text
Головбух: Бюджет

Як вести облік запасів

  • 7 червня 2018
  • 1331
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Жодна бюджетна установа не може належно функціонувати без запасів. В умовах обмежених фінансових ресурсів її завдання — раціонально витрачатися на їх придбання та ефективно використовувати в роботі. Сприяє цьому бухгалтерський облік запасів. Про нього й поговоримо.

Запаси й групи обліку

Облік запасів урегульовує Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202 (далі — НП(с)БОДС 123) та нещодавно оновлені методрекомендації з їх обліку.

За НП(с)БОДС 123 до запасів відносимо активи, які установа обліковує, аби:

  • реалізувати, розподілити чи передати в майбутньому;
  • використати в процесі діяльності;
  • використати як сировину для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.

Бухгалтерський облік запасів у бюджетних установах 2018 року розподіляємо за однорідними групами (підгрупами). Кожній групі (підгрупі) відповідає окремий cубрахунок бухобліку.

Так, виробничі запаси розподілені за підгрупами:

  • 1511 «Продукти харчування»;
  • 1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби»;
  • 1513 «Будматеріали»;
  • 1514 «ПММ»;
  • 1515 «Запасні частини»;
  • 1516 «Тара»;
  • 1517 «Сировина і матеріали»;
  • 1518 «Інші виробничі запаси».

Облік запасів — біологічних активів ведемо на окремих субрахунках за умови, що ці активи обліковують за НП(с)БОДС 123, а не 136. Для їх обліку використовуємо субрахунки:

  • 1713 «Поточні біологічні активи рослинництва»;
  • 1714 «Поточні біологічні активи тваринництва».

До відома!

Біологічні активи по-новому

Бюджетні установи, які мають у складі основних засобів та запасів біологічні активи, із 2018 року обліковують їх за новими правилами.

Є запаси і в групі нефінансових активів, яка теж поділяється на підгрупи. Облік запасів у бюджетних установах здійснюємо за субрахунками:

  • 1811 «Готова продукція»;
  • 1812 «МШП»;
  • 1814 «Державні матрезерви й запаси»;
  • 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»;
  • 1816 «Інші нефінансові активи».

Якщо запаси на зберіганні, їх обліковуємо на позабалансовому субрахунку 021, якщо їх викрали чи вони зіпсувались — на 073.

Облік запасів правильний тоді, коли:

  • їх вартість можна достовірно визначити;
  • установа у майбутньому отримає економічну вигоду від їх використання або вони мають потенціал корисності.

Субрахунки й КЕКВ

Специфіка бюджетної установи полягає у тому, що вона планує та здійснює видатки, реєструє бюджетні й фінансові зобов’язання за кодами економічної класифікації видатків (КЕКВ). Тож перш ніж вести облік запасів в бюджетних установах 2018 року, слід з’ясувати, за яким КЕКВ запланувати кошти для їх придбання.

Придбаваємо активи, які обліковуємо на субрахунках:

  • 1513-1518, 1812, 1814-1816 — за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;
  • 1511 — КЕКВ 2210 або КЕКВ 2230 «Продукти харчування»;
  • 1512 — КЕКВ 2210 або КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали».

Облік запасів передбачає узагальнення на субрахунках бухобліку не лише їх первісної вартості, а й витрат на транспортування, навантаження, розвантаження, доведення їх до придатного для використання стану. Якщо ці витрати не входять до ціни активу під час його придбання, облік запасів бюджетних установ ведемо за вищевказаними субрахунками, але оплату послуг сторонніх організацій з транспортування, навантаження, розвантаження чи інших послуг проводимо за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».

Якщо установа не є платником ПДВ, суму цього податку теж включаємо до первісної вартості активу. Коли установа платник ПДВ, облік запасів, які придбали за кошти спецфонду, здійснюємо без врахування ПДВ. Тобто податок не включаємо до вартості активу, а відносимо до податкового кредиту. Видатки на сплату цього податку плануємо за КЕКВ 2800, а в бухобліку відображаємо на субрахунку 6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами».

Оцінка запасів для їх обліку

Щоб облік запасів бюджетних установ був правильним, їх оприбутковують за відповідними субрахунками за первісною вартістю. Методика формування первісної вартості залежить від способу їх отримання.

Якщо установа матцінності придбала, їх первісною вартістю є собівартість придбаних матцінностей плюс витрати на доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання. Тобто первісна вартість включає безпосередню вартість активу, суму податків, які не відшкодовують, транспортно-заготівельних й інших витрат.

Облік запасів у разі їх безоплатної передачі буде іншим. Якщо установа отримала матцінності від:

  • бюджетної установи, держоргану чи органу місцевого самоврядування — первісною вартістю буде балансова їх вартість за даними бухгалтерського обліку передавача;
  • юридичної чи фізичної особи — первісною вартістю є справедлива вартість на день отримання. Облік запасів в бюджетних установах проводимо після отримання від комісії акту оцінки, у якій зазначено їх справедливу вартість. Якщо вони створені власними силами, первісною вартістю буде виробнича собівартість, яку формуємо за НП(с)БОДС 135.

Як вести облік запасів Як оприбуткувати запаси, що надійшли з різних джерел 

У будь-якому випадку слід враховувати супутні витрати. Наведемо їх у таблиці.

Витрати, на суму яких збільшуємо первісну вартість

Вид витрат

Спосіб отримання

придбані

отримані безоплатно

створені власними силами

Ввізне мито (коли ведемо облік запасів, ввезених з інших країн)

+

+

Непрямі податки, які не відшкодовуємо (ПДВ, акцизний збір)

+

+

Транспортно-заготівельні витрати

+

+

Інші витрати на придбання (отримання) матцінностей

+

+

Витрати з доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання

+

+

+

Прямі витрати установи на створення, виробництво

+

Загальновиробничі витрати установи (змінні і постійні розподілені)

+

Вартість одиниці запасів

Запаси обліковуємо за найменуванням або однорідною групою чи видом матцінностей. Відповідно облік запасів буде поштучним або груповим.

Коли установа придбала один вид цінностей, вартість одиниці запасів визначаємо діленням первісної вартості на кількість одиниць (штук, кілограм, грам, центнерів, літрів). Якщо установа придбала кілька видів цінностей, їй слід правильно розподілити транспортно-заготівельні витрати.

Як правило, в обліковій політиці установи бухгалтер прописує, за яким методом чи способом відноситиме ці витрати. Облік запасів в бюджетних установах 2018 року різнитиметься залежно від обраного способу. Так, у разі придбання кількох різних видів цінностей транспортно-заготівельні витрати обліковуємо на окремому аналітичному рахунку. Щомісяця їх суму розподіляємо:

  • пропорційно вартості запасів, які установа використала, передала чи реалізувала у звітному місяці;
  • між сумою залишку запасів станом на кінець звітного місяця і сумою запасів, які використала, передала чи реалізувала у звітному місяці.

Облік запасів за першим методом можливий лише за наявності окремого рахунку для обліку транспортно-заготівельних витрат (сукупних). При цьому на кінець місяця на такому рахунку можливий залишок їх суми, якщо вартість придбаних запасів не використана в поточному місяці.

Якщо усі матцінності використані, суму витрат розподіляємо між цінностями пропорційно їх вартості. Щоб облік запасів в бюджетних установах був правильним, за цим методом визначаємо середній відсоток цих витрат. Для цього визначаємо суму витрат за місяць з урахуванням залишку на початок місяця. Потім взнаємо вартість запасів, які отримали за місяць, з урахуванням їх залишку на початок місяця. Аби визначити середній відсоток цих витрат, суму витрат ділимо на вартість запасів та множимо на 100%. Облік запасів, які вибули, включатимуть частину транспортно-заготівельних витрат. Для цього вартість запасів, що вибули в поточному звітному місяці, множимо на середній відсоток цих витрат.

За другим способом транспортно-заготівельні витрати на кінець місяця залишку не матимуть, оскільки усю їх суму розподіляємо між залишком запасів і сумою використаних запасів.

Вибуття запасів

Бухгалтерський облік запасів у разі їх вибуття (списання) полягає у збільшенні суми витрат і зменшенні вартості матцінностей на субрахунках 1511-1518, 1713-1714, 1811-1812, 1814-1816. В обліковій політиці бухгалтер прописує для кожного виду матцінностей метод його оцінки у разі вибуття. Якщо матцінності однакового призначення й з аналогічними умовами використання, в обліковій політиці для них потрібно визначити один із трьох методів на вибір:

  • собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);
  • середньозваженої собівартості;
  • ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів.

Вибуття МШП відображаємо у меморіальному ордері 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП». Облік запасів (продуктів харчування) і їх вибуття відображаємо у м/о 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування», а усіх інших запасів (крім МШП і продуктів харчування) — у м/о 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих матеріалів».

Документування

Операції з матцінностями потрібно відобразити у типових формах:

  • З-1, З-2, … , З-14 — за якими ведемо облік запасів;
  • МШ-1, МШ-2, … , МШ-8 — за якими ведемо облік МШП.

Порядок складання цих форм визначають відповідно наказ Казначейства від 18.12.2000 № 130 і наказ Мінстату від 22.05.1996 № 145.

Відображення в обліку

Операції із запасами відображаємо у бухобліку методом подвійного запису за дебетом і кредитом відповідних субрахунків.

Облік запасів у разі їх надходження

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Д-т

К-т

Оприбутковуємо запаси (крім операцій внутрівідомчої передачі)

1511-1518, 1812, 1814-1816

2113, 2116, 6211

Відносимо суму ПДВ до податкового кредиту

6311

Зараховуємо до первісної вартості запасів витрати, пов’язані з придбанням, доведенням до придатного стану

1511-1518, 1812, 1814-1816

Оприбутковуємо матцінності (облік запасів як гуманітарна чи благодійна допомога)

2313

7511

2117

2313

1511-1518, 1812, 1816

2117

Оприбутковуємо матцінності, які раніше не враховані на балансі, лишки запасів, виявлених інвентаризацією

2313

7211

2117

2313

1511-1518, 1812, 1814-1816

2117

Оприбутковуємо матцінності, отримані від списання інших активів

2313

7211

2117

2313

1513-1518, 1812, 1816

2117

Облік запасів у разі їх вибуття

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

д-т

к-т

Списуємо запаси у зв’язку з їх вибуттям (крім операцій внутрівідомчої передачі)

8013, 8113, 8511

1511-1518, 1812, 1814-1816

Відносимо транспортно-заготівельні витрати у випадку акумуляції їх суми на окремому аналітичному рахунку

Списуємо матцінності, придбані (виготовлені) у попередні звітні роки, які відчужують шляхом реалізації

5512

1511-1518, 1811-1812, 1814-1816

Списуємо матцінності на створення нових активів (облік запасів, створених власними силами)

8113

1511, 1513, 1515-1518, 1812, 1816

Списуємо запаси внаслідок нестачі, природного убутку

8013, 8113

1511-1518, 1812, 1814-1816

Додатково запис коли винуватців у нестачі не встановлено (сума нестачі)

073

Якщо їх встановлено:

  • сума відшкодованих збитків установі на відновлення матцінностей

2115

7111

  • сума відшкодованих збитків бюджету

6312

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте матеріали про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль