Відрядження: від наказу до звіту

7005
Протягом року деяких працівників бюджетної установи, державного органу, органу місцевого самоврядування відряджають до іншого міста для виконання службового завдання або, як ще називають, у службову поїздку. У статті розглянемо детальніше, як організувати службову поїздку

Для цього роботодавець:

  • видає розпорядчий документ;
  • складає кошторис витрат;
  • ознайомлює працівника з умовами службової поїздки;
  • видає працівнику аванс.

►Сколько дней оплачивается больничный по уходу за ребенком

Після повернення його з відрядження:

  • перевіряє і приймає від працівника звіт;
  • проводить остаточний розрахунок за витратами у відрядженні;
  • оплачує працівникові дні службової поїздки.

►Робота в нічний час: нараховуємо оплату правильно

Тож розглянемо зазначене детальніше.

Підстава для службової поїздки

Перш ніж відправитись у службову поїздку керівник установи має видати відповідний розпорядчий документ, як правило, наказ про відрядження. Саме з цим документом слід обов’язково ознайомити працівника, якого відправляють у службову поїздку, та видати йому на руки завірену копію наказу.

►Cколько месяцев оплачивается больничный лист

Зверніть увагу! Копія цього наказу буде підтверджувати, що працівник тимчасово перебуває на відповідній території у зв’язку з службовою поїздкою, і згідно з підпунктом «б» підпункту 268.2.2 Податкового кодексу України не є платником туристичного збору. А це 0,5-1% вартості проживання, яку працівникові після повернення з відрядження за жодних обставин не відшкодують.

У наказі обов’язково зазначають:

  • мету службової поїздки;
  • назву юридичної особи, до якої працівник має прибути для виконання службового завдання;
  • назву населеного пункту, у якому вона розташована.

►Враховуємо особливості обчислення зарплати педпрацівників ДНЗ

Мета службової поїздки обов’язково має підтверджувати зв’язок цієї поїздки з основною діяльністю установи. Цей зв’язок також має підтверджуватись і документально (п. 1 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59; далі — Інструкція № 59). За відсутності такого зв’язку контролюючі органи можуть вважати таку поїздку не службовою і, відповідно, усі видатки, понесені працівником у відрядження і відшкодовані установою — незаконними.

Такими документами можуть бути:

  • положення про установу;
  • посадова інструкція, яка передбачає відрядження працівника (наприклад, для звітування головному розпоряднику);
  • запрошення від установи, до якої відряджають працівника і діяльність якої порівняно однакова з діяльністю установи;
  • договір на виконання робіт чи надання послуг, укладений установою;
  • інші документи, які підтверджують бажання встановити цивільно-правові відносини з установою (наприклад, відрядження для укладання договору);
  • документи, які підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах чи інших заходах, які проводять за тематикою, що пов’язана з діяльністю установи.

►Переведення на нове місце роботи. А компенсація за невикористану відпустку де?

Також у розпорядчому документі про службову поїздку керівник установи може встановити додаткові обмеження в частині використання коштів, які видано працівнику на відрядження. Наприклад, обмежити вартість проживання, побутових послуг, транспортних і інших витрат під час службової поїздки або ж уточнити вид транспорту, спосіб оплати його вартості для уникнення зайвих витрат бюджетних коштів.

Якщо мова йде про закордонну службову поїздку, спершу слід отримати відповідне запрошення за кордону, зокрема, щодо участі в переговорах чи конференції, укладенні угоди про співпрацю тощо. Разом із запрошенням обов’язково слід подати копію запрошення із перекладом. На підставі цих документів керівник установи видає наказ про відрядження і затверджує технічне завдання, у якому визначає мету виїзду за кордон, завдання та очікувані результати службової поїздки, строк і умови перебування за кордоном.

►Заява-розрахунок лікарняних

Кошторис витрат

Складаючи кошторис витрат слід пам’ятати про витрати, які відшкодовують за результатами службової поїздки. Наведемо їх у таблиці.

Витрати, які під час службової поїздки відшкодовують (+) або ні (–)

Складові витрат

Відрядження

в межах України

За кордон

Добові

+

+

Проїзд (у т. ч. витрати на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах тощо)

+

+

Проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях

+

+

Побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни тощо)

+

+

Бронювання місць у готелях (мотелях) для відрядження

+

+

Страховий поліс життя або здоров’я відрядженого працівника

+

Оформлення дозволу на в’їзд (візи)

+

Оформлення закордонного паспорту

+

Зазначені у таблиці складові витрат бажано виокремити у кошторисі витрат із зазначенням суми їх вартості. Або ж якщо кошторис витрат не складають, їх відображають у довідці-розрахунку на виданий аванс, складеній за довільною формою. Вартість витрат відображають у:

  • національній валюті (грн) — якщо відрядження в межах України;
  • національній валюті (грн) — для службової поїздки за кордон за витратами, які проводять на території України;
  • національній валюті держави, до якої відряджено працівника, або у вільно конвертованій валюті (долар США, євро) — для витрат, що здійснені у валюті.

Такої думки і Мінфін (лист від 21.05.2014 № 31-07250-06-29/12181).

►Яким буде розмір прожиткового мінімуму 2018 року

Якщо за умовами запрошення відряджений працівник буде харчуватися за рахунок приймаючої сторони, суму добових витрат визначають у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98):

  • 80% — при одноразовому;
  • 55% — дворазовому;
  • 35% — триразовому харчуванні.

У день приїзду до місця відрядження (від’їзду з нього), якщо працівник не харчувався коштом приймаючої сторони, добові виплачують у повному розмірі.

►Якою буде мінімальна заробітна плата 2018 року

Ознайомлення працівника з умовами службової поїздки

Установа зобов’язана ознайомити працівника з:

  • наказом про службову поїздку;
  • кошторисом витрат або довідкою-розрахунком на виданий аванс;
  • порядком звітування за наданим авансом та проведеними під час відрядження витратами — наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841 (далі — Наказ № 841);
  • обмеженнями, що визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98;
  • переліком документів, які підтверджують відповідні витрати.

Тобто працівник має усвідомлювати, у яких вартісних межах під час відрядження він може оплачувати проїзд, проживання тощо. Для цього його ознайомлюють з розміром добових витрат та граничним розміром на наймання жилого приміщення, що визначені у додатку 1 до Постанови № 98, і кошторисом витрат. На сьогодні розмір добових по Україні — 60 грн, а вартість житла — 600 грн за добу.

►Сім’ям інвалідів-чорнобильців пенсії у зв’язку з втратою годувальника призначатимуть по-новому

Обов’язково слід застерегти, що вартість алкогольних напоїв, тютюнових виробів, суми «чайових», оплата видовищних заходів, проїзду на таксі під час відрядження установа за жодних обставин не відшкодує працівнику. Це його особисті витрати. А вартість побутових послуг, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) відшкодують у межах 10% сум добових витрат.

Якщо під час відрядження працівник проводить витрати у безготівковій формі, збір за переказ грошових коштів електронними засобами (комісія платіжної системи) відшкодують лише за наявності виписка з карткового рахунку або іншого документа на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.

►Робота в день відрядження: як оплатити

Якщо ж працівника направляють у відрядження за кордон йому слід повідомити, що для відшкодування витрат:

  • на оформлення страхового полісу працівник має надати оригінал страхового полісу з відміткою про сплату страхового платежу;
  • пов’язаних з отриманням візи (консульський збір тощо), працівник має потурбуватись про отримання дублікатів цих документів, адже їх оригінали надають з пакетом документів до візового центру для отримання візи;
  • добових витрат у разі в’їзду до країн відрядження, з якими встановлено візовий режим, відряджений працівник має потурбуватись аби в його закордонному паспорті службова особа, що здійснює прикордонний контроль, проставила відповідні відмітки про перетин державного кордону. Оскільки такі відмітки проставляють виключно за зверненням особи.

►Учитель викладає кілька навчальних предметів: чи підвищувати кваліфікацію за кожним із них

Видача працівнику авансу

Відрядженому працівникові аванс установа видає у тій валюті, що зазначена у кошторисі витрат або довідці-розрахунку на виданий аванс. Видають його готівкою або перераховують у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

►Витрати у відрядженні компенсували додатковими днями відпочинку. Це порушення?

Якщо йдеться про відрядження за кордон, установі спершу слід відкрити в установі банку два рахунки:

  • у національній валюті;
  • в іноземній валюті (валюті виплати авансу).

Після цього вона подає до органу Казначейства довідку банку про відкриття рахунка установі для обліку операцій в іноземній валюті (абз. 3 п. 11.1 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938). Для відрядження за кордон і виплати авансу працівнику у валюті, установа подає до органу Казначейства платіжне доручення на перерахування бюджетних коштів у національній валюті з відповідних рахунків, відкритих установі в органі Казначейства, на рахунки, відкриті в установі банку, для купівлі іноземної валюти на міжбанківському валютному ринку України. Для цього відрядження установа може видати працівнику аванс в іноземній валюті лише після надходження коштів на рахунок в іноземній валюті. Тож аби вчасно виплатити працівникові аванс про відкриття рахунків в установі банку слід потурбуватись завчасно.

►Неповний робочий день інваліду: як встановити

Відрядженому працівнику бажано також оформити в установі банку рахунок в іноземній валюті для зарахування коштів у вигляді авансу на відрядження та використання їх із застосуванням платіжної картки.

На замітку бухгалтеру

Протягом трьох робочих днів місяця, що настає за місяцем, у якому установа виплатила аванс в іноземній валюті, вона подає до органу Казначейства довідку про операції в іноземній валюті, форма якої визначена додатком 39 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 № 1407. Подає її на паперових та електронних носіях.

Звітування за витратами під час відрядження

Після повернення зі службової поїздки працівник зобов’язаний відзвітувати про використання виданого йому авансу. Для цього він подає до бухгалтерії установи звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена Наказом № 841 (далі — Звіт), разом з документами, які підтверджують його витрати під час службової поїздки. Звіт працівник складає у національній валюті, тобто в гривнях. Розглянемо в які строки він має подати цей звіт.

►Чи можна направити у відрядження жінку, яка має дитину молодшу трьох років

Строки для звітування

Строки для звіту залежать від того у якій формі працівнику видано аванс на відрядження: готівкою чи безготівково. Тож після повернення зі службової поїздки працівник подає Звіт до закінчення:

  • п’ятого банківського дня — якщо працівник отримав аванс готівкою з каси установи;
  • третього банківського дня — якщо отримав готівку із застосуванням платіжних карток;
  • десятого банківського дня — якщо розрахунки проводились під час відрядження у безготівковій формі (як правило, цей строк застосовують у разі використання корпоративної картки).

►Аванс на відрядження: в який термін видавати

На замітку бухгалтеру

Якщо розрахунки проводились виключно у безготівковій формі і строк Звіту не перевищив десяти банківських днів але є розбіжності між відповідними звітними документами, керівник установи може продовжити строк здачі Звіту до двадцяти банківських днів.

Відлік строку обчислюємо після завершення відрядження — з банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Варто нагадати, що такі ж строки для повернення залишку невикористаного авансу.

►Зміни в порядку відрядження військовослужбовців

Приймання Звіту

У Звіті працівник зазначає на титульному аркуші:

  • найменування установи, її код ЄДРПОУ;
  • найменування відділу і посади;
  • своє прізвище, ім’я, по батькові і податковий номер;
  • мету відрядження;
  • номер і дату документа, за яким він отримав аванс, і його суму;
  • загальну суму витрат, понесених під час службової поїздки;
  • суму залишку або перевитрати (за наявності);
  • кількість документів, які додає до Звіту і які підтверджують витрати.

►Відряджаємо місцевого голову за кордон переймати досвід

На зворотньому боці Звіту працівник зазначає:

  • дату документа, які витрати він підтверджує, суму витрат (у розрізі кожного документа);
  • добові витрати і їх суму;
  • загальну суму витрат, понесених під час відрядження;
  • дату складання Звіту і свій підпис.

Бухгалтер перевіряє правильність заповнення Звіту, наявність документів, що підтверджують витрати, після чого приймає його. А працівникові видає розписку, що Звіт прийнятий на перевірку. У ній зазначає прізвище і ініціали працівника, дату отримання звіту, суму витрат, кількість документів (додатків до звіту), власний підпис.

►Компенсація витрат у зв’язку з відрядженням через надання днів відпочинку: чи можливо

Перевірка Звіту

Перевірку розпочинаємо з перерахунку добових витрат порівнюючи дати відрядження за наказом і квитками на проїзд, що підтверджують вибуття і повернення працівника. Добові витрати не потребують документального підтвердження. За кожний календарний день перебування працівника у відрядженні (включаючи день вибуття та день прибуття) працівнику виплачують добові.

►Оплата днів відрядження на роботі за сумісництвом

Якщо мова йде про закордонну службову поїздку, добові відшкодовують за наказом про відрядження та за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника за кордоном (первинні чи інші документи, які підтверджують фактичне перебування за кордоном працівника — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). Якщо цього немає, добові працівникові не відшкодовують за весь період перебування під час відрядження за кордоном.

Потім перевіряємо чи додані до Звіту документи є оригіналами, а не копіями, чи підтверджують вони вартість витрат, зазначених у Звіті.

►Зменшення суми добових у разі врахування чаю у вартості квитка на потяг

На підставі оригіналів документів відшкодовують вартість:

  • транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. якщо відрядження за електронними квитками за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту;
  • рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання працівника, під час відрядження, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання тощо.

Якщо проїзд (переліт) проведено за електронним авіаквитком, підставою для відшкодування його вартості є наявність таких документів:

  • оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує придбання авіаквитка (квитанція до прибуткового касового ордера, розрахунковий чек, платіжне доручення, розрахункова квитанція, касовий чек, виписка з карткового рахунку);
  • роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом відрядження (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

►Відрядження працівників: коротко про головне

Якщо посадковий талон знищено, втрачено або він зіпсувався, витрати на придбання електронного авіаквитка для відрядження відшкодовують з дозволу керівника за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника. У ній має бути зазначено відомості про:

  • стан замовлення;
  • статус електронного квитка;
  • факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

У разі електронного авіаквитка працівник використав частково під час відрядження, до Звіту слід додати лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем. У цьому документі компанія-продавець має зазначити:

  • прізвище та ініціали працівника;
  • вартість перельоту;
  • суму повернутих коштів;
  • комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

►Компенсація витрат у зв’язку з відрядженням через надання днів відпочинку: чи можливо

Якщо проїзд до місця відрядження та/або назад здійснено поїздом за електронним проїзним/перевізним документом, відшкодовують на підставі:

  • посадочного документа, роздрукованого на паперовому носії, — вартість проїзду;
  • перевізного документа, роздрукованого на паперовому носії, — вартість перевезення багажу;
  • документ на послуги, роздрукований на паперовому носії, — вартість послуги, замовленої під час відрядження (наприклад, резервування місць у вагоні поїзда, користування постіллю тощо);
  • документ на повернення, роздрукований на паперовому носії, — якщо працівник повернув електронний проїзний/перевізний документ.

У разі проїзду автобусом за електронним квитком, відшкодують на підставі:

  • проїзного документа, роздрукованого на паперовому носії, — витрати на його придбання для відрядження;
  • документа на повернення, роздрукованого на паперовому носії, або лист (акт, довідка) про його повернення — витрати на його повернення.

У документі на повернення компанія-продавець обов’язково зазначає суму повернутих коштів і суму комісійних та інших зборів, що сплатив працівник у зв’язку з поверненням електронного квитка.

►Відшкодування граничної вартості житла у відрядженні: з ПДВ чи без

Якщо під час відрядження працівник повертає проїзний документ на будь-який транспорт, витрати у зв’язку з його поверненням відшкодовують з дозволу керівника за наявності:

  • поважної причини для повернення проїзного документа (наприклад, скасовано службову поїздку, зменшено її тривалість у період перебування працівника у відрядженні тощо);
  • документа, що підтверджує вартість цих витрат.

Витрати, понесені працівником під час відрядження і не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), установа не відшкодовує.

►Визначаємо розмір добових витрат

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати. З дозволу керівника установи може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 к. дн.

Остаточний розрахунок за витратами

Якщо працівник не використав наданий йому для службової поїздки аванс, у Звіті працівник зазначає суму залишку. Її він має внести до каси установи або перерахувати на відповідний рахунок установи у строки, визначені для подачі Звіту працівником.

►Оплата проїзду працівника, що повернувся із відрядження

У разі коли витрати, понесені під час відрядження, не покриваються сумою авансу, у Звіті працівник зазначає суму перевитрати. Цю суму працівнику установа має виплатити до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту.

Оплата праці за дні службової поїздки

Заробітну плату бухгалтер нараховує відрядженому працівнику за всі робочі дні тижня за графіком, встановленим за місцем постійної роботи, згідно з умовами трудового і колективного договору. Дні відрядження в дорозі, якщо вони припадають на робочі дні, працівнику оплачують на загальних підставах як за виконану роботу. Слід зважати, що сума зарплати за дні службової поїздки (робочі дні) не може бути нижчою середньої зарплати.

►Оплачуємо виконану у відрядженні роботу правильно

Якщо працівник у відрядженні захворів, за дні хвороби йому нарахують:

  • оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності — коштом установи;
  • допомогу по тимчасовій непрацездатності — коштом ФСС.

При цьому за всі дні хвороби йому відшкодують добові витрати, витрати на найм житла (якщо лікування не в стаціонарі). Зарплату нараховуватимуть лише за дні відрядження (робочі), які не припадають на дні хвороби.

►Працівника направили у відрядження одразу ж після роботи: як виплачувати добові

Також слід пам’ятати, якщо працівник тимчасово затримався у відрядженні без поважних на те причин, зарплату за дні затримки йому не нарахують. Якщо затримка з поважних причин, є підтвердні документи, отримано відповідний дозвіл керівника установи, за дні затримки у відрядженні (робочі) працівнику слід нарахувати заробітну плату.



Підписка на статті

Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

Освітні заходи

Освітні заходи

Отримайте нові знання

Взяти участь











© Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009


Бажаєте скачати файл?!



Зареєструйтесь, будь ласка!

30 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо


У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
на реєстрацію знадобиться лише 30 секунд
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Приєднуйтесь до команди професійних бухгалтерів

і я інформуватиму вас про:

➤ головні зміни в законодавстві
➤ методи розв'язання складних робочих ситуацій
➤ зручні сервіси для роботи

  Ольга Пастухова, головний редактор порталу «Бюджетник»

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль