Головбух: Бюджет

Табель обліку робочого часу: як заповнити

  • 21 лютого 2019
  • 48012
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Без інформації про відпрацьований час заробітну плату працівникові не нарахуєш. Джерело такої інформації — табель обліку робочого часу. Хто, коли і як його складає?

Хто обліковує робочий час

Табель обліку робочого часу складає особа, яку визначає керівник окремим наказом або у посадовій інструкції якої визначений такий обов’язок.

Так, робочий час обліковує:

  • працівник структурного підрозділу — працівників структурного підрозділу;
  • секретар, помічник або кадровик — керівника установи, його заступників та спеціалістів, які не входять до складу структурних підрозділів;
  • кадровик — усіх працівників, якщо установа невелика.

Коли складати табель обліку робочого часу 2019 року

Якщо в установі за першу половину місяця нараховується аванс по заробітній платі без урахування відпрацьованого часу, табель складаємо раз на місяць — лише для нарахування зарплати.

Якщо відпрацьований час враховуємо, табель робочого часу на 2019 рік складаємо 2 рази на місяць:

  • для нарахування авансу;
  • для нарахування зарплати.

Його подаємо до бухгалтерії установи. При цьому перед подачею даємо на підпис відповідальній особі, керівнику структурного підрозділу і кадровику. Без підпису бухгалтер його не прийме. Коли подавати — визначає графік документообігу в установі.

Бланк табеля обліку робочого часу

Форма табелю обліку робочого часу затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489. Це типова форма первинної облікової документації № П-5.

Бланк табеля обліку робочого часу

Інформація в реквізитах бланка дає змогу не лише правильно нарахувати зарплату працівникам, а й є базою для складання статистичної звітності, засобом контролю за тим, чи дотримується працівник встановленого режиму роботи тощо.

До відома!

Журнал обліку робочого часу

Журнал обліку робочого часу працівників або журнал відвідувань є додатковою формою контролю за дотриманням працівниками режиму роботи. Наразі на зміну їй вводять електронно-пропускну систему, яка фіксує, коли працівник покинув робоче місце чи повернувся. Як правило, ці системи впроваджені в центральних органах виконавчої влади та інших держорганах.

Особі, що відповідальна за ведення табеля, достатньо прописати постійні реквізити у бланку та заповнювати для кожного періоду лише реквізити, що змінюються.

Реквізити, які містить табель робочого часу, можна доповнювати іншими. Однак слід пам’ятати про правило застосування типової форми: уже затверджені у ній реквізити змінювати чи виключати заборонено. Тобто нові додаємо за потребою, а затверджені не змінюємо і не виключаємо.

Найочікуваніші події в бухгалтерській сфері:
Найочікуваніші події в бухгалтерській сфері

Коди в табелі робочого часу

Умовні позначення

Код

Літерний

Цифровий

Години роботи, передбачені колдоговором

Р

1

Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень)

РС

2

Вечірні години роботи

ВЧ

3

Нічні години роботи

РН

4

Надурочні години роботи

НУ

5

Години роботи у вихідні та святкові дні

РВ

6

Відрядження

ВД

7

Основна щорічна відпустка (ст.6 Закону України “Про відпустки”)

В

8

Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону України “Про відпустки”)

Д

9

Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України “Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи”

Ч

10

Творча відпустка (ст.16 Закону України “Про відпустки”)

ТВ

11

Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст.13, 14, 15, 15 Закону України “Про відпустки”)

Н

12

Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п.12, 13, 17 ст. 25 Закону України “Про відпустки”)

НБ

13

Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 крім п. 3, 12, 13, 17 Закону України “Про відпустки” )

ДБ

14

Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України “Про відпустки”)

ДО

15

Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (стаття 17 Закону України “Про відпустки”) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону України «Про відпустки»)

ВП

16

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-ти річного віку (ст. 25 п.3 Закону України “Про відпустки”)

ДД

17

Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону України “Про відпустки”)

НА

18

Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)

БЗ

19

Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)

НД

20

Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання

НП

21

Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.)

ІН

22

Простої

П

23

Прогули

ПР

24

Масові невиходи на роботу (страйки)

С

25

Оплачувана тимчасова непрацездатність

ТН

26

Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін. підтверджена довідками лікувальних закладів)

НН

27

Неявки з нез’ясованих причин

НЗ

28

Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами

ІВ

29

Інші причини неявок

І

30

Як заповнити табель робочого часу

Особа, що відповідальна за облік робочого часу в структурному підрозділі, спершу прописує постійні реквізити:

  • назву установи;
  • назву структурного підрозділу;
  • код ЄДРПОУ установи;
  • відомості про працівника структурного підрозділу (порядковий і табельний номер, стать, посаду, прізвище, ім’я, по батькові).

Табель обліку робочого часу заповнюємо за періодами, зазначаючи дату складання і звітний період. Наприклад, якщо табель подаємо два рази на місяць, звітним періодом буде проміжок часу:

  • з «01.09» по «15.09» — для нарахування авансу за першу половину місяця;
  • з «01.09» по «30.09» — для нарахування зарплати.

Заповнення табеля робочого часу продовжуємо із відображення відомостей у розрізі кожного працівника про:

  • явки та неявки за числами місяця із зазначенням годин;
  • кількість відпрацьованого часу за місяць;
  • кількість годин неявок за місяць для кожної з причин;
  • розмір посадового окладу чи тарифної ставки.

Це окремі розділи, які містить форма табелю обліку робочого часу. Тож розглянемо, як заповнювати кожен розділ та на що слід звернути увагу під час обліку робочого часу.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

На титульному аркуші бланка є умовні позначення для різних ситуацій з кодами:

  • буквеним;
  • цифровим.

Відомості про працівника відображаємо у чотирьох рядках. У перших двох рядках відображаємо відомості у розрізі чисел місяця з 01 по 15, у інших двох рядках — у розрізі чисел місяця з 16 по 31. В одному із двох рядків відображаємо код буквений, в іншому — кількість відпрацьованих годин відповідного числа місяця з урахуванням встановленого режиму праці.

Наприклад, працівник у травні відпрацював усі робочі дні. Зразок заповнення табеля робочого часу 2019 року для травня матиме вигляд:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

р

р

р

р

р

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Якщо працівник не з’явився з поважних причин на роботу (лікарняний, відпустка, відрядження чи ін.), табель обліку робочого часу має належним чином відображати ці відомості.

Неявку працівника має підтверджувати наказ про відрядження, відпустку, відрядження, листок непрацездатності чи довідка з медичного закладу.

Якщо працівник не з’явився на робоче місце:

  • без вагомої причини,
  • причина невідома роботодавцю,
  • причина відома та не підтверджена листком непрацездатності,

у відповідній комірці зазначаємо буквений код «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.

Наведемо інший зразок заповнення табеля робочого часу 2019 року для травня. Для прикладу, працівник 2-3 травня перебував у відрядженні за наказом, а 18-22 травня хворів, що підтверджує листок непрацездатності. У цій ситуації робочий час працівника відображаємо наступним чином:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

вд

вд

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

тн

тн

тн

тн

тн

р

р

-

-

р

р

р

р

р

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Табель обліку робочого часу: як заповнити  Перерви в роботі: які оплачувати, які — ні

Табель обліку робочого часу на 2019 рік складаємо виключно на працівників, з якими укладено трудовий договір. При цьому неважливо, строковий цей договір чи безстроковий, сумісник це чи основний працівник. Але й є виключення. Якщо з фізичною особою укладено цивільно-правовий договір або працівник працює на умовах суміщення, відомості про таку особу не відображаємо.

У табелі відображаємо і тих працівниць, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку.

Наприклад, у працівниці 16.05.2019 останній день відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, однак з 17.05.2019 їй надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку. Зразок заповнення табеля робочого часу 2019 року для травня в цій ситуації буде наступним:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

вп

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

Кількість відпрацьованого часу й неявок

Після того як відобразили відмітки про відвідування з кількістю відпрацьованих годин, у табелі обліку робочого часу вказуємо, скільки працівник відпрацював за місяць:

  • днів;
  • годин.

Якщо у табелі були буквені відмітки «ВЧ», «РН», «НУ», «РВ», додатково вказуємо, скільки годин відпрацював працівник:

  • у вечірні години (ВЧ);
  • у нічні години (РН);
  • надурочно (НУ);
  • у святкові і вихідні дні (РВ).

Тобто враховуємо режим та облік робочого часу для кожного працівника установи. Якщо за окремими посадами встановлено підсумований облік робочого часу за обліковий період, що дорівнює кварталу, півріччю, року, години роботи таких працівників визначені у графіках змінності. Фактичну кількість відпрацьованих годин визначаємо за даними табелю.

Наднормовий облік робочого часу здійснюємо по закінченню облікового періоду. Тобто кількість надурочних годин визначаємо як різницю кількості відпрацьованих годин в обліковому періоді і кількості годин за графіком змінності.

У наступному розділі зазначаємо загальну кількість днів і годин неявок на роботу з поважних чи інших причин. А в наступних стовпчиках розділу, що містить табель обліку робочого часу на 2019 рік, зазначаємо неявки в розрізі причин із зазначенням в комірках кількості днів/годин.

Коригування табеля

Досить часто робочий час працівників, робітників, службовців, держслужбовців чи посадових осіб місцевого самоврядування обліковують за пару днів до закінчення звітного періоду. Це специфіка бюджетної установи. Тож часто-густо виникають ситуації, коли слід уточнювати інформацію в табелі.

Наприклад, працівник 30.05.2019 захворів, але табель до бухгалтерії подали 24.05.2019. Дні хвороби не могли передбачити, тож у табелі 30 і 31 травня є відпрацьованими робочими днями. Особа, яка відповідальна за складання табеля, готує новий з правильними відомостями, у якому відображає дні хвороби:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

-

-

р

р

р

-

р

-

-

р

р

р

Х

-

8

8

-

-

8

8

7

-

8

-

-

8

8

8

Х

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

р

р

р

тн

тн

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

У новому табелі кількість відпрацьованих днів і годин зменшиться через тимчасову непрацездатність працівника. Цей табель обліку робочого часу складає особа у червні, після надання працівником листка непрацездатності. Тобто дата складання — червнева, а звітний період — з 1 по 31 травня поточного року. На підставі такого документа бухгалтер перерахує заробітну плату за травень та нарахує оплату за дні хвороби у травні (30, 31).

Автоматизований облік

Щоб з мінімальними зусиллями скласти табель обліку робочого часу, використовують програму автоматизованого обліку. На сьогодні для його складання є чимало безкоштовних пропозицій, якщо продукт перебуває у процесі тестування, та платні. Яким чином складати табель і чи впроваджувати для його складання програмне забезпечення — вирішувати керівникові установи.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Набридло це спливаюче вікно?

Тоді РЕЄСТРУЙТЕСЯ прямо зараз!

30 секунд на реєстрацію – і ви зможете СКАЧУВАТИ необхідні документи, форми, зразки без обмежень

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися і скачати