Авансовий звіт: складаємо правильно

4322
ЛЕВАДСЬКИЙ Іван
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ
Діяльність установ, держорганів чи органів місцевого самоврядування неможлива без службових поїздок. Тож для бухгалтера звична практика — видати працівнику аванс на відрядження, отримати від нього авансовий звіт, відшкодувати витрати за час поїздки. Та чи певний бухгалтер, що працівник подав авансовий звіт правильно?

Для чого потрібний авансовий звіт

Якщо установа відправляє працівника у відрядження, вона має належним чином його оплатити. Часто установи видають працівникам перед службовою поїздкою аванс. По завершенню поїздки працівники звітують, куди використали кошти авансу. Зокрема, зазначають і підтверджують відповідними документами:

  • суму добових;
  • вартість проїзду;
  • вартість проживання;
  • інші витрати.

Тобто авансовий звіт це документ, який підтверджує, що працівник використав кошти за призначенням. Він є підставою для:

  • відображення відповідних витрат у бухгалтерському обліку установи;
  • підтвердження дотримання касової дисципліни (якщо вчасно складений і поданий до бухгалтерії);
  • звільнення від оподаткування ПДФО виданих працівнику сум на відрядження.

Авансовий звіт, тобто звіт про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт, подають за формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841» від 10.03.2016 № 350.

Такий звіт працівник складає на підставі наказу про службову поїздку та документів, що підтверджують понесені ним витрати. Мова йде, зокрема, про:

  • замовлені та придбані квитки на проїзд до місця відрядження й назад;
  • документи, які підтверджують вартість проживання працівника у готелі, хостелі, вартість бронювання номеру в готелі, вартість інших послуг;
  • документи про зняття готівки чи списання коштів з рахунку (чек банкомата, сліп).

Звіт про використання коштів виданих на відрядження в окремому рядку містить суму добових витрат, які слід відшкодувати працівнику.

Зверніть увагу!

За один день (добу) перебування поза межами робочого місця працівнику установи слід оплатити добові в сумі 60 грн.

Під час відшкодування додаткових витрат потрібно враховувати обмеження, зумовлені змінами до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон.

Коли подавати авансовий звіт

Строки звітування (див. табл. 1) залежать від того, чи видавали працівнику аванс на відрядження. Якщо працівник такий аванс отримав, Звіт про відрядження бланк він заповнює у строки, визначені у пункті 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — Порядок № 841).

Якщо аванс на відрядження працівникові не видавали, авансовий звіт він складає і подає до бухгалтерії у строк, вказаний у наказі про відрядження.

Таблиця 1

Строк подання звіту

Форма видачі авансу

Вид розрахунків

Строк для звіту, б. д.*

Підстава

Готівка з каси

Готівка

1-5

Абз. 1 п. 3 Порядку № 841

Перерахунок на картковий рахунок працівника

Готівка, безготівковий

1-3

Абз. 4 п. 3 Порядку № 841

Безготівковий

1-10

Видача корпоративної платіжної картки

Готівка, безготівковий

1-3

Безготівковий

1-10

  * б. д. — банківський день, що настає за останнім днем відрядження

Зверніть увагу!

Якщо працівник подав звіт про відрядження, який склав на основі первинних документів, і при цьому є розбіжності між списаними коштами з рахунку за безготівковим розрахунком і витратами у звіті, керівник установи може продовжити строк звітування до 20 банківських днів. Умова — якщо працівник звернеться з відповідною заявою до закінчення 10-го банківського дня після завершення службової поїздки.

Що і як вказати у звіті

Бланк звіту про відрядження (див. нижче) заповнює кожен працівник, який за наказом виконував свої обов’язки поза робочим місцем у іншому населеному пункті.

Звіт про відрядження бланк

Бланк звіту про відрядження

➨ Скачати звіт про використання коштів виданих на відрядження бланк

Щоб полегшити працівникові та бухгалтеру роботу, у Таблиці 2 розглянемо, яку інформацію та в яких реквізитах бланка зазначати.

Як заповнювати авансовий звіт

   Авансовий звіт реквізити

➨ Скачати Авансовий звіт зразок заповнення

Перевірка звіту

Після того як працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт про відрядження, бухгалтер перевіряє:

  • чи правильно заповнені реквізити;
  • чи всі підтвердні документи додані до звіту;
  • наявність підпису тощо.

Потім бухгалтер з’ясовує, чи відповідають суми, які містить авансовий звіт, сумам у первинних документах.

Потрібно звернути увагу на дату подання звіту — чи не порушено строк, чи не потрібно оподатковувати суму авансу ПДФО і військовим збором. Перевірити, чи вчасно працівник повернув невикористану суму авансу, кошти за попереднім авансом тощо.

Для відображення у бухобліку бухгалтер має заповнити у авансовому звіті реквізити:

  • звіт перевірено;
  • залишок унесений (перевитрата видана);
  • кореспонденція субрахунків;
  • розрахунок сум утриманого податку — якщо аванс повернули несвоєчасно.

Авансовий звіт обов’язково має містити заповнений реквізит «Звіт затверджено», підпис керівника і дату затвердження.

Якщо авансовий звіт поданий неправильно

Якщо працівники подають авансові звіти вчасно, повертають невикористані суми авансу — жодних наслідків для працівників і установи не виникає. А якщо ні? Як діяти бухгалтеру, аби всі норми законодавства були дотримані і не було фінансових санкцій для установи? Розглянемо ситуації.

Авансовий звіт подано, невикористаний аванс не повернуто

Якщо авансовий звіт у реквізиті «Залишок» містить суму, яку працівник не повернув, контролюючі органи під час перевірки застосують до установи фінансові санкції.

Так, за пунктом 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, працівник подає:

  • звіт про використання коштів наданих на відрядження;
  • документи, які підтверджують зняття готівки з поточного рахунку установи чи карткового рахунку працівника (чек банкомата, копія видаткового ордера, сліп, квитанція торговельного термінала тощо);
  • невитрачений залишок готівки.

Якщо залишок готівки не повернуто у визначений строк (див. табл. 1) після того, як авансовій звіт подано, згідно з абзацом п’ятим частини першої статті 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 № 436/95 до установи застосують фінансові санкції у вигляді штрафу — 25% від виданої працівнику під звіт суми.

Якщо працівник не подав авансовий звіт щодо раніше виданих коштів, установі доведеться сплачувати у державний бюджет штраф у розмірі 25% від виданої працівнику під звіт суми за попереднім авансом. Аби уникнути штрафних санкцій, бухгалтер має нагадати працівнику про граничну дату звітування та повідомити, що сума авансу буде оподаткована і 25% цієї суми буде утримано із зарплати працівника.

Авансовий звіт про відрядження подано не вчасно

Якщо працівник за будь-яких причин подав авансовий звіт до бухгалтерії після спливу граничного строку (див. табл. 1), бухгалтер оподатковує суму виданого авансу.

Так, якщо працівник, скажімо, 10 квітня мав повернути невикористану суму авансу і протягом квітня не повернув, бухгалтер у травні оподатковує таку суму на відповідні ставки ПДФО і військового збору.

Якщо бланк звіту про відрядження у реквізиті «Залишок» містить, наприклад, 200 грн, і працівник не повернув цей залишок у квітні, оподаткованою базою буде:

  • 243,90 грн (200 грн × 1,21951) — для утримання ПДФО (п. 164.2.11 ПК);
  • 200,00 грн — для утримання військового збору.

Зауважуємо!

1,21951 — це «натуральний» коефіцієнт, визначений за пунктом 164.5 ПК. Для утримання військового збору його не застосовують.

Якщо звіт про відрядження бланк працівник заповнює і подає після спливу граничного строку для звітування, до установи застосовуватимуть ті самі фінансові санкції, що й у разі неповернення частини авансу.

Авансовий звіт не подано

Як діяти бухгалтеру, якщо працівник взагалі не подає звіт? Так само, як і в попередніх ситуаціях. Та для установи — платника ПДВ, якщо вона виплатила аванс зі свого поточного рахунку, виникають ще одні труднощі — ПДВ за такою виплатою не можна віднести до податкового кредиту. Пояснюється це просто: якщо авансовий звіт на відрядження відсутній, то відсутні й підстави відносити такі витрати до господарських, пов’язаних з основною діяльністю установи (п. 198.6 ПК). Відповідно без нарахування зобов’язань з ПДВ за цими витратами не обійтись.

Нагадуємо, податковий кредит з ПДВ можна відобразити лише на дату затвердження звіту за наявності зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної.

Авансовий звіт не з усіма реквізитами

Якщо бухгалтер виявив, що авансовий звіт про відрядження містить незаповнені реквізити, він повідомляє по це працівника, аби той усунув недолік. Адже авансові звіти є документами лише тоді, коли немає незаповнених реквізитів.

Якщо контролюючі органи виявлять у звіті незаповнені документи, вони застосують до установи ті ж санкції, що й у разі неподання звіту.

Авансовий звіт з помилками

Бухгалтеру слід уважно перевіряти поданий працівником звіт, особливо, чи правильно відображені у ньому суми:

  • виданого авансу;
  • витрат за кожним підтвердним документом;
  • загальної суми витрат;
  • суми залишку чи перевитрати.

Адже помилки можуть призвести до неправильного відображення витрат у бухгалтерському обліку установи, і в результаті — неповернення у повному обсязі виданого авансу з відповідним неоподаткуванням ПДФО, військовим збором і застосуванням фінансових санкцій. Тож бухгалтер має повідомити працівника про помилки, аби той їх виправив або подав новий авансовий звіт, якщо його ще не затверджено. Якщо звіт уже затверджений, бухгалтер виправляє помилки самостійно на підставі бухгалтерської довідки.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи

Освітні заходи

Отримайте нові знання

Взяти участь











© Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

і я інформуватиму вас про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

  Ольга Пастухова, головний редактор порталу «Бюджетник»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль