Авансовый отчет: составляем правильно

0
Деятельность учреждений, госорганов или органов местного самоуправления невозможна без служебных поездок. Поэтому для бухгалтера обычная практика — выдать работнику аванс на командировку, получить от него авансовый отчет, возместить расходы за время поездки. Но уверен ли бухгалтер, что работник подал авансовый отчет правильно?

Для чего нужен авансовый отчет

Если учреждение отправляет работника в командировку, оно должно правильно его рассчитать и оплатить. Часто учреждения выдают работникам перед служебной поездкой аванс. По завершению поездки работники отчитываются, куда использовали средства аванса. В частности, отмечают и подтверждают соответствующими документами:

  • сумму суточных;
  • стоимость проезда;
  • стоимость проживания;
  • прочие расходы.

То есть авансовый отчет это документ, который подтверждает, что работник использовал средства по назначению. Он является основанием для:

  • отражения соответствующих расходов в бухгалтерском учете учреждения;
  • подтверждения соблюдения кассовой дисциплины (если вовремя составлен и подан в бухгалтерию);
  • освобождения от налогообложения НДФЛ выданных работнику сумм командировочных расходов.

Авансовый отчет, то есть отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подают по форме, утвержденной приказом Минфина «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 28 сентября 2015 № 841» от 10.03.2016 № 350.

Такой отчет работник составляет на основании приказа о служебной поездке и документов, подтверждающих понесенные им расходы. Речь идет, в частности, о:

  • заказанных и приобретенных билетах на проезд к месту командировки и обратно;
  • документах, подтверждающих стоимость проживания работника в гостинице, хостеле, стоимость бронирования номера в гостинице, стоимость других услуг;
  • документах о снятии наличных или списании средств со счета (чек банкомата, слип).

Отчет об использовании средств выданных на командировку в отдельной строке содержит сумму суточных расходов, которые следует возместить работнику.

Обратите внимание!

За один день (сутки) пребывания за пределами рабочего места работнику учреждения следует оплатить суточные в сумме 60 грн.

При возмещении дополнительных расходов нужно учитывать ограничения, обусловленные изменениями в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу.

Когда подавать авансовый отчет

Сроки отчетности (см. табл. 1) зависят от того, выдавали ли работнику аванс на командировку. Если работник такой аванс получил, отчет о командировке бланк он заполняет в сроки, определенные в пункте 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее — Порядок № 841).

Если аванс на командировку работнику не выдавали, авансовый отчет он составляет и представляет в бухгалтерию в срок, указанный в приказе о командировке.

Таблица 1

Срок подачи отчета

Форма выдачи аванса

Вид расчетов

Строк для отчета, б. д.*

Основание

Наличные в кассе

Наличные

1-5

Абз. 1 п. 3 Порядка № 841

Перечисление на карточный счет работника

Наличные, безналичные

1-3

Абз. 4 п. 3 Порядка № 841

Безналичные

1-10

Выдача корпоративной платежной карточки

Наличные, безналичные

1-3

Безналичные

1-10

  * б. д. — банковский день, следующий за последним днем командировки.

Обратите внимание!

Если работник подал отчет о командировке, который составил на основе первичных документов, и при этом есть расхождения между списанными средствами со счета по безналичному расчету и расходами в отчете, руководитель учреждения может продлить срок отчетности до 20 банковских дней. Условие — если работник обратится с соответствующим заявлением до истечения 10-го банковского дня после завершения служебной поездки.

Что и как указать в отчете

Заполнение авансового отчета — обязанность каждого работника, который по приказу выполнял свои обязанности вне рабочего места в другом населенном пункте. Прежде чем узнать, как заполнить авансовый отчет, рассмотрим бланк этого документа.

Отчет о командировке бланк

Бланк отчета о командировке

➨ Скачать отчет об использовании средств выданных на командировку бланк

Чтобы облегчить работнику и бухгалтеру работу, в Таблице 2 поочередно рассмотрим, какую информацию и в каких реквизитах бланка указывать.

Как заполнять авансовый отчет

   Авансовый отчет реквизиты

Пример заполнения авансового отчета вы можете рассмотреть в отдельном документе:

➨ скачать Авансовый отчет образец заполнения

Проверка отчета

После того как работник представил в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, бухгалтер проверяет:

  • правильно ли заполнены реквизиты;
  • все ли подтверждающие документы приложены к отчету;
  • наличие подписи и т. п.

Затем бухгалтер выясняет, соответствуют ли суммы, которые содержит авансовый отчет, суммам в первичных документах.

Нужно обратить внимание на дату подачи отчета — не нарушен ли срок, не нужно ли облагать сумму аванса НДФЛ и военным сбором. Проверить, вовремя работник вернул неиспользованную сумму аванса или средства по предварительному авансу.

Для отражения в бухучете бухгалтер должен заполнить в авансовом отчете реквизиты:

  • отчет проверено;
  • остаток внесен (перерасход выдан)
  • корреспонденция субсчетов;
  • расчет сумм удержанного налога — если аванс вернули несвоевременно.

Авансовый отчет обязательно должен содержать заполненный реквизит «Отчет утвержден», подпись руководителя и дату утверждения.

Если авансовый отчет составлен неправильно

Если работники подают авансовые отчеты вовремя, возвращают неиспользованные суммы аванса — никаких последствий для работников и учреждения не возникает. А если нет? Как действовать бухгалтеру, чтобы все нормы законодательства были соблюдены и не было финансовых санкций для учреждения? Рассмотрим ситуации.

Авансовый отчет подано, неиспользованный аванс не возвращен

Если авансовый отчет в реквизите «Остаток» содержит сумму, которую работник не вернул, контролирующие органы при проверке применят к учреждению финансовые санкции.

Так, по пункту 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148, работник подает:

  • отчет об использовании средств, предоставленных на командировку;
  • документы, подтверждающие снятие наличных с текущего счета учреждения или карточного счета работника (чек банкомата, копия расходного ордера, слип, квитанция торгового терминала и т. п.);
  • неизрасходованный остаток аванса.

Если остаток аванса не возвращен в установленный срок (см. nабл. 1) после того, как авансовой отчет подан, согласно абзацу пятому части первой статьи 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 № 436/95 к учреждению применят финансовые санкции в виде штрафа — 25% от выданной работнику под отчет суммы.

Если работник не подал авансовый отчет по ранее выданным средствам, учреждении придется платить в государственный бюджет штраф в размере 25% от выданной работнику под отчет суммы по предварительному авансу. Чтобы избежать штрафных санкций, бухгалтер должен напомнить работнику о предельной дате отчетности и сообщить, что сумма аванса будет облагаться налогом и 25% этой суммы будет удержана из зарплаты работника.

Авансовый отчет о командировке подан не вовремя

Если работник по каким-либо причинам подал авансовый отчет в бухгалтерию по истечении предельного срока (см. табл. 1), бухгалтер облагает сумму выданного аванса.

Так, если работник, скажем, 10 апреля должен был вернуть неиспользованную сумму аванса и в течение апреля не вернул, бухгалтер в мае облагает такую ​​сумму на соответствующие ставки НДФЛ и военного сбора.

Если бланк отчета о командировке в реквизите «Остаток» содержит, например, 200 грн, и работник не вернул этот остаток в апреле, налогооблагаемой базой будет:

  • 243,90 грн (200 грн × 1,21951) — для удержания НДФЛ (п. 164.2.11 НК);
  • 200,00 грн — для удержания военного сбора.

Обратите внимание!

1,21951 — это «натуральный» коэффициент, определенный по пункту 164.5 НК. Для удержания военного сбора его не применяют.

Если отчет о командировке бланк работник заполняет и подает по истечении предельного срока для отчетности, к учреждению применяют те же финансовые санкции, что и в случае невозврата части аванса.

Авансовый отчет не подан

Как действовать бухгалтеру, если работник вообще не подает отчет? Так же, как и в предыдущих ситуациях. Но для учреждения — плательщика НДС, если он выплатил аванс со своего текущего счета, возникают еще одна трудность — НДС по такой выплате нельзя отнести к налоговому кредиту. Объясняется это просто: если авансовый отчет на командировку отсутствует, то отсутствуют и основания относить такие расходы к хозяйственным, связанным с основной деятельностью учреждения (п. 198.6 НК). Соответственно без начисления обязательств по НДС по этим расходам не обойтись.

Напоминаем, налоговый кредит по НДС можно отразить только на дату утверждения отчета при наличии зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной.

Авансовый отчет не со всеми реквизитами

Если бухгалтер обнаружил, что авансовый отчет о командировке содержит незаполненные реквизиты, он сообщает об этом работника, чтобы тот устранил недостаток. Ведь авансовые отчеты являются документами только тогда, когда нет незаполненных реквизитов.

Если контролирующие органы обнаружат в отчете незаполненные документы, они применят к учреждению те же санкции, что и в случае непредоставления отчета.

Авансовый отчет с ошибками

Бухгалтеру следует внимательно проверять поданный работником отчет, особенно, правильно ли отражены в нем суммы:

  • выданного аванса;
  • расходов по каждому подтверждающему документу;
  • общей суммы расходов;
  • суммы остатка или перерасхода.

Ведь ошибки могут привести к неправильному отображению расходов в бухгалтерском учете учреждения, и в результате — невозвращению в полном объеме выданного аванса с соответствующим неналогообложением НДФЛ, военным сбором и применением финансовых санкций. Поэтому бухгалтер должен уведомить работника об ошибках, чтобы тот их исправил или подал новый авансовый отчет, если он еще не утвержден. Если отчет уже утвержден, бухгалтер исправляет ошибки самостоятельно на основании бухгалтерской справки.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи

Освітні заходи

Отримайте нові знання

Взяти участь











© Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

і я інформуватиму вас про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

  Ольга Пастухова, головний редактор порталу «Бюджетник»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль