягнуть плату за послуги (комісійний збір). Це відбувається завжди, крім випадків, які сталися з вини перевізника. Кошти, які сплачені за послуги, що пов’язані з резервуванням місць і продажем проїзних документів, не повертають, за винятком випадків, коли винен перевізник.

Комісійний збір — кошти, сплачені за послугу, пов’язану з оформленням, поверненням, переоформленням проїзних документів.

Коли працівник через скасування відрядження здає квитки до каси, на кожен із них касир оформляє документ на повернення, де зазначає суму, яку повертає. Один примірник такого документа касир надає працівнику на вимогу. Тож попередьте працівника про те, щоб він обов’язково отримав у касі примірник цього документа.

Як відшкодувати витрати

Аби відшкодувати витрати, працівник повертає до установи невикористані кошти і разом із авансовим звітом надає документ на повернення.

Витрати у зв’язку з поверненням можна відшкодувати працівнику з дозволу керівника установи лише якщо на те були поважні причини. Скажімо, керівник вирішив відмінити відрядження або відкликав працівника з відрядження тощо. Окрім того, працівник надає документ, який засвідчує вартість його витрат (абз. 11 п. 12 розд. II Інструкції № 59).

Як відобразити в обліку

Основну частину авансових сум у бюджетних установах видають під звіт на службові відрядження. Розрахунки з підзвітними особами обліковуйте на субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами». Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер, їх зараховуйте до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження із основною діяльністю установи.

У разі скасування відрядження витрати на видані та частково використані кошти зараховуйте до витрат на відрядження.

Витрати на підготовку до відрядження, що не підтверджені відповідними документами (винятком є добові на відрядження), працівникові не відшкодовуйте.

Розглянемо на робочій ситуації, як відобразити в бухгалтерському обліку розрахунки, якщо мала місце відміна відрядження.

СИТУАЦІЯ. Керівник установи направив працівника у службове відрядження, про що видав відповідний наказ. Бухгалтерія на підставі наказу виплатила працівнику аванс (добові витрати, кошти на проїзд та винаймання житла) у сумі 800 грн. За рахунок авансу працівник придбав квитки, однак перед самим відрядженням захворів. Тож керівник установи видав наказ на скасування відрядження. Після одужання працівник повернув квитки до каси вокзалу, сплативши комісійний збір — 90 грн.

Потрібно відобразити у бухгалтерському обліку проведені господарські операції.

РІШЕННЯ. Унаочнимо в Таблиці, як відобразити в бухгалтерському обліку господарські операції, якщо відрядження скасували.

Відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій зі скасування відрядження

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн

Д-т

К-т

Зараховано на картковий рахунок працівника аванс на відрядження

2116

2313

800

Сплачено комісійний збір під час повернення проїзних документів до каси вокзалу

8411

2116

90

Повернуто підзвітною особою невикористану суму авансу

2313

2116

710

У нашій ситуації працівник витратив гроші, коли повертав проїзні документи до каси вокзалу, тобто він сплатив 90 грн комісійного збору. Відрядження скасували з поважної причини. Витрати працівник підтвердив відповідними документами, тож їх зараховують до видатків установи.

ШПАРГАЛКА
Порядок оформлення та скасування відрядження

Як оформити відрядження:

  1. відрядження оформляйте наказом, у якому зазначайте пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджаєте працівника, строк та мету відрядження;
  2. строк одного відрядження не може перевищувати в межах України 30 к. дн., за кордон — 60 к. дн., крім випадків, передбачених законодавством;
  3. для поточних витрат під час службового відрядження забезпечте працівника коштами (авансом). Аванс видавайте готівкою або у безготівковій формі;
  4. після відрядження працівник подає звіт про використання коштів, які отримав на відрядження, та повертає невикористані.

Як скасувати відрядження:

  1. відрядження скасовуйте наказом, у якому зазначайте причини відміни відрядження;
  2. якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то протягом трьох банківських днів із дня, коли видали наказ про скасування відрядження, він зобов’язаний:

    - подати звіт про використання коштів;

    - повернути до каси установи зазначені кошти.

  3. якщо працівник придбав квитки, то йому можна відшкодувати витрати, понесені у зв’язку з їх поверненням за умови, що на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), та за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи
    Отримайте нові знання
    Взяти участь
    Інтернет-магазин
    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
    Ми в соцмережах
    Бажаєте скачати файл?!



    Зареєструйтесь, будь ласка!

    30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд