text
Головбух: Бюджет

Авансовий звіт: складаємо правильно

  • 10 квітня 2018
  • 6320
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Діяльність установ, держорганів чи органів місцевого самоврядування неможлива без службових поїздок. Тож для бухгалтера звична практика — видати працівнику аванс на відрядження, отримати від нього авансовий звіт, відшкодувати витрати за час поїздки. Та чи певний бухгалтер, що працівник подав авансовий звіт правильно?

Для чого потрібний авансовий звіт

Якщо установа відправляє працівника у службову поїздку, обов’язок бухгалтера — оплата відрядження. Часто установи видають працівникам перед службовою поїздкою аванс. По завершенню поїздки працівники звітують, куди використали кошти авансу. Зокрема, зазначають і підтверджують відповідними документами:

  • суму добових;
  • вартість проїзду;
  • вартість проживання;
  • інші витрати.

Тобто авансовий звіт це документ, який підтверджує, що працівник використав кошти за призначенням. Він є підставою для:

  • відображення відповідних витрат у бухгалтерському обліку установи;
  • підтвердження дотримання касової дисципліни (якщо вчасно складений і поданий до бухгалтерії);
  • звільнення від оподаткування ПДФО виданих працівнику сум на відрядження.

Авансовий звіт, тобто звіт про використання коштів виданих на відрядження чи під звіт, подають за формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841» від 10.03.2016 № 350.

Такий звіт працівник складає на підставі наказу про службову поїздку та документів, що підтверджують понесені ним витрати. Мова йде, зокрема, про:

  • замовлені та придбані квитки на проїзд до місця відрядження й назад;
  • документи, які підтверджують вартість проживання працівника у готелі, хостелі, вартість бронювання номеру в готелі, вартість інших послуг;
  • документи про зняття готівки чи списання коштів з рахунку (чек банкомата, сліп).

Звіт про використання коштів виданих на відрядження в окремому рядку містить суму добових витрат, які слід відшкодувати працівнику.

Зверніть увагу!

За один день (добу) перебування поза межами робочого місця працівнику установи слід оплатити добові в сумі 60 грн.

Під час відшкодування додаткових витрат потрібно враховувати обмеження, зумовлені змінами до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон.

Коли подавати авансовий звіт

Строки звітування (див. табл. 1) залежать від того, чи видавали працівнику аванс на відрядження. Якщо працівник такий аванс отримав, Звіт про відрядження бланк він заповнює у строки, визначені у пункті 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — Порядок № 841).

Якщо аванс на відрядження працівникові не видавали, авансовий звіт він складає і подає до бухгалтерії у строк, вказаний у наказі про відрядження.

Таблиця 1

Строк подання звіту

Форма видачі авансу

Вид розрахунків

Строк для звіту, б. д.*

Підстава

Готівка з каси

Готівка

1-5

Абз. 1 п. 3 Порядку № 841

Перерахунок на картковий рахунок працівника

Готівка, безготівковий

1-3

Абз. 4 п. 3 Порядку № 841

Безготівковий

1-10

Видача корпоративної платіжної картки

Готівка, безготівковий

1-3

Безготівковий

1-10

  * б. д. — банківський день, що настає за останнім днем відрядження

Зверніть увагу!

Якщо працівник подав звіт про відрядження, який склав на основі первинних документів, і при цьому є розбіжності між списаними коштами з рахунку за безготівковим розрахунком і витратами у звіті, керівник установи може продовжити строк звітування до 20 банківських днів. Умова — якщо працівник звернеться з відповідною заявою до закінчення 10-го банківського дня після завершення службової поїздки.

Що і як вказати у звіті

Бланк звіту про відрядження (див. нижче) заповнює кожен працівник, який за наказом виконував свої обов’язки поза робочим місцем у іншому населеному пункті.

Авансовий звіт бланк:

Бланк авансового звіту

Бланк звіту про відрядження

Авансовий звіт: складаємо правильно Скачати звіт про використання коштів виданих на відрядження бланк

Щоб полегшити працівникові та бухгалтеру роботу, у Таблиці 2 розглянемо, яку інформацію та в яких реквізитах повинен містити бланк авансового звіту.

Таблиця 2

Хто, що і в якому реквізиті звіту записує

Частина звіту

Назва реквізиту

Хто записує

Відомості про запис

Лицьовий бік

Номер і дата

Працівник зі слів бухгалтера

Авансовий звіт, складений працівником, у день його подання реєструється бухгалтером  у журналі реєстрації отриманих звітів про відрядження. Реєстраційний номер у журналі бухгалтер повідомляє працівнику для запису його у звіті. Дата отримання звіту (у розписці) є тотожною даті, коли зареєстровано звіт у журналі

Найменування податкового агента

Працівник

У цьому реквізиті авансовий звіт містить назву установи згідно з її установчими документами

Код за ЄДРПОУ

Працівник

Із назви реквізиту зрозуміло що мова йде про код ЄДРПОУ установи. Якщо працівнику він невідомий, він його уточнює в бухгалтерії

Відділ/Цех/ Посада/Професія

Працівник

Працівник зазначає назву структурного підрозділу у якому працює, і свою посаду

П.І.Б.

Працівник

Звіт про відрядження бланк заповнює працівник, а тому він згідно з паспортом у цьому реквізиті зазначає своє повне прізвище, ім’я, по батькові

Податковий номер (серія і номер паспорту*)

Працівник

Зазначає працівник номер своєї облікової картки, яка заведена в органі ДФС (тобто код ІПН)

Призначення авансу

Працівник

Як правило, призначення — для відрядження до населеного пункту, із зазначенням його назви

Залишок попереднього авансу/Перевитрата/ Сума (грн, коп.)

Працівник

Якщо попередній авансовий звіт у реквізитах «залишок/перевитрата» містив суми, і їх працівник/установа не погасили станом на дату подання нового авансового звіту, їх записуємо у цьому реквізиті. За їх відсутності ставимо прочерки

Одержано (від кого, № та дата)/Сума (грн, коп.)

Працівник

Працівник зазначає суму отриманого авансу та реквізити документу, за яким він його отримав. Авансовий звіт працівник заповнює з допомогою бухгалтера, якщо працівнику невідомі дата і номер платіжного доручення

Усього отримано/Сума (грн, коп.)

Працівник

Зазначає працівник загальну суму отриманого авансу

Витрачено/Сума (грн, коп.)

Працівник

У цьому реквізиті відображає працівник суму витрат згідно з первинними документами, яку переносить із рядка «усього» зворотнього боку, що містить звіт про відрядження бланк

Залишок/Перевитрата/Сума (грн, коп.)

Працівник

У цих реквізитах будуть прочерки, якщо сума авансу дорівнює сумі витрат. Якщо сума авансу перевищує суму витрат, зазначаємо суму в реквізиті «залишок», якщо навпаки — в реквізиті «перевитрата»

Додаток __ документів

Працівник

Зазначає працівник числом кількість підтвердних документів, на основі яких складено звіт про використання коштів виданих на відрядження

Залишок унесений/Перевитрата видана/Сума/ касовий ордер/платіжне доручення

Бухгалтер

Залежно у якому реквізиті «залишок» чи «перевитрата» зазначена сума, бухгалтер записує суму залишку, яку працівник повернув, або суму перевитрати, яку працівнику відшкодувала установа. При цьому бухгалтер зазначає реквізити (дату й номер) документу, за яким ці операції

Дата і підпис

Бухгалтер

Отримавши авансовий звіт і підтвердні документи, за якими повернуто залишок чи відшкодовано працівнику перевитрату, бухгалтер зазначає дату операції і власний підпис

Розрахунок суми утриманого податку

Бухгалтер

Якщо залишок невикористаного авансу чи звіт про використання коштів виданих на відрядження подано наступного місяця, відповідні суми слід оподаткувати ПДФО і військовим збором. Його складає бухгалтер проставляючи свій підпис і дату. Після цього з ним ознайомлюємо працівника. З розрахунком військового збору працівника бухгалтер ознайомлює додатково, оскільки реквізит передбачений лише для ПДФО

Звіт затверджено в сумі/Керівник (підпис)/Дата

Керівник

Авансовий звіт затверджує керівник установи своїм підписом. У цьому реквізиті зазначаємо суму витрат прописом та дату затвердження. Зазначену суму бухгалтер відображає в меморіальному ордері № 8

Звіт перевірено/ Дата/Бухгалтер

Бухгалтер

Після того як бухгалтер отримав звіт про використання коштів виданих на відрядження, він його перевіряє на предмет достовірності і відповідності підтвердних документів. Після цієї перевірки бухгалтер у цьому реквізиті зазначає суму витрат, які підлягають затвердженню, дату і власний підпис

Дебет/Кредит/Сума (грн, коп.)

Бухгалтер

Після перевірки звіту бухгалтер зазначає субрахунки бухобліку, за дебетом і кредитом яких відображаємо ці операції в бухобліку установи, та суми в розрізі кожного запису

Відривна частина

Розписка

Бухгалтер

Отримавши авансовий звіт бухгалтер надає працівнику розписку що ним прийнято звіт на перевірку (відривну частину звіту). У ній він зазначає прізвище працівника, дату отримання звіту, суму звіту, кількість документів до звіту і власний підпис. Зазначена в ній дата свідчитиме про дотримання чи недотримання строку звітування (див. табл. 1)

Зворотній бік

№ з/п

Працівник

Кожному запису (документу) у таблиці зворотнього боку, що містить бланк звіту про відрядження, працівник присвоює порядковий номер

Дата документа

Працівник

Працівник зазначає дату документа, що підтверджує проведені витрати

Кому, за що і на підставі якого документа заплачено

Працівник

У цьому реквізиті зазначаємо назву контрагента, зміст розрахункової операції, найменування і реквізити документа, що її підтверджують

Сума (грн, коп.)/Усього

Працівник

Із документа, що підтверджує витрати, працівник проставляє суму, а в останньому рядку — підсумок

Дебет рахунку

Бухгалтер

Перевіривши авансовий звіт, бухгалтер за кожним документом зазначає номер субрахунку бухобліку, за яким будуть відображені витрати

Підпис підзвітної особи/Дата

Працівник

Після заповнення усіх реквізитів звіту працівник його підписує і ставить дату його складання

Авансовий звіт приклад заповнення

Аби не допустити помилки, коли заповнюватимете авансовий звіт бланк, розгляньте зразок заповнення авансового звіту: 

Авансовий звіт приклад заповнення

Авансовий звіт: складаємо правильно

Авансовий звіт: складаємо правильно Скачати Авансовий звіт зразок заповнення

Як перевіряти авансовий звіт

Після того як працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт про відрядження, бухгалтер перевіряє:

  • чи правильно заповнені реквізити;
  • чи всі підтвердні документи додані до звіту;
  • наявність підпису тощо.

Потім бухгалтер з’ясовує, чи відповідають суми, які містить авансовий звіт, сумам у первинних документах.

Потрібно звернути увагу на дату подання звіту — чи не порушено строк, чи не потрібно оподатковувати суму авансу ПДФО і військовим збором. Перевірити, чи вчасно працівник повернув невикористану суму авансу, кошти за попереднім авансом тощо.

Для відображення у бухобліку бухгалтер має заповнити у авансовому звіті реквізити:

  • звіт перевірено;
  • залишок унесений (перевитрата видана);
  • кореспонденція субрахунків;
  • розрахунок сум утриманого податку — якщо аванс повернули несвоєчасно.

Звіт про використання коштів виданих на відрядження обов’язково має містити заповнений реквізит «Звіт затверджено», підпис керівника і дату затвердження.

Якщо авансовий звіт поданий неправильно

Якщо працівники подають авансові звіти вчасно, повертають невикористані суми авансу — жодних наслідків для працівників і установи не виникає. А якщо ні? Як діяти бухгалтеру, аби всі норми законодавства були дотримані і не було фінансових санкцій для установи? Розглянемо ситуації.

Авансовий звіт подано, невикористаний аванс не повернуто

Якщо авансовий звіт у реквізиті «Залишок» містить суму, яку працівник не повернув, контролюючі органи під час перевірки застосують до установи фінансові санкції.

Так, за пунктом 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, працівник подає:

  • звіт про використання коштів наданих на відрядження;
  • документи, які підтверджують зняття готівки з поточного рахунку установи чи карткового рахунку працівника (чек банкомата, копія видаткового ордера, сліп, квитанція торговельного термінала тощо);
  • невитрачений залишок готівки.

Якщо залишок готівки не повернуто у визначений строк (див. табл. 1) після того, як авансовій звіт подано, згідно з абзацом п’ятим частини першої статті 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 № 436/95 до установи застосують фінансові санкції у вигляді штрафу — 25% від виданої працівнику під звіт суми.

Якщо працівник не подав авансовий звіт щодо раніше виданих коштів, установі доведеться сплачувати у державний бюджет штраф у розмірі 25% від виданої працівнику під звіт суми за попереднім авансом. Аби уникнути штрафних санкцій, бухгалтер має нагадати працівнику про граничну дату звітування та повідомити, що сума авансу буде оподаткована і 25% цієї суми буде утримано із зарплати працівника.

Авансовий звіт про відрядження подано не вчасно

Якщо працівник за будь-яких причин подав авансовий звіт до бухгалтерії після спливу граничного строку (див. табл. 1), бухгалтер оподатковує суму виданого авансу.

Так, якщо працівник, скажімо, 10 квітня мав повернути невикористану суму авансу і протягом квітня не повернув, бухгалтер у травні оподатковує таку суму на відповідні ставки ПДФО і військового збору.

Якщо бланк звіту про відрядження у реквізиті «Залишок» містить, наприклад, 200 грн, і працівник не повернув цей залишок у квітні, оподаткованою базою буде:

  • 243,90 грн (200 грн × 1,21951) — для утримання ПДФО (п. 164.2.11 ПК);
  • 200,00 грн — для утримання військового збору.

Зауважуємо!

1,21951 — це «натуральний» коефіцієнт, визначений за пунктом 164.5 ПК. Для утримання військового збору його не застосовують.

Якщо звіт про відрядження бланк працівник заповнює і подає після спливу граничного строку для звітування, до установи застосовуватимуть ті самі фінансові санкції, що й у разі неповернення частини авансу.

Авансовий звіт не подано

Як діяти бухгалтеру, якщо працівник взагалі не подає звіт? Так само, як і в попередніх ситуаціях. Та для установи — платника ПДВ, якщо вона виплатила аванс зі свого поточного рахунку, виникають ще одні труднощі — ПДВ за такою виплатою не можна віднести до податкового кредиту. Пояснюється це просто: якщо авансовий звіт на відрядження відсутній, то відсутні й підстави відносити такі витрати до господарських, пов’язаних з основною діяльністю установи (п. 198.6 ПК). Відповідно без нарахування зобов’язань з ПДВ за цими витратами не обійтись.

Нагадуємо, податковий кредит з ПДВ можна відобразити лише на дату затвердження звіту за наявності зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної.

Авансовий звіт не з усіма реквізитами

Якщо бухгалтер виявив, що авансовий звіт про відрядження містить незаповнені реквізити, він повідомляє по це працівника, аби той усунув недолік. Адже авансові звіти є документами лише тоді, коли немає незаповнених реквізитів.

Якщо контролюючі органи виявлять у звіті незаповнені документи, вони застосують до установи ті ж санкції, що й у разі неподання звіту.

Авансовий звіт з помилками

Бухгалтеру слід уважно перевіряти поданий працівником звіт, особливо, чи правильно відображені у ньому суми:

  • виданого авансу;
  • витрат за кожним підтвердним документом;
  • загальної суми витрат;
  • суми залишку чи перевитрати.

Адже помилки можуть призвести до неправильного відображення витрат у бухгалтерському обліку установи, і в результаті — неповернення у повному обсязі виданого авансу з відповідним неоподаткуванням ПДФО, військовим збором і застосуванням фінансових санкцій. Тож бухгалтер має повідомити працівника про помилки, аби той їх виправив або подав новий авансовий звіт, якщо його ще не затверджено. Якщо звіт уже затверджений, бухгалтер виправляє помилки самостійно на підставі бухгалтерської довідки.

Авансовий звіт у обліку: проводки

Як відобразити в бухгалтерському обліку операції, пов’язані з авансовим звітом, які проводки при цьому використовувати — читайте у публікації Авансовий звіт: проводки.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

заповніть форму та отримайте матеріали про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль