text
Головбух: Бюджет

Авансовый отчет: составляем правильно

  • 11 квітня 2018
  • 548

Деятельность учреждений, госорганов или органов местного самоуправления невозможна без служебных поездок. Поэтому для бухгалтера обычная практика — выдать работнику аванс на командировку, получить от него авансовый отчет, возместить расходы за время поездки. Но уверен ли бухгалтер, что работник подал авансовый отчет правильно?

Для чего нужен авансовый отчет

Если учреждение отправляет работника в командировку, оно должно правильно его рассчитать и оплатить. Часто учреждения выдают работникам перед служебной поездкой аванс. По завершению поездки работники отчитываются, куда использовали средства аванса. В частности, отмечают и подтверждают соответствующими документами:

  • сумму суточных;
  • стоимость проезда;
  • стоимость проживания;
  • прочие расходы.

То есть авансовый отчет это документ, который подтверждает, что работник использовал средства по назначению. Он является основанием для:

  • отражения соответствующих расходов в бухгалтерском учете учреждения;
  • подтверждения соблюдения кассовой дисциплины (если вовремя составлен и подан в бухгалтерию);
  • освобождения от налогообложения НДФЛ выданных работнику сумм командировочных расходов.

Авансовый отчет, то есть отчет об использовании средств выданных на командировку или под отчет, подают по форме, утвержденной приказом Минфина «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 28 сентября 2015 № 841» от 10.03.2016 № 350.

Такой отчет работник составляет на основании приказа о служебной поездке и документов, подтверждающих понесенные им расходы. Речь идет, в частности, о:

  • заказанных и приобретенных билетах на проезд к месту командировки и обратно;
  • документах, подтверждающих стоимость проживания работника в гостинице, хостеле, стоимость бронирования номера в гостинице, стоимость других услуг;
  • документах о снятии наличных или списании средств со счета (чек банкомата, слип).

Отчет об использовании средств выданных на командировку в отдельной строке содержит сумму суточных расходов, которые следует возместить работнику.

Обратите внимание!

За один день (сутки) пребывания за пределами рабочего места работнику учреждения следует оплатить суточные в сумме 60 грн.

При возмещении дополнительных расходов нужно учитывать ограничения, обусловленные изменениями в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу.

Когда подавать авансовый отчет 2018 года

Сроки отчетности (см. табл.) зависят от того, выдавали ли работнику аванс на командировку. Если работник такой аванс получил, отчет о командировке бланк он заполняет в сроки, определенные в пункте 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее — Порядок № 841).

Если аванс на командировку работнику не выдавали, авансовый отчет он составляет и представляет в бухгалтерию в срок, указанный в приказе о командировке.

Срок подачи отчета

Форма выдачи аванса

Вид расчетов

Строк для отчета, б. д.*

Основание

Наличные в кассе

Наличные

1-5

Абз. 1 п. 3 Порядка № 841

Перечисление на карточный счет работника

Наличные, безналичные

1-3

Абз. 4 п. 3 Порядка № 841

Безналичные

1-10

Выдача корпоративной платежной карточки

Наличные, безналичные

1-3

Безналичные

1-10

  * б. д. — банковский день, следующий за последним днем командировки.

Обратите внимание!

Если работник подал отчет о командировке, который составил на основе первичных документов, и при этом есть расхождения между списанными средствами со счета по безналичному расчету и расходами в отчете, руководитель учреждения может продлить срок отчетности до 20 банковских дней. Условие — если работник обратится с соответствующим заявлением до истечения 10-го банковского дня после завершения служебной поездки.

Авансовый отчет бланк

Прежде чем узнать, как заполнить авансовый отчет, рассмотрим бланк этого документа.

Авансовый отчет бланк:

Авансовый отчет бланк

Бланк отчета о командировке

Авансовый отчет бланк скачать Скачать авансовый отчет бланк

Заполнение авансового отчета

Заполнить бланк авансового отчета — обязанность каждого работника, который по приказу выполнял свои обязанности вне рабочего места в другом населенном пункте. 

Чтобы облегчить работнику и бухгалтеру работу, в таблице поочередно рассмотрим, какую информацию и в каких реквизитах бланка указывать.

Кто, что и в каком реквизите отчета записывает

Часть отчета

Название реквизита

Кто записывает

Сведения о записи

Лицевая сторона

Номер и дата

Работник со слов бухгалтера

Авансовый отчет, составленный работником, в день его подачи бухгалтер регистрирует в журнале регистрации полученных отчетов о командировке. Регистрационный номер в журнале бухгалтер сообщает работнику для его записи в отчете. Дата получения отчета (в расписке) тождественна дате, когда зарегистрирован отчет в журнале

Наименование налогового агента

Работник

В этом реквизите авансовый отчет содержит название учреждения в соответствии с его учредительными документами

Код ЕГРПОУ

Работник

Речь идет о коде ЕГРПОУ учреждения. Если работнику он неизвестен, он его уточняет в бухгалтерии

Отдел/Цех/Должность/Профессия

Работник

Сотрудник указывает название структурного подразделения, в котором работает, и свою должность

Ф.И.О.

Работник

Отчет о командировке заполняет работник, а потому он согласно паспорту в этом реквизите отмечает свою фамилию, имя, отчество

Налоговый номер (серия и номер паспорта*)

Работник

Работник отмечает номер своей учетной карточки, которая заведена в органе ДФС (то есть код ИНН)

Назначение аванса

Работник

Как правило, назначение — для командировки в населенный пункт, с указанием его названия

Остаток предыдущего аванса/Перерасход/Сумма (грн, коп.)

Работник

Если предыдущий авансовый отчет в реквизитах «остаток/перерасход» содержал суммы, которые работник/учреждение не погасили на дату подачи нового авансового отчета, их записываем в этом реквизите. При их отсутствии ставим прочерки

Получены (от кого, № и дата)/Сумма (грн, коп.)

Работник

Работник указывает сумму полученного аванса и реквизиты документа, по которому он его получил. Авансовый отчет работник заполняет с бухгалтером, если ему неизвестные дата и номер платежного поручения

Всего получено/Сумма (грн, коп.)

Работник

Работник отмечает общую сумму полученного аванса

Потрачено/Сумма (грн, коп.)

Работник

В этом реквизите работник отражает сумму расходов согласно первичным документам, которую переносит из строки «всего» обратной стороны отчета о командировке

Остаток/Перерасход/Сумма (грн, коп.)

Работник

В этих реквизитах будут прочерки, если сумма аванса равна сумме расходов. Если сумма аванса превышает сумму расходов, указываем сумму в реквизите «остаток», если наоборот — в реквизите «перерасход»

Приложение__документов

Работник

Работник отмечает количество подтверждающих документов, на основе которых составлен отчет об использовании средств выданных на командировку

Остаток внесен/Перерасход издана/Сумма/кассовый ордер/платежное поручение

Бухгалтер

Бухгалтер записывает сумму остатка, которую работник вернул, или сумму перерасхода, которую работнику возместило учреждение. При этом бухгалтер указывает реквизиты (дату и номер) документа, по которому проведены эти операции

Дата и подпись

Бухгалтер

Получив авансовый отчет и подтверждающие документы, по которым возвращено остаток или возмещено работнику перерасход, бухгалтер указывает дату операции и ставит подпись

Расчет суммы удержанного налога

Бухгалтер

Если остаток неиспользованного аванса или отчет об использовании средств выданных на командировку подан в следующем месяце, соответствующие суммы следует обложить НДФЛ и военным сбором. Рассчет составляет бухгалтер проставляя свою подпись и дату. После этого ознакамливает с ним работника

Отчет утвержден в сумме/Руководитель (подпись)/Дата

Руководитель

Авансовый отчет утверждает руководитель учреждения своей подписью. В этом реквизите указываем сумму расходов прописью и дату утверждения. Указанную сумму бухгалтер отражает в мемориальном ордере № 8

Отчет проверено/Дата/Бухгалтер

Бухгалтер

После того как бухгалтер получил отчет об использовании средств выданных на командировку, он его проверяет. После этой проверки бухгалтер указывает сумму расходов, подлежащих утверждению, дату и свою подпись

Дебет/Кредит/Сумма (грн, коп.)

Бухгалтер

После проверки отчета бухгалтер отмечает субсчета, по дебету и кредиту которых отражают эти операции в бухучете учреждения, и суммы в разрезе каждой записи

Отрывная часть

Расписка

Бухгалтер

Получив авансовый отчет, бухгалтер предоставляет работнику расписку, что дал отчет на проверку (отрывную часть отчета). В ней он указывает фамилию работника, дату получения отчета, сумму отчета, количество документов и свою подпись. Указанная дата будет свидетельствовать о соблюдении или несоблюдении срока отчетности (см. табл. 1)

Обратная сторона

№ п/п

Работник

Каждой записи (документу) в таблице с обратной стороны работник присваивает порядковый номер

Дата документа

Работник

Работник указывает дату документа, подтверждающего расходы

Кому, за что и на основании какого документа заплачено

Работник

В этом реквизите отмечают название контрагента, содержание расчетной операции, наименование и реквизиты документа, который ее подтверждает

Сумма (грн., коп.)/Всего

Работник

Из документа, подтверждающего расходы, работник проставляет сумму, а в последней строке — результат

Дебет счета

Бухгалтер

Проверив авансовый отчет, бухгалтер по каждому документу отмечает номер субсчета бухучета, по которым будут отражены расходы

Подпись подотчетного лица/Дата

Работник

После заполнения всех реквизитов отчета работник его подписывает и ставит дату составления

Авансовый отчет пример заполнения

Чтобы заполнение авансового отчета было безошибочным, рассмотрите образец заполнения.

Пример заполнения авансового отчета:

Пример заполнения авансового отчета

Авансовый отчет: составляем правильно

Авансовый отчет образец заполнения скачать скачать Авансовый отчет образец заполнения

Проверка авансового отчета

После того как работник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, бухгалтер проверяет:

  • правильно ли заполнены реквизиты;
  • все ли подтверждающие документы приложены к отчету;
  • наличие подписи и т. п.

Затем бухгалтер выясняет, соответствуют ли суммы, которые содержит авансовый отчет Украина, суммам в первичных документах.

Нужно обратить внимание на дату подачи отчета — не нарушен ли срок, не нужно ли облагать сумму аванса НДФЛ и военным сбором. Проверить, вовремя работник вернул неиспользованную сумму аванса или средства по предварительному авансу.

Для отражения в бухучете бухгалтер должен заполнить в авансовом отчете реквизиты:

  • отчет проверено;
  • остаток внесен (перерасход выдан)
  • корреспонденция субсчетов;
  • расчет сумм удержанного налога — если аванс вернули несвоевременно.

Авансовый отчет обязательно должен содержать заполненный реквизит «Отчет утвержден», подпись руководителя и дату утверждения.

Если авансовый отчет составлен неправильно

Если работники подают авансовые отчеты вовремя, возвращают неиспользованные суммы аванса — никаких последствий для работников и учреждения не возникает. А если нет? Как действовать бухгалтеру, чтобы все нормы законодательства были соблюдены и не было финансовых санкций для учреждения? Рассмотрим ситуации.

Авансовый отчет подано, неиспользованный аванс не возвращен

Если авансовый отчет в реквизите «Остаток» содержит сумму, которую работник не вернул, контролирующие органы при проверке применят к учреждению финансовые санкции.

Так, по пункту 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148, работник подает:

  • отчет об использовании средств, предоставленных на командировку;
  • документы, подтверждающие снятие наличных с текущего счета учреждения или карточного счета работника (чек банкомата, копия расходного ордера, слип, квитанция торгового терминала и т. п.);
  • неизрасходованный остаток аванса.

Если остаток аванса не возвращен в установленный срок (см. nабл. 1) после того, как авансовой отчет подан, согласно абзацу пятому части первой статьи 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 № 436/95 к учреждению применят финансовые санкции в виде штрафа — 25% от выданной работнику под отчет суммы.

Если работник не подал авансовый отчет по ранее выданным средствам, учреждении придется платить в государственный бюджет штраф в размере 25% от выданной работнику под отчет суммы по предварительному авансу. Чтобы избежать штрафных санкций, бухгалтер должен напомнить работнику о предельной дате отчетности и сообщить, что сумма аванса будет облагаться налогом и 25% этой суммы будет удержана из зарплаты работника.

Авансовый отчет о командировке подан не вовремя

Если работник по каким-либо причинам подал авансовый отчет в бухгалтерию по истечении предельного срока (см. табл. 1), бухгалтер облагает сумму выданного аванса.

Так, если работник, скажем, 10 апреля должен был вернуть неиспользованную сумму аванса и в течение апреля не вернул, бухгалтер в мае облагает такую ​​сумму на соответствующие ставки НДФЛ и военного сбора.

Если бланк отчета о командировке в реквизите «Остаток» содержит, например, 200 грн, и работник не вернул этот остаток в апреле, налогооблагаемой базой будет:

  • 243,90 грн (200 грн × 1,21951) — для удержания НДФЛ (п. 164.2.11 НК);
  • 200,00 грн — для удержания военного сбора.

Обратите внимание!

1,21951 — это «натуральный» коэффициент, определенный по пункту 164.5 НК. Для удержания военного сбора его не применяют.

Если отчет о командировке бланк работник заполняет и подает по истечении предельного срока для отчетности, к учреждению применяют те же финансовые санкции, что и в случае невозврата части аванса.

Авансовый отчет не подан

Как действовать бухгалтеру, если работник вообще не подает отчет? Так же, как и в предыдущих ситуациях. Но для учреждения — плательщика НДС, если он выплатил аванс со своего текущего счета, возникают еще одна трудность — НДС по такой выплате нельзя отнести к налоговому кредиту. Объясняется это просто: если авансовый отчет на командировку отсутствует, то отсутствуют и основания относить такие расходы к хозяйственным, связанным с основной деятельностью учреждения (п. 198.6 НК). Соответственно без начисления обязательств по НДС по этим расходам не обойтись.

Напоминаем, налоговый кредит по НДС можно отразить только на дату утверждения отчета при наличии зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной.

Авансовый отчет не со всеми реквизитами

Если бухгалтер обнаружил, что авансовый отчет о командировке содержит незаполненные реквизиты, он сообщает об этом работника, чтобы тот устранил недостаток. Ведь авансовые отчеты являются документами только тогда, когда нет незаполненных реквизитов.

Если контролирующие органы обнаружат в отчете незаполненные документы, они применят к учреждению те же санкции, что и в случае непредоставления отчета.

Авансовый отчет с ошибками

Бухгалтеру следует внимательно проверять поданный работником отчет, особенно, правильно ли отражены в нем суммы:

  • выданного аванса;
  • расходов по каждому подтверждающему документу;
  • общей суммы расходов;
  • суммы остатка или перерасхода.

Ведь ошибки могут привести к неправильному отображению расходов в бухгалтерском учете учреждения, и в результате — невозвращению в полном объеме выданного аванса с соответствующим неналогообложением НДФЛ, военным сбором и применением финансовых санкций. Поэтому бухгалтер должен уведомить работника об ошибках, чтобы тот их исправил или подал новый авансовый отчет, если он еще не утвержден. Если отчет уже утвержден, бухгалтер исправляет ошибки самостоятельно на основании бухгалтерской справки.

Авансовый отчет: проводки

Как отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с авансовым отчетом, какие проводки при этом использовать — читайте в публикации Авансовый отчет проводки.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд