text
Головбух: Бюджет

Компенсація за невикористану відпустку – розрахунок

  • 2 квітня 2018
  • 7145
експерт з бухобліку та оподаткування в бюджетній сфері, Київ

Кожному працівнику трудове законодавство гарантує відпочинок у формі відпустки. Та не завжди працівник повністю використовує цей відпочинок, тому йому й виплачується компенсація за невикористану відпустку. Розглянемо, як її обчислювати.

Які відпустки компенсуємо

Із усіх видів відпусток компенсуємо лише щорічні і окремі соціальні (ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).

Компенсація за невикористану відпустку працівникові бюджетної установи обчислюється за дні усіх щорічних відпусток, якими він не скористався, тобто:

  • основної;
  • додаткової за роботу, характер якої є особливим;
  • додаткової за роботу, умовами праці якої є шкідливими і важкими;
  • інших додаткових відпусток, які визначені законодавством (мова йде про додаткові відпустки держслужбовцям, атестованим прокурорам, суддям, посадовим особам місцевого самоврядування тощо).

Покрокова інструкція:

Серед соціальних це додаткова відпустка працівникам бюджетної установи, у яких:

  • діти віком до 15 років;
  • повнолітня дитина з інвалідністю з дитинства (I група, підгрупа А).

У яких випадках компенсуємо

Компенсація за невикористану відпустку 2018 року виплачується:

  • за бажанням працівника, який продовжує працювати в установі, тобто без звільнення;
  • при звільненні або переведенні працівника в іншу установу;
  • у разі смерті працівника.

Для кожного з цих випадків законодавство встановило певні умови. Розглянемо їх.

Компенсація за невикористану відпустку без звільнення

Працівник може отримати компенсацію протягом року, працюючи в установі, якщо напише відповідну заяву. Але однієї заяви недостатньо.

Керівник установи підпише наказ, за яким буде нарахована компенсація за невикористану відпустку, лише за однієї умови — працівник установи уже використав 24 календарних дні (к. дн.) щорічної та/або додаткових відпусток. Тобто за бажанням працівника можна компенсувати тільки частину відпустки. Натомість у разі звільнення, переведення чи смерті невикористані дні відпустки компенсуються повністю).

Пам’ятайте!

Дні невикористаної соціальної додаткової відпустки протягом року не компенсуємо — лише у разі звільнення працівника.

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні або переведенні

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні 2018 року нараховується за всі дні відпустки, які він не використав.

Дізнайтеся:

Чи можна компенсувати при звільненні невикористані щорічні відпустки за попередні роки

Якщо працівника звільнено у зв’язку з переведенням до іншої установи, компенсація виплачується одним із способів:

  • безпосередньо працівнику;
  • установі, до якої його переведено (за бажанням (заявою) працівника).

Компенсація за невикористану відпустку в разі смерті

У разі смерті працівника компенсація виплачується його спадкоємцю за наказом, виданим на підставі його заяви. Кількість днів невикористаної відпустки розраховується за звичайною методикою, як і при звільнені.

Таку компенсацію спадкоємець отримає лише після пред’явлення свідоцтва про право на спадщину.

Розрахунок невикористаних днів відпустки

Грошова компенсація за невикористану відпустку нараховується за усі дні відпочинку, якими працівник не скористався. Їх кількість обчислюємо окремо за кожним видом відпустки й у межах:

  • робочого року — для щорічних відпусток;
  • календарного року — для соціальних відпусток.

Для соціальних відпусток ці дні обчислюємо окремо за кожен календарний рік, у т. ч. у якому дитина досягла 15 років, а для щорічних — окремо за кожен робочий рік або пропорційно до відпрацьованого часу, якщо його тривалість становить менше 365 (366) к. дн.

Компенсація за невикористану відпустку при звільненні нараховується на дні відпочинку, якими працівник не скористався. Як їх обчислити, розглянемо на прикладах.

Приклад розрахунку невикористаних днів відпустки

Трудовий договір з працівником установа уклала 15.12.2016, а 30.03.2018 він звільнився за власним бажанням. За час трудових відносин працівник не використав свій законний відпочинок — 24 к. дн. на рік.

Потрібно обчислити загальну кількість днів, за які нараховується компенсація за невикористану відпустку (див. табл.).

Розрахунок днів невикористаної відпустки

Показник

Кількість днів

Розрахунок

Тривалість відпочинку за колективним договором

24

-

Робочий рік з 15.12.2017 по 14.12.2018 без урахування святкових і неробочих днів

354

365 к. дн. – 11 к. дн.

Відпрацьований час із 15.12.2017 по 30.03.2018 без урахування святкових і неробочих днів

101

105 к. дн. – 4 к. дн.

Дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. дн.

0,068

24 к. дн. ÷ 354 к. дн.

Днівідпустки за відпрацьований час, на які нараховується компенсація за невикористану відпустку, у т. ч. за період:

31

24 к. дн. + 7 к. дн. (див. рядки нижче)

  • із 15.12.2016 по 14.12.2017

24

-

  • із 15.12.2017 по 30.03.2018

7

101 к. дн. × 0,068 = 6,86 ~ 7

Отже, за період з 15.12.2016 по 30.03.2018 слід компенсувати 31 к. дн. невикористаної відпустки.

Приклад розрахунку частково невикористаних днів відпустки

Установа уклала трудовий договір із працівником 10.04.2017, а 27.03.2018 він звільнився за власним бажанням. За час роботи в установі працівник використав 15 к. дн. основного відпочинку.

Потрібно обчислити дні, на які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні, якщо її тривалість за колективним договором — 24 к. дн. (див. табл.).

Розрахунок днів частково невикористаної відпустки

Показник

Кількість днів

Розрахунок

Тривалість відпочинку за колективним договором

24

-

Робочий рік з 10.04.2017 по 09.04.2018 без урахування святкових і неробочих днів

352

365 к. дн. – 13 к. дн.

(2 Великодня — 16.04.2017 і 08.04.2018)

Відпрацьований час із 10.04.2017 по 27.03.2018 без урахування святкових і неробочих днів

295

307 к. дн. – 12 к. дн.

Дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. дн.

0,068

24 к. дн. ÷ 352 к. дн.

Дні відпустки за відпрацьований час, у т. ч.:

20

295 к. дн. × 0,068 = 20,06 ~ 20

  • які використано

15

-

  • на які нараховується компенсація за невикористану відпустку

5

20 к. дн. – 15 к. дн.

Отже, за період з 10.04.2017 по 27.03.2018 слід компенсувати 5 к. дн. невикористаної відпустки.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку

Після того як ми обчислили кількість днів відпустки, якими працівник не скористався, обчислюємо суму компенсації. Алгоритм її обчислення аналогічний алгоритму обчислення відпускних. Тим не менше, пригадаємо, як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні.

Компенсація за невикористану відпустку = кількість невикористаних днів відпустки  × середньоденна зарплата

Спочатку визначаємо розрахунковий період. Він, як правило, складає 12 к. міс., що передують місяцю, у якому надають компенсацію, або місяцю звільнення. Коли працівник бюджетної установи працює за трудовим договором менше року, розрахунковим періодом буде кількість повних місяців, до яких не включаємо місяць, у якому:

  • укладено трудовий договір (якщо його укладено після 1-го числа);
  • працівника звільнено та/або надається компенсація за невикористану відпустку.

Після цього обчислюється середньоденна зарплата. Для розрахунку середньої зарплати, з якої обчислюється компенсація, користуємося Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі — Порядок № 100).

Середньоденна зарплата = виплати розрахункового періоду ÷ тривалість розрахункового періоду в календарних днях

Щодо тривалості розрахункового періоду, не забуваймо, що з неї потрібно виключити дні:

  • святкові і неробочі;
  • відпочинку за власний рахунок;
  • відпочинку для догляду за дитиною віком до3 або 6 років;
  • простою не з вини працівника.

Щодо виплат розрахункового періоду, пам’ятаймо, що сюди входять не всі складові зарплати. Детальніше з ними можна ознайомитись у пункті 3 Порядку № 100.

До виплат, з яких обчислюється компенсація за невикористану відпустку, входять виплати за час, коли за працівником бюджетної установи зберігають середній заробіток. Мова йде про:

  • оплату відпочинку, у т. ч. через вагітність і пологи;
  • середню зарплату за дні службової поїздки;
  • оплату хвороби;
  • оплату за виконання державних громадських обов’язків тощо.

До виплат, з яких обчислюється компенсація за невикористану відпустку, не включаємо:

  • матеріальну допомогу;
  • компенсацію за невикористану відпустку;
  • премії до ювілейних дат (свят);
  • надбавки за роз’їзний характер роботи та витрати у відрядженні;
  • премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології.

Також до виплат, з яких обчислюється компенсація за невикористану відпустку, не включаємо:

  • винагороди за призові місця у змаганнях, конкурсах тощо;
  • літературний гонорар за авторським договором;
  • вартість цінностей, продуктів харчування, які видають відповідно до законодавства про охорону праці;
  • компенсація працівникам втрати частини зарплати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.

Далі розглянемо на прикладі, як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні.

Приклад розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник відпрацював менше року

Установа уклала трудовий договір із працівником 23.10.2017. 30.03.2018 працівник розірвав договір за власним бажанням. Тривалість відпустки за колективним договором — 24 к. дн. Під час роботи в установі працівник правом на відпочинок не скористався.

Скільки становитиме компенсація при звільненні за невикористану відпустку, якщо працівник отримував зарплату (грн):

Місяць і рік

Зарплата

у т. ч.

Зарплата, з якої розраховується компенсація за невикористану відпустку

премія до свята

матеріальна допомога на лікування

оплата за дні хвороби

доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Жовтень 2017

1333,33

-

-

-

-

-

Листопад 2017

6500,50

-

-

-

1985,00

6500,50

Грудень 2017

7200,30

495,50

-

-

1985,00

6704,80

Січень 2018

4800,40

-

-

-

-

4800,40

Лютий 2018

5564,25

-

1000,00

864,25

-

4564,25

Березень 2018

4128,50

-

-

1728,50

-

-

  1. Обчислюємо дні, на які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні, за період трудової діяльності з 23.10.2017 по 30.03.2017.

Розрахунок днів невикористаної відпустки

Показник

Кількість днів

Розрахунок

Тривалість відпочинку за колективним договором

24

-

Робочий рік з 23.10.2017 по 22.10.2018 без урахування святкових і неробочих днів

354

365 к. дн. – 11 к. дн.

Відпрацьований час із 23.10.2017 по 30.03.2018 без урахування святкових і неробочих днів

155

159 к. дн. – 4 к. дн.

Дні відпустки, що припадають на 1 відпрацьований к. дн.

0,068

24 к. дн. ÷ 354 к. дн.

Дні відпустки за відпрацьований час, на які нараховується компенсація за невикористану відпустку при звільненні

11

155 к. дн. × 0,068 = 10,54 ~ 11

Отже, за час роботи в установі працівникові слід компенсувати 11 к. дн. невикористаної відпустки.

  1. Розраховуємо суму компенсації.

Спершу визначаємо розрахунковий період. Із нього потрібно виключити місяць початку трудових відносин і місяць звільнення (виплати компенсації). Тобто це листопад 2017 — лютий 2018 року. Тривалість розрахункового періоду без урахування святкових і неробочих днів становить 117 к. дн. (120 к. дн. – 3 к. дн.).

Обчислюється компенсація за невикористану відпустку при звільненні із зарплати за розрахунковий період, до якої не включаємо суми одноразових виплат (премій до свят, матеріальної допомоги на лікування):

 6500,50 грн + 6704,80 грн + 4800,40 грн + 4564,25 грн = 22 569,95 грн

Розраховуємо денну середню зарплату:

22 569,95 грн ÷ 117 к. дн. = 192,91 грн

Отже, компенсація за невикористану відпустку становить:

192,91 грн × 11 к. дн. = 2122,01 грн.

Її виплачуємо разом із зарплатою за відпрацьовані дні березня.

Податки з компенсації за невикористану відпустку

Із суми компенсації утримуємо ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 1,5%, оскільки компенсація за невикористану відпустку при звільненні є складовою фонду додаткової заробітної плати як оплата за невідпрацьований час.

ЄСВ нараховуємо за ставкою 22% за умови, що компенсацію виплачуємо у березні. Якщо ж у квітні, тобто коли працівник не перебував у трудових відносинах, на оплату за невідпрацьований час ЄСВ не нараховуємо.

Відповідальність за неправильно розраховану компенсацію

Під час перевірки фінансово-господарської діяльності установи ревізори обов’язково з’ясовують, як виплачується зарплата та компенсація за невикористану відпустку. Практика ревізій показує, що часто бухгалтери помиляються. А саме: неправильно визначають розрахунковий період, не завжди враховують вимоги Порядку № 100 за обрахунку середньої заробітної плати для виплати компенсації.

Нарахована компенсація вважатиметься незаконною. Наслідок — незаконно виплачені суми завищують касові та фактичні видатки установи за загальним або спеціальним фондом кошторису. Це порушення частини першої статті 3 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.

А отже, ревізори мають право накласти штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадянза порушення порядку ведення бухгалтерського обліку (ст. 1642 КпАП). Тож аби не порушити законодавство і не наразитися на штрафи, скористайтеся нашими порадами.

Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи
Отримайте нові знання
Взяти участь
Інтернет-магазин
Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд