Головбух: Бюджет

Табель обліку робочого часу: як заповнити

  • 21 вересня 2018
  • 37750
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Без інформації про відпрацьований час заробітну плату працівникові не нарахуєш. Джерело такої інформації — табель обліку робочого часу. Хто, коли і як його складає?

Хто обліковує робочий час

Обліковує робочий час:

  • працівник структурного підрозділу — працівників структурного підрозділу;
  • секретар, помічник або кадровик — керівника установи, його заступників та спеціалістів, які не входять до складу структурних підрозділів;
  • кадровик — усіх працівників, якщо установа невелика.

Тобто табель обліку робочого часу складає особа, яку визначає керівник окремим наказом або у посадовій інструкції якої визначений такий обов’язок.

Коли складати табель обліку робочого часу

Якщо в установі за першу половину місяця виплачують аванс без урахування відпрацьованого часу, табель складаємо раз на місяць — лише для нарахування зарплати. Якщо відпрацьований час враховуємо, табель робочого часу на 2018 рік складаємо 2 рази на місяць:

  • для нарахування авансу;
  • для нарахування зарплати.

Його подаємо до бухгалтерії установи. При цьому перед подачею табель підписують відповідальна особа, керівник структурного підрозділу і кадровик. Без підпису бухгалтер його не прийме. Коли подавати — визначає графік документообігу в установі.

Податкова соціальна пільга 2019: визначаємо нові розміри

Іван Левадськийексперт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ
Із кожної зарплати чи іншого доходу працівника бухгалтер утримує ПДФО і військовий збір. Однак деякі доходи взагалі не оподатковуються, а до зарплати може застосовуватись податкова соціальна пільга. З’ясуємо, який розмір вона матиме у 2019 році та як її застосувати.

Табель робочого часу БЛАНК

Форма табелю обліку робочого часу затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489. Це типова форма первинної облікової документації № П-5.

Табель робочого часу БЛАНКзатверджений наказом від 05.12.2008 №489

Табель обліку робочого часу

Інформація в реквізитах цієї форми дає змогу не лише правильно нарахувати зарплату працівникам, а й є базою для складання статистичної звітності, засобом контролю за тим, чи дотримується працівник встановленого режиму роботи тощо.

До відома!

Журнал обліку робочого часу

Журнал обліку робочого часу працівників або журнал відвідувань є додатковою формою контролю за дотриманням працівниками режиму роботи. Наразі на зміну їй вводять електронно-пропускну систему, яка фіксує, коли працівник покинув робоче місце чи повернувся. Як правило, ці системи впроваджені в центральних органах виконавчої влади та інших держорганах.

Форма табелю обліку робочого часу типова і вже готова для застосування. Особі, що відповідальна за його ведення, достатньо прописати постійні реквізити та заповнювати для кожного періоду лише реквізити, що змінюються.

До речі, реквізити, які містить табель робочого часу, можна доповнювати іншими. Однак слід пам’ятати про правило застосування типової форми: уже затверджені у ній реквізити змінювати чи виключати заборонено. Тобто нові додаємо за потребою, а затверджені не змінюємо і не виключаємо.


Заповнення табеля робочого часу

Особа, що відповідальна за облік робочого часу в структурному підрозділі, спершу прописує постійні реквізити:

  • назву установи;
  • назву структурного підрозділу;
  • код ЄДРПОУ установи;
  • відомості про працівника структурного підрозділу (порядковий і табельний номер, стать, посаду, прізвище, ім’я, по батькові).

Табель обліку робочого часу заповнюємо за періодами, зазначаючи дату складання табелю і звітний період. Наприклад, якщо табель подаємо два рази на місяць, звітним періодом буде проміжок часу:

  • з «01.09» по «15.09» — для нарахування авансу за першу половину місяця;
  • з «01.09» по «30.09» — для нарахування зарплати.

При цьому у табелі за місяць слід дублювати дані за першу половину місяця.

Заповнення табеля робочого часу продовжуємо із відображення відомостей у розрізі кожного працівника про:

  • явки та неявки за числами місяця із зазначенням годин;
  • кількість відпрацьованого часу за місяць;
  • кількість годин неявок за місяць для кожної з причин;
  • розмір посадового окладу чи тарифної ставки.

Це окремі розділи, які містить форма табелю обліку робочого часу. Тож розглянемо, як заповнювати кожен розділ, та на що слід звернути увагу під час обліку робочого часу.

Зразок заповнення: відмітки про відвідування 

На титульному аркуші форми табеля є умовні позначення для різних ситуацій з кодами:

  • буквеним;
  • цифровим.

Відомості про працівника відображаємо у чотирьох рядках. У перших двох рядках, що містить табель робочого часу, відображаємо відомості у розрізі чисел місяця з 01 по 15, у інших двох рядках — у розрізі чисел місяця з 16 по 31. В одному із двох рядків відображаємо код буквений, в іншому — кількість відпрацьованих годин відповідного числа місяця з урахуванням встановленого режиму праці.

Наприклад, працівник у травні відпрацював усі робочі дні. Зразок заповнення табеля робочого часу 2018 року для травня матиме вигляд:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

р

-

-

р

р

-

р

р

-

-

р

р

Х

-

8

8

8

-

-

8

7

-

8

8

-

-

8

8

Х

р

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

-

р

р

р

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

-

8

8

8

Якщо працівник не з’явився з поважних причин на роботу (лікарняний, відпустка, відрядження чи ін.), табель обліку робочого часу має належним чином відображати ці відомості.

Неявку працівника має підтверджувати наказ про відпустку, відрядження, листок непрацездатності чи довідка з медичного закладу.

Якщо працівник не з’явився на робоче місце:

  • без вагомої причини,
  • причина невідома роботодавцю,
  • причина відома та не підтверджена листком непрацездатності,

у відповідній комірці зазначаємо буквений код «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.

Наведемо інший зразок заповнення табеля робочого часу 2018 року для травня. Для прикладу, працівник 10-11 травня перебував у відрядженні за наказом, а 18-22 травня хворів, що підтверджує листок непрацездатності. У цій ситуації робочий час працівника відображаємо наступним чином:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

р

-

-

р

р

-

вд

вд

-

-

р

р

Х

-

8

8

8

-

-

8

7

-

8

8

-

-

8

8

Х

р

р

тн

тн

тн

тн

тн

р

р

р

-

-

-

р

р

р

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

-

8

8

8

Табель обліку робочого часу: як заповнити  Перерви в роботі: які оплачувати, які — ні

Табель обліку робочого часу на 2018 рік складаємо виключно на працівників, з якими укладено трудовий договір. При цьому неважливо, строковий цей договір чи безстроковий, сумісник це чи основний працівник.

Але й є виключення. Якщо з фізичною особою укладено цивільно-правовий договір або працівник працює на умовах суміщення, відомості про таку особу в табель робочого часу не включаємо.

У табелі відображаємо і тих працівниць, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку.

Наприклад, у працівниці 17.05.2018 останній день відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, однак з 18.05.2018 їй надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку. Зразок заповнення табеля робочого часу 2018 року для травня в цій ситуації буде наступним:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

вп

Х

-

8

8

8

-

-

8

7

-

8

8

-

-

8

8

Х

вп

вп

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

дд

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

-

8

8

8

Кількість відпрацьованого часу

Після того як відобразили відмітки про відвідування з кількістю відпрацьованих годин, табель обліку робочого часу продовжуємо заповнювати з наступного розділу. У ньому вказуємо, скільки працівник відпрацював за місяць:

  • днів;
  • годин.

Якщо у табелі були буквені відмітки «ВЧ», «РН», «НУ», «РВ», додатково вказуємо, скільки годин відпрацював працівник:

  • у вечірні години (ВЧ);
  • у нічні години (РН);
  • надурочно (НУ);
  • у святкові і вихідні дні (РВ).

Тобто враховуємо режим та облік робочого часу для кожного працівника установи. Якщо за окремими посадами встановлено підсумований облік робочого часу за обліковий період, що дорівнює кварталу, півріччю, року, години роботи таких працівників визначені у графіках змінності. Фактичну кількість відпрацьованих годин визначаємо за даними табелю.

Наднормовий облік робочого часу здійснюємо по закінченню облікового періоду. Тобто кількість надурочних годин визначаємо як різницю кількості відпрацьованих годин в обліковому періоді і кількості годин за графіком змінності.

Кількість неявок

У наступному розділі зазначаємо загальну кількість днів і годин неявок на роботу з поважних чи інших причин. А в наступних стовпчиках розділу, що містить табель обліку робочого часу на 2018 рік, зазначаємо неявки в розрізі причин із зазначенням в комірках кількості днів/годин.

Коригування табеля

Досить часто робочий час працівників, робітників, службовців, держслужбовців чи посадових осіб місцевого самоврядування обліковують за пару днів до закінчення звітного періоду. Це специфіка бюджетної установи. Тож часто-густо виникають ситуації, коли слід проводити уточнення табелю обліку робочого часу.

Наприклад, працівник 30.05.2018 захворів, але табель до бухгалтерії подали 25.05.2018. Дні хвороби не могли передбачити, тож у табелі 30 і 31 травня є відпрацьованими робочими днями. Тобто табель має вигляд:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

р

-

-

р

р

-

р

р

-

-

р

р

Х

-

8

8

8

-

-

8

7

-

8

8

-

-

8

8

Х

р

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

-

р

р

р

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

-

8

8

8

Коригування табелю обліку робочого часу не робимо. Особа, яка відповідальна за його складання, складає новий табель з правильними відомостями, у якому відображає дні хвороби:

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

Х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

-

р

р

р

-

-

р

р

-

р

р

-

-

р

р

Х

-

8

8

8

-

-

8

7

-

8

8

-

-

8

8

Х

р

р

р

-

-

р

р

р

р

р

-

-

-

р

тн

тн

8

8

8

-

-

8

8

8

8

8

-

-

-

8

8

8

У новому табелі кількість відпрацьованих днів і годин зменшиться через тимчасову непрацездатність працівника. Цей табель обліку робочого часу складає особа у червні, після надання працівником листка непрацездатності. Тобто дата складання табелю — червнева, а звітний період — з 1 по 31 травня поточного року. На підставі такого табелю бухгалтер перерахує заробітну плату за травень та нарахує оплату за дні хвороби у травні (30, 31).

Автоматизований облік

Щоб з мінімальними зусиллями скласти табель обліку робочого часу програма автоматизованого обліку — поширена практика. Тобто установи встановлюють програмне забезпечення. На сьогодні для складання табелю є безкоштовні пропозиції, якщо продукт перебуває у процесі тестування, та платні. Яким чином складати табель і чи впроваджувати для його складання програмне забезпечення — вирішувати керівникові установи.


Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Зареєструватися